MitarbeiterInnen

MitarbeiterInnen anlegen & verwalten

Ihre MitarbeiterInnen stellen die Grundlage der Zeiterfassung dar und sind somit einer der wichtigsten Schritte, um erfolgreich Zeiten zu erfassen.

Alle allgemeinen Daten als auch jegliche Grundeinstellungen werden über den Reiter Einstellungen abgewickelt. Aufzurufen in der oberen Leiste über das Zahnradsymbol.
Einstellungen öffnen


Anschließend landen Sie direkt in der Übersicht aller Einstellungsreiter, wovon Ihre MitarbeiterInnen die beschriebene Grundlage darstellen.
Reiter MitarbeiterInnen


Die Erfassung eines neuen Mitarbeiters nehmen Sie mittels +-Symbol vor, welches unter MitarbeiterInnen platziert ist.
Info: Standardmäßig ist ein Mitarbeiter bzw. Administrator vorhanden. Dieser wird bei der Registrierung/Erstellung eines TIC-Accounts automatisch erstellt.

Anlage MitarbeiterInnen

Das geöffnete Fenster gliedert sich in drei Bereiche auf:
Persönliches (Betrifft ausschließlich den Mitarbeiter)
Unternehmen (Position bzw. Rolle & Abteilung in der Firma)
Details (Urlaubstage, Überstunden & Zugriffseinstellungen)

Übersicht Anlage Mitarbeiter

TIPP: Starten Sie mit der Erfassung bei der obersten Position (Hierarchie) im Unternehmen, damit für alle Mitarbeiter gleich die Möglichkeit besteht beispielsweise den Team LeiterIn auszuwählen & dies nicht im Nachhinein erledigt werden muss. Auch die Anlage Ihrer internen Abteilungen im Vorhinein ist sinnvoll.


Persönliches

Vorname (Auch jegliche Titel wie Ing. / BSc. können hier hinterlegt werden)
Nachname (Ist gleichzusetzen mit Zunamen)
Email (Dient zum Login als auch zur Übermittlung von Monatsberichten)
Geburtsdatum (Ist für alle Mitarbeiter in der Urlaubsübersicht sichtbar)
Eintrittsdatum (Beginn des Dienstverhältnisses)
Mitarbeiter: Persönliches


Unternehmen

Firma (Das Unternehmen, für welches die Zeiten aufgezeichnet werden)
Abteilung (Ist gleichzusetzen mit Zunamen)
Rolle (Die Rollen sind vordefiniert & können nicht bearbeitet werden)
 Team LeiterIn (Erhält die vordefinierten Berechtigungen)
Austrittsdatum (Ende des Dienstverhältnisses)
Mitarbeiter: Unternehmen


Details

Bereits konsumierte Urlaubstage (Sofern es sich um einen bestehenden Mitarbeiter handelt, müssen Sie die bereits konsumierten Urlaubstage der Vergangenheit berechnen und als Minus in das Feld eintragen, die Berechnung ist weiter unten aufgelistet. Bei neu angelegten Mitarbeiter bleibt das Feld leer)
Urlaubstage pro Jahr (Entspricht dem Arbeitsvertrag und kann in den Firmeneinstellungen festgelegt werden, wann die Urlaubstage in der Berechnung hinzugefügt werden)
Mitarbeiter: Unternehmen
Start Überstunden (Für neue Mitarbeiter ist keine Eingabe notwendig, da im Normalfall keine Überstunden vorliegen. Für bestehende Mitarbeiter kann ein Startwert eingetragen werden – dies ist nur bei der ersten Umstellung auf die TIC Zeiterfassung von bestehenden Mitarbeitern notwendig. Sollte ein bestehender Mitarbeiter beispielsweise 3 Überstunden zur Verfügung haben, wird als Startwert „3“ eingetragen. Diese Stunden werden dann als Guthaben in der Zeiterfassung des Mitarbeiters abgebildet und können 1:1 als Zeitausgleich verwendet werden. Überstunden/Mehrstunden werden immer 1:1 berechnet, d.h. wenn ein Mitarbeiter 1 Stunde länger arbeitet, kann er an einem anderen Tag 1 Stunde früher gehen.)
Ist ein(e) aktive(r) MitarbeiterIn (bei Austritt eines Mitarbeiters entfernen)
Zugriff auf die Projekteverwaltung (Zusätzlich zur klassischen Arbeitszeiterfassung, können auch die Stunden für Projekte erfasst werden. Damit der Projektreiter freigeschalten wird, muss der Haken manuell gesetzt werden. Näheres zu den Projekten erfahren Sie hier)


Berechnung der konsumierten Urlaubstage:
Beispiel: Ihr Mitarbeiter hat vor 3 Jahren im Unternehmen begonnen & erhält jährlich 25 Urlaubstage. Anschließend werden diese zwei Werte multipliziert, um die Gesamtanzahl der Urlaubstage zu erhalten. Berechnung konsumierter Urlaubstage

Die Gesamtanzahl der aktuell offenen Urlaubstage wird nun von der zuvor berechneten Gesamtanzahl der Urlaubstage subtrahiert/abgezogen. Berechnung konsumierter Urlaubstage 2

Eintrag konsumierter Urlaubstage



Alles korrekt erfasst? Dann nur noch die Eingaben mittels Speichern bestätigen.
Tipp: Sollte ein Mitarbeiter sein Kennwort verlegen, können Sie durch Klick auf „neues Passwort zusenden“ ein Neues generieren.

Speichern der Mitarbeiterdaten


Zurück in der Übersicht sehen Sie bereits alle angelegten MitarbeiterInnen.
Durch Klick auf das blaue Bleistiftsymbol auf der linken Seite, können Sie jederzeit Änderungen vornehmen.

Übersicht angelegter Mitarbeiter






Rollen: Verteilung & Berechtigungen



MitarbeiterInnen

  • Arbeitszeiten eintragen
  • Urlaub beantragen
  • Zeitausgleich eintragen
  • Antrag für die Auszahlung von Überstunden
  • Übersicht aller Urlaube
  • Monatsbericht drucken oder senden

Team LeiterIn

  • Alle Funktionen von MitarbeiterInnen
  • Zugewiesene Mitarbeiter: Einsicht Arbeitszeiten
  • Zugewiesene Mitarbeiter: Urlaube genehmigen
  • Zugewiesene Mitarbeiter: Monatsbericht drucken

Leitung Personal

  • Alle Funktionen von Team LeiterIn
  • Mitarbeiter/Benutzer anlegen oder deaktivieren
  • Feiertage anlegen oder löschen
  • Abteilungen anlegen oder löschen
  • Einsicht/Verwaltung in alle Aufzeichnungen
  • Urlaube aller Mitarbeiter genehmigen
  • Auszahlung von Überstunden genehmigen
  • Krankenstände eintragen
  • Sonderurlaube eintragen
  • Monat abschließen

Administrator

  • Alle Funktionen von Leitung Personal
  • Hauptbenutzer (min. ein Admin notwendig)
  • Firma anlegen + alle Grundeinstellungen