Rechnung schreiben

Rechnung schreiben

Allgemeines

Ein Unternehmer ist nach dem Umsatzsteuergesetz berechtigt bzw. auf Verlangen eines anderen Unternehmens oder einer juristischen Person verpflichtet, Rechnungen auszustellen. Eine Rechnung muss nach dem Umsatzsteuergesetz bestimmte Merkmale ausweisen. Es müssen neben der Kapitalgesellschaft (GmbH, AG, etc.) auch alle im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen (Einzelunternehmen, Personengesellschaften, etc.) auf Ihren Geschäftspapieren (Briefpapier)

folgende Daten definieren:

  • Rechtsform
  • Firmensitz
  • Firmenbuchnummer
  • Firmenbuchgericht
  • Bei Einzelunternehmen der Name, sofern er sich vom Firmennamen unterscheidet

Ein Vorsteuerabzug kann vom Leistungsempfänger nur dann in Anspruch genommen werden, wenn eine Rechnung mit den gesetzlichen Formerfordernissen ausgestellt ist.

Jede Rechnung unterliegt nach Ausstellung auf einer Aufbewahrungspflicht, d.h. Sie müssen diese sicher und nicht frei zugänglich aufbewahren (DSGVO) – entweder in Papierform oder elektronisch. Aufbewahrungspflicht in Österreich beträgt derzeit 7 Jahre, in Deutschland sogar 10 Jahre.

Pflichtangaben / Rechnungsmerkmale auf einer Rechnung

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des leistenden Unternehmens
  • Bei innergemeinschaftlicher Lieferung oder Reverse Charge, die Umsatzsteuer-ID des Leistungsempfängers
  • Rechnungsdatum bzw. Ausstellungsdatum
  • Liefer- bzw. Leistungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände) der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung
  • Rechnungsbetrag mit ausgewiesenem Netto-, Steuer- und Bruttobetrag sowie den Steuersatz, bei Steuerbefreiung ein Hinweis auf diesen
  • Bei Bauleistungen muss ein Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld sowie die UID-Nummer des Leistungsempfängers enthalten sein
  • Bei Anwendung der Differenzbesteuerung hat ein Hinweis auf diese zu erfolgen (z.B. Antiquitätenhandel)

Download Rechnungsmuster

Diese Rechnungsmerkmale müssen nur auf Rechnungen an Unternehmer aufscheinen, wenn die verrechneten Leistungen für deren Unternehmen ausgeführt werden. Rechnungen an Private müssen diese Merkmale grundsätzlich nicht enthalten. Nähere Informationen zu Rechnungen an Private finden Sie hier:

Dürfen Privatpersonen Rechnungen erstellen?

Neben der klassischen (Einzel)Rechnung gibt es noch ein paar weitere Rechnungsarten, die je nach Art des Unternehmens benötigt werden. Die Pflichtangaben sind ident, sollten also auch hier eingehalten werden.

TIPP: anstatt mit Word oder Excel Rechnungen zu erstellen, empfiehlt es sich ein Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware zu verwenden. Hier sind alle Pflichtangaben und Merkmale vorhanden und so können die meisten Fehler gleich vorweg vermieden werden. Auf die Datensicherung ist hier oft bereits abgedeckt.

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Kleinbetragsrechnungen

Liegt der Rechnungsbetrag inkl. Umsatzsteuer in Österreich unter 400 Euro bzw. in Deutschland unter 250,- Euro, können die fortlaufende Nummer sowie Name und Adresse des Leistungsempfängers entfallen. Es genügt die Angabe des Bruttobetrages und des Steuersatzes. Es darf jedoch auch in diesem Fall eine Rechnung ausgestellt werden, die alle Rechnungsmerkmals enthält. Der Leistungszeitraum bzw. das Lieferdatum muss auch bei Kleinbetragsrechnungen angegeben werden, z.B. „Rechnungsdatum = Lieferdatum“ Kleinbetragsrechnungen ohne vollständige Rechnungsmerkmale dürfen im Versandhandel und im übrigen Unionsgebiet nicht angewendet werden.

Zusammengefasst:

  • Kleinbetragsrechnung bis maximal 400€ Brutto (Österreich) & 250€ Brutto (Deutschland)
  • Auf einer Kleinbetragsrechnung muss stehen:
    • Name & Anschrift des Verkäufers (UID wenn vorhanden)
    • Tag der Lieferung oder der Leistung
    • Ausstellungsdatum
    • Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
    • Bruttobetrag

Download Kleinbetragsrechnung - Muster

Details zu den Rechnungsmerkmalen

Fortlaufende Nummerierung

Eine Rechnung muss eine fortlaufende Nummerierung mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung einmalig vergeben werden, enthalten. Der Zeitpunkt des Beginns der fortlaufenden Nummer kann frei gewählt werden. Eine Nummerierung verschiedener Rechnungskreise (z.B. Filialen, Registrierkassen) ist zulässig und meist auch übersichtlicher. Die fortlaufende Nummer auf Rechnungen an Privatkunden kann nur dann entfallen, wenn der Unternehmer jeweils einen getrennten Rechnungskreis für Unternehmer und Privatkunden führt. Ist nur ein Rechnungskreis vorhanden, sind die Rechnungen an Privatkunden gemeinsam mit jenen an Unternehmer fortlaufend zu nummerieren. Werden die Rechnungen an Unternehmen nicht fortlaufend nummeriert, haben die Leistungsempfänger jedenfalls keinen Vorsteuerabzug.

Für eine gute Übersicht empfehlen wir die Kombination aus Jahr, eventuell Monat und die fortlaufende Nummer, z.B. 2021-03-001 oder 2021-001 oder 2103001

Umsatzsteuer-ID des Rechnungsausstellers

Der Rechnungsaussteller sollte seine UID-Nummer immer auf der Rechnung anführen, am besten gleich im Briefpapier integrieren. Nur wenn kein Recht auf Vorsteuerabzug besteht und die Leistung bzw. Lieferung im Inland erbracht wird, muss der Rechnungsausteller seine UID-Nummer nicht auf der Rechnung anführen. (z.B. Kleinunternehmer)

Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers

Übersteigt der Gesamtbetrag inkl. Ust. 10.000,- Euro, ist die UID-Nummer des Kunden (Rechnungsempfängers) anzuführen, wenn

  • das leistende Unternehmen seinen Sitz oder die Betriebsstätte im Inland hat
  • und die Leistung für das Unternehmen des Kunden ausgeführt wird
Verfügt der Kunde über keine gültige UID-Nummer, ist er Kleinunternehmer oder gibt diese nicht an, genügt ein Hinweis, dass keine UID-Nummer angegeben wurde. Hat der Kunde eine ausländische UID-Nummer, ist diese anzuführen.

Hinweis auf Steuerbefreiung

Werden meistens für Ausführumsätze oder auf Rechnungen an Kleinunternehmer angeführt.

Rechnungen bei Vermietung

Für eine monatliche Mietvorschreibung kann eine „Dauerrechnung“ ausgestellt werden, damit man den administrativen Aufwand möglichst geringhalten kann. Die Rechnung wird z.B. für das erste Monat ausgestellt und sollte den Hinweis enthalten, dass diese bis zur nächsten Vorschreibung gilt. Die Rechnung sollte alle Pflichtangaben enthalten und ist dann auch für die folgenden Monate Vorsteuerabzugsberechtigt, sofern die Miete bezahlt wird.

Rechnungen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Hier hat der Rechnungsaussteller folgendes anzuführen:

  • UID-Nummer des Leistungsempfängers (UID-Nummer sollte nach Stufe 2 auf Richtigkeit überprüft werden)
  • Hinweis auf die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung

Rechnungen bei Reverse Charge

Reverse Charge = Umkehr der Steuerschuld bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen (B2B)
Hier hat der Rechnungsaussteller folgendes anzuführen:

  • UID-Nummer des Leistungsempfängers
  • Vermerk, dass die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht

Erbringt zum Beispiel ein österreichisches Unternehmen eine Werbedienstleistung für ein Unternehmen in Deutschland, ist die Dienstleistung in Österreich nicht steuerpflichtig. Die Steuerschuld geht an das deutsche Unternehmen über, als Nachweis gilt die UID-Nummer des deutschen Unternehmens. Diese sollte vor Rechnungserstellung geprüft werden, im Idealfall nach Stufe 2 über das Finanzamt oder https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/vat/eu-vat-rules-topic/vies-vat-information-exchange-system-enquiries_de


Bitte beachten Sie auch die typischen aber vermeidbaren Fehler beim Rechnungen erstellen: 9 typische fehler mit rechnungen vermeiden

