Dokumentenschutz

Dokumentenschutz [Feature]

Sicher, transparent, unveränderlich!

 

Erklärung vom [Dokumentenschutz]:

Der Dokumentenschutz in KingBill bietet zusätzliche Sicherheit für Ihre Rechnungsdokumente. Wenn der Schutz aktiviert ist, können Rechnungen nicht nachträglich verändert werden. Stattdessen wird bei einem Doppelklick auf die Rechnung die Druckvorschau geöffnet und ein Export als PDF, Druck oder per E-Mail ist möglich. Alle Änderungen am Status des Dokumentenschutzes werden protokolliert, sodass nachvollziehbar ist, wann und von wem der Schutz ein- oder ausgeschaltet wurde. Nur bei deaktiviertem Dokumentenschutz sind nachträgliche Änderungen bei Rechnungen möglich. Auch diese werden selbstverständlich in der Datenbank (GoBD konform) protokolliert.
WICHTIG: Der Dokumentenschutz kann nur von Benutzern mit Administrator-Rechten im KingBill aktiviert oder deaktiviert werden.

Anleitung zum [Dokumentenschutz]:

Schritt 1: Dokumentenschutz aktivieren

1. Öffnen Sie Einstellungen ändern in Ihrer KingBill-Software.

   

2. Navigieren Sie zu Meine Firma.

   

3. Setzen Sie im Reiter Standard unter Dokumentenschutz einen Haken.

   

Schritt 2: Änderungen protokollieren

1. Neben dem Hakenfeld finden Sie ein Ordnersymbol.

   

2. Klicken Sie auf das Symbol, um das Protokoll der Änderungen einzusehen. Dieses zeigt an, welcher Mitarbeiter den Dokumentenschutz wann aktiviert oder deaktiviert hat.

   

Schritt 3: Auswirkungen des aktivierten Dokumentenschutzes

• Rechnungen können nach Erstellung nicht mehr bearbeitet werden.
• Bei einem Doppelklick auf die Rechnung öffnet sich die Druckvorschau.
• Exportoptionen stehen weiterhin zur Verfügung: Drucken, PDF-Erstellung oder E-Mail-Versand.