Spezialbelege

Das österreichische Finanzamt benötigt zur korrekten Überprüfung und Inbetriebnahme spezielle Belege Ihrer Kasse. Bei diesen Belegen handelt es sich um sogenannte Spezialbelege, welche FinanzOnline mitteilen, dass Ihre Kasse registriert & in Betrieb ist. Unterschieden wird hierbei zwischen Startbeleg, Monatsbeleg und Jahresbeleg – bei all diesen Belegen handelt es sich um sogenannte Nullbelege (Wert 0€), da diese keine Umsätze übermitteln, sondern nur Kasseninformationen wie etwa AES-Key und Kassenidentifikationsnummer.

WICHTIG: All diese Belege sind für 7 Jahre auf einem externen Datenträger aufzubewahren!

Die jeweiligen Belege können Sie direkt im KingBill unter [Einstellungen ändern] > [Registrierkasse] > [FinanzOnline] erstellen.

Nach Erstellung sind diese im Modul [Registrierkasse] unter [Journal] > [Spezialbelege] zu finden.

Startbeleg

Der Startbeleg ist der erste Spezialbeleg, welchen Sie in KingBill erstellen. Dieser teilt FinanzOnline mit, dass Ihre Kasse nun in Betrieb ist. Wie Sie die Kasse korrekt registrieren und den Startbeleg erstellen, haben wir bereits in einer separaten Anleitung detailliert beschrieben, klicken Sie hier, um diese zu öffnen.

Dieser übermittelt wie am Screenshot ersichtlich keine Umsätze, sondern Informationen über die Kasse, wie etwa Kassenidentifikationsnummer und AES-Key – dies ist alles im darunterliegenden QR-Code gespeichert.

Monatsbeleg

Der Monatsbeleg gibt dem FinanzOnline Auskunft darüber, dass die Kasse von Ihnen noch in Betrieb ist. Oftmals werden Monatsbelege bei Finanzprