Telefonanlage Online

Telefon am Laptop

Autor: Ing. Alexander Kollin
Titelbild: Telefonanlage Online in der Cloud

Die rasante technologische Entwicklung macht auch vor der guten alten Telefonanlage nicht halt.
In diesem Beitrag möchte ich meine persönlichen Erlebnisse mit Telefonanlagen beschreiben und Ihnen eine Entscheidungsgrundlage bieten, ob der Umstieg auf eine Telefonanlage in der Cloud sich für Sie lohnt oder eben nicht.

Die gute alte Telefonanlage oder etwa doch nicht?

Wahrscheinlich kennen Sie Telefonanlagen. Das sind kleine oder richtig große meist graue Gerätschaften mit ganz vielen Kabeln und noch mehr Lämpchen. Nicht schön anzusehen und meist auch einfach nur Staubfänger. Bis vor kurzem nannten wir eine Auerswald COMmander 6000R unser Eigen, die hatte wenigstens viele grüne Lampen, die wie ein Weihnachtsbaum blinkten. Da ist man schon ein bisschen stolz darauf, wenn man sich sowas gönnt, denn die Dinger kosten ein kleines Vermögen. "Na wenigstens blinkt sie lustig ;-)". Davor hatten wir eine kleinere Auerswald, die war überhaupt nur schwarz und fad, also nichts, was man stolz seinen Kindern oder den Angestellten zeigen kann.

Wozu überhaupt eine TK-Anlage?

Auerswald COMmander 6000R

Eine Telefonanlage brauchen Sie in der Sekunde, in der Sie mehr als einen Telefonapparat haben. Anruf kommt rein, 2 Apparate sollen läuten. Als wir - also die Firma KingBill - noch kleiner waren, war eine kleine Telefonanlage, die nicht viel Geld kostet (so um die € 1.500,-) völlig ausreichend. Wir hatten 6 Apparate, 2 unterschiedliche Telefonnummern, ein analoges Fax und einen Anrufbeantworter. Alles war eingerichtet wie es sein sollte. Aber nur ein Mitarbeiter mehr und wir mussten bereits die komplette Anlage erneuern. Denn mehr als 6 Anschlüsse hat die alte Anlage eben nicht verwalten können. Wir haben uns dazu entschieden, gleich eine Klasse zu überspringen und die übernächste Klasse zu kaufen. Der finanzielle Aufwand stieg allerdings exorbitant in die Höhe. Die neue Anlage verschlang knapp € 25.000,- bis sie fertig eingerichtet war. Die Hardware ist teuer und die Technikerstunden vergingen wie im Flug. Eine Rechnung des Technikers nach der anderen war zu zahlen. Der letzte Umstieg auf die größere Anlage - nur mit dem Hintergedanken etwas flexibler bei der Anzahl der Teilnehmer zu sein - riss ein richtig großes Loch in unser Geldbörserl. So viel zum Thema "Die gute alte Telefonanlage". Dieses Erlebnis mit all den Komplikationen bei der Einrichtung und den enormen Kosten möchten wir nicht noch einmal erleben. Doch leider hat auch diese Anlage ihre Grenzen. Dieser Gedanke schwebte wie das Damoklesschwert über uns. Aber nicht nur der Gedanke der Begrenzung, auch die Hardware. Die darf man nicht vergessen. Die Hardware gehört und steht bei uns. Wenn die Hardware (also die Telefonanlage als solches) ausfällt ... was dann??? Wie lange dauert es, bis wir Ersatz haben? Wann hat der Techniker wieder Zeit?

Die Telefonanlage in der Cloud

Telefonanlage in der Cloud Schema

Erst vor wenigen Wochen habe ich von einer neuen Lösung erfahren - der Online Telefonanlage. Was bedeutet das? Einfach gesagt: dieses graue Kasterl mit den vielen grünen Lämpchen steht virtuell irgendwo im Internet. Der Telefonapparat auf meinem Schreibtisch verbindet sich nicht mehr über die Telefonleitung mit dem Telefonnetz, sondern ausschließlich über die Internetleitung zur Online Telefonanlage.