Häufige Fehler die Sie unbedingt vermeiden sollten

Rechnung nach dem Versand korrigieren

Es kann immer passieren, dass man erst nach dem Versand der Rechnung einen Fehler entdeckt und die Rechnung korrigiert werden muss. Es kann auch oft passieren, dass sich der Empfänger meldet und um eine „kleine“ Änderung bittet. Aber Achtung, eine Rechnung, die bereits verschickt wurde (in welcher Form auch immer) darf nicht mehr verändert werden. Auch wenn es nur um Kleinigkeiten handelt, könnte sie das nachträgliche Ändern in Schwierigkeiten bringen. Wenn Sie eine Rechnung ändern, könnte der Rechnungsempfänger sich aussuchen, welche Rechnung er in seine Buchhaltung nimmt. Wenn sich hier die Beträge unterscheiden, könnte der Rechnungsempfänger den höheren Betrag in die Buchhaltung nehmen und Sie haben aber eine kleinere Einnahme. Das weckt sofort Verdacht bei einer Steuerprüfung für Scheinrechnungen oder sogar Betrug.

Die Lösung: die „falsche“ Rechnung stornieren und eine neue Rechnung ausstellen mit einer neuen Rechnungsnummer. Diese Korrektur sollten Sie unbedingt schriftlich an den Rechnungsempfänger kommunizieren, damit Sie einen Nachweis haben. Bei Unternehmen mit doppelter Buchhaltung muss hierfür auch eine Gutschrift zur stornierten Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.

Kein Rechnungsdatum auf der Rechnung

Wie bereits erwähnt, ist das Rechnungs- oder Ausstellungsdatum eine Pflichtangabe auf Rechnungen. Leider gibt es immer wieder Rechnungen ohne Datum, aber die Konsequenzen sind hart, Sie machen sich damit sogar strafbar. Also am besten verwenden Sie ein Buchhaltungsprogramm, denn hier wird jede Rechnung automatisch mit einem Datum versehen.

Keine Fortlaufende Rechnungsnummer

Sie sollten Ihre Rechnung behandeln wie eine Urkunde oder ein wertvolles Dokument. Sie müssen eindeutig identifizierbar sein, d.h. auch eine einzigartige Nummer aufweisen. Sehr hilfreich ist es die Jahreszahl des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wird, mit einer fortlaufenden Nummer zu verbinden. Je nach Anzahl der Rechnungen kann auch noch das Monat mit einbezogen werden. Damit schaffen Sie sich gleichzeitig auch einen guten Überblick und wissen sofort, wann die Rechnung ausgestellt wurde.

Sofern Sie noch kein Rechnungsprogramm verwenden, können Sie sich eine Tabelle zur Übersicht im Excel erstellen, damit keine Nummer doppelt vergeben wird.

Fehlende oder falsche Umsatzsteuer

Hier können gleich 2 Fehler passieren. Keine Umsatzsteuer verrechnen, obwohl sie verrechnet werden müsste ist genauso falsch, wie der umgekehrte Fall, nämlich Umsatzsteuer zu verrechnen, obwohl es gar nicht notwendig ist. Am besten fragen Sie Ihren Steuerberater, ob und wie Sie Umsatzsteuer verrechnen müssen. Wenn Sie in die sogenannte „Kleinunternehmerregelung“ fallen, dann müssen bzw. dürfen Sie gar keine Umsatzsteuer verrechnen. Wenn Sie allerdings Umsatzsteuer verrechnen, dann müssen Sie diese auch auf der Rechnung anführen und ausweisen. Natürlich sollte auch die Berechnung korrekt sein. Im Normalfall wird die Steuer in jeder Rechnungssoftware richtig berechnet, Sie können dies natürlich auch nachprüfen. Hierfür gibt es unzählige Webseiten mit kostenlosem Umsatzsteuerrechner.

Rechnungsempfänger und/oder Rechnungsaussteller sind nicht auf der Rechnung angeführt

Auch wenn Sie sich jetzt Fragen, warum das hier steht – es kommt öfter vor als man denkt, dass eine dieser Angaben fehlt. Also bitte einfach darauf achten :-)

Leistungszeitraum nicht angegeben

Bei Dienstleistungen ist es Pflicht, den Zeitpunkt der erbrachten Leistung auf der Rechnung anzugeben. Dies kann auch in Form einer Beilage zur Rechnung erfolgen (z.B. eine Stundenaufstellung). Sollte das fehlen, kann die Rechnung angefochten werden, was zu Zahlungsverzögerungen und/oder endlosen Diskussionen führen kann. Also am besten immer das Leistungsdatum angeben.

Rechnungsersteller ist nicht das leistende Unternehmen

Wird die Rechnung von einem anderen Unternehmen ausgestellt als das welches die Leistung erbracht hat, liegt die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass das vom Rechnungsempfänger hinterfragt wird. Sie würden sich sicher auch fragen, warum Sie eine Rechnung von einem Unternehmen bekommen, bei dem Sie nichts bestellt oder beauftragt haben. Sofern Sie auf diesem Weg verrechnen müssen, klären Sie das am besten im Vorfeld mit Ihrem Steuerberater. Ein schriftlicher Vertrag, der diesen Sachverhalt klärt, kann Ihnen im Zweifelsfall sehr zugute kommen.

Verrechnung ins Ausland ohne vorherige Prüfung

Eine Rechnung für Produkte/Waren ins Ausland zu stellen, ist grundsätzlich kein Problem. Für die Umsatzsteuer ist im Normalfall der Ort von dem geliefert wird relevant. Bei Dienstleistungen kann es allerdings unterschiedliche Vorgaben geben, deshalb empfiehlt sich hier eine kurze Rücksprache mit dem Steuerberater Ihres Vertrauens.

Fazit: viele Fehler können sehr einfach vermieden werden, wenn man auf die korrekte Ausstellung der Rechnung achtet. Unsere Checkliste kann Ihnen Anfangs helfen zu überprüfen, ob Sie alles richtig gemacht haben:

Download Rechnungscheckliste

Versenden der Rechnung – worauf ist zu achten, wenn die Rechnung per Post und per Mail versendet wird

Seit 2013 ist es nicht mehr zwingend erforderlich, die Rechnung im Original per Post zu versenden, auch als PDF per eMail ist die Zustellung möglich. Es empfiehlt sich, den Kunden einfach zu fragen, wie er die Zustellung der Rechnung bevorzugt. Sollten Sie die Rechnung auf beiden Wegen versenden, also per eMail und auch per Post, sollten Sie auf der Originalrechnung einen Vermerk setzen, dass diese Rechnung bereits vorab per eMail zugestellt wurde. Alternativ im eMail vermerken, dass die Rechnung auch noch per Post folgt. Damit ist klar definiert, dass keine doppelte Umsatzsteuerschuld entstanden ist und auch, dass nur einmal zu zahlen ist.

Sammelrechung

Sofern im Zuge eines Auftrags mehrere Lieferungen oder Dienstleistungen stattfinden, müssen hier nicht zwingend für jede Lieferung/Dienstleistung einzelne Rechnungen gestellt werden. Das erleichtert die Buchführung und spart auch Kosten in der Buchhaltung. Es werden mehrere Geschäftsvorfälle gesammelt verrechnet und bedeuten damit auch weniger Kontobewegungen.

Wenn ein Kunde regelmäßig Lieferungen oder Leistungen bezieht, können diese gesammelt und beispielsweise monatlich abgerechnet werden. Ein gutes Beispiel wäre hier die Stromabrechnung. Neben den Pflichtangaben wie auf einer Einzelrechnung, muss auf der Sammelrechnung zusätzlich ein Verweis auf die Lieferscheine mit dem Liefer- bzw. Leistungsdatum enthalten sein. Die Entgelte sind die Summe der Lieferungen/Leistungen sowie die Umsatzsteuer in Summe und auch der Abrechnungszeitraum sollten angeführt werden.

Einfach ausgedrückt:
Eine Sammelrechnung „sammelt“ mehrere Lieferungen oder Dienstleistungen in einem vereinbarten Abrechnungszeitraum. Anders ausgedrückt: In einer Sammelrechnung werden mehrere Kundenaufträge gesammelt verrechnet.

Abschlagsrechnung oder Akontorechnung

Mit einer Abschlagsrechnung oder auch Akontorechnung genannt, kann man einen Teil der vereinbarten Kaufsumme, eines vereinbarten Honorars oder sonstiger vereinbarter Leistungen verrechnen, ohne die Leistung oder Lieferung schon komplett erbracht zu haben. Das bringt vor allem bei langfristigen Projekten viele Vorteile. Damit kann das Risiko auf beiden Seiten besser verteilt werden und sichert die Liquidität.

Für einen Handwerker zum Beispiel ist es von Vorteil, wenn er für einen großen Auftrag schon vor Auftragsbeginn einen Teil erhält, damit er nicht komplett in Vorleistung gehen muss. Hier wird oft ein Teil bei Auftragserteilung, ein Teil bei Lieferung und ein Teil nach endgültiger Fertigstellung verrechnet. Eine gesetzliche Vorschrift, wann die Teilzahlungen zu leisten sind, gibt es hier nicht. Im Gegensatz zu einer TeilrechnungTeilrechnung wird bei der Abschlagsrechnung ein Teil der Gesamtsumme verrechnet, die Leistung dafür muss noch nicht zwingend erbracht sein. Die Abschlagsrechnung kommt zum Beispiel im Baugewerbe sehr häufig zum Einsatz, wo ein prozentualer Anteil des Gesamtauftrages pauschal verrechnet wird und nicht die bereits erbrachte Leistung (hat keinen Einfluss auf die Fristen der Gewährleistung wie bei der Teilrechnung). Wichtig ist, dass eine Abschlagsrechnung auch als solche bezeichnet werden muss, also z.B. Abschlagsrechnung Nr. 1. Am Ende muss es eine Schlussrechnung geben. Einfach ausgedrückt:
Bei großen Projekten kann im Vorfeld bereits ein Teil der Gesamtsumme verrechnet werden, ohne dass eine Leistung erbracht wurde. Sichert die Liquidität des Auftragnehmers und die Gesamtsumme kann für beide Seiten gut aufgeteilt werden. Ein Großauftrag kann z.B. in 3 Teile prozentual oder 3 Pauschalen aufgeteilt werden – die Leistung/die Lieferung muss zum Zeitpunkt der Rechnungslegung noch nicht erbracht sein.

Teilrechnug oder Teilschlussrechnung

Eine Teilrechnung oder genauer gesagt Teilschlussrechnung wird für einen Teil von einem Gesamtauftrag ausgestellt, wenn die Leistung oder Lieferung dafür erbracht wurde. Zum Unterschied zur Abschlagsrechnung MUSS die Leistung/Lieferung, die auf der Teilrechnung verrechnet wird, bereits erbracht sein. Damit wird auch die Gewährleistung schlagend und die Abfuhr der Umsatzsteuer verpflichtend. Eine Teilrechnung ist buchhalterisch wie eine Schlussrechnung zu behandeln.

Vor allem bei größeren Projekten oder großen Bestellungen mit mehreren Lieferungen ist eine Teilschlussrechnung zu empfehlen. Eine vorherige Vereinbarung mit dem Kunden ist auf jeden Fall von Vorteil. Somit kann das Unternehmen besser kalkulieren und muss nicht so lange auf die Zahlung warten.

Einfach ausgedrückt:
Bei großen Bestellungen können Teillieferungen mittels Teilschlussrechnung verrechnet werden, bei langfristigen Projekten können Leistungen die bereits erbraucht wurden verrechnet werden. Am Ende werden die Teilzahlungen kumuliert auf der Schlussrechnung angeführt.

Schlussrechnung

Über einen längeren Zeitraum werden Teilrechnungen für erbrachte Leistungen oder Lieferungen ausgestellt, oder Akonto- bzw. Abschlagsrechnungen zu einem Auftrag, die prozentual aufgeteilt wurden. Wenn alle Leistungen erbracht bzw. der Auftrag fertiggestellt ist, folgt die Schlussrechnung. Die Schlussrechnung stellt eine abschließende Abrechnung dar, bei der vorläufige Rechnungen (Teilrechnungen oder Akonto- bzw. Abschlagsrechnungen) bereits miteinbezogen werden.

Schlussrechnung nach Teilrechnung

Sind alle Leistungen bzw. Lieferungen erbracht, kommt es zur Endabrechnung oder Schlussrechnung. Wenn es z.B. 3 Teilrechnungen gab, die bereits bezahlt wurden, müssen diese inkl. Lieferdatum auf der Schlussrechnung mit angeführt werden. Die bezahlten Beträge werden summiert und die Endsumme beträgt entweder 0 Euro oder einen offenen Restbetrag. Die Schlussrechnung muss auch als solche betitelt werden, damit für beide Seiten klar dokumentiert ist, dass keine weiteren Leistungen oder Lieferungen mehr folgen (Schlussrechnungen können nur bei gleichen MwSt.-Sätzen erstellt werden).

Schlussrechnung nach Abschlagsrechnung

Nach der letzten Abschlagsrechnung wird eine Schlussrechnung erstellt, was damit auch die Endabrechnung darstellt. Alternativ kann auch die letzte Rechnung als Schlussrechnung dienen. Also entweder kann eine separate Schlussrechnung ausgestellt werden, oder die letzte Rechnung ist die Schlussrechnung. Es sollten die Rechnungsnummern, Rechnungsdatum und der MwSt. Betrag der einzelnen Abschlags- bzw. Akontorechnungen angeführt werden.

Restforderung