Ich habe Ihnen oben die 2 großen Probleme der eigenen Telefonanlage beschrieben: Erstens die Hardware, für die Sie verantwortlich sind und zweitens die Begrenzung der Funktionen (bei uns: die Flexibilität bei der Anzahl der Teilnehmer). Beide Probleme sind mit einem Schlag aus der Welt geschafft. Denn natürlich bietet die Anlage im Internet alle wünschenswerten Funktionen an. Ja selbst Funktionen, von denen wir nur träumen konnten (ein Beispiel gefällig: Rezeptionsdienst ala "drücken Sie die 1, wenn Sie mit dem Verkauf sprechen wollen, oder die 2 wenn Sie und so weiter und so weiter). Und die Hardware? Diese Telefonanlage ist virtualisiert und läuft redundant auf mehreren Standorten. Bricht der eine oder andere Server weg, arbeiten die anderen weiter. Ein Traum! Verwenden Sie GMAIL? Hat das einmal nicht funktioniert? Nein, läuft immer. Selbes Prinzip. Genial.

Die Vorteile

  • keine Investitionskosten für die Telefonanlage
  • keine Telekom Grundgebühr mehr
  • keine laufenden Einrichtungskosten vom Techniker
  • günstigere Gesprächsgebühren
  • standortunabhängige Telefonie immer mit der gleichen Telefonnummer
    Sie können auch das Telefon mit nach Hause nehmen, dort am Internet anstecken und weiter telefonieren
  • optional ein App am Handy womit Sie mit Ihrer Firmentelefonnummer raustelefonieren (funktioniert auch mit WLAN)
  • voller Zugriff auf Konfigurationseinstellungen mittels Web-Login
  • Statistische Auswertungen (wieviele Kunden sind nicht durchgekommen, durchschnittliche Wartezeit, ...)

Die Nachteile

  • Ohne Internet kein Telefonieren
    Die Frage in der heutigen Zeit ist nur, wieviel können Sie einem Kunden helfen, wenn das Internet gerade streikt?
  • Umstellung auf ein neues System
    Jede Umstellung und somit Umgewöhnung auf ein neues System ist anstrengend und bedeutet somit immer einen Aufwand
  • Schnelle Internetleitung ist Voraussetzung
    Die Telefonie übers Internet verbraucht nicht viel Bandbreite, es kann aber zu Engpässen kommen, wenn Sie gerade zB aus dem Internet etwas herunterladen. Im optimalen Fall stellen Sie eine eigene Leitung für die Telefonie zur Verfügung

Der Ablauf

Telefonanlage in der Cloud Schema

Es kam ein Vertreter der Firma UNICOPE zu uns und erklärte uns die Anlage und deren Vorteile. Schnell haben wir uns für diese neue Lösung entschieden. Nach einem Tag gemeinsamer Vorbereitungsarbeit, bei dem alle Regeln (sprich wenn auf dieser Nummer angerufen wird, dann sollen dieser und dieser Apparat läuten und dergleichen) festgehalten werden, haben wir noch 2 Wochen gewartet, bis die neuen Apparate geliefert wurden. Jedes Paket war bereits mit dem Namen des Teilnehmers versehen, sodass jeder Mitarbeiter sich sein Telefon abgeholt und am Internet angesteckt hat. Kurz warten, bis sich das Telefon initialisiert hat und lostelefonieren. Einfacher gehts nicht!

Wir setzen die neue Anlage nun seit 8 Wochen ein und sind immer noch komplett begeistert.

Auswahl der Apparate

Telefonanlage in der Cloud Schema

Es gibt eine große Auswahl an Telefonen. Jedes hat so seine Vorzüge und man muss für den entsprechenden Einsatz selbst die Wahl treffen. Wir haben uns für das Modell YEALINK SIP-T46G entschieden. Schöner großer Farbmonitor, ausgezeichnete Haptik zu einem absolut akzeptablen Preis. Eine Liste aller Telefone finden Sie hier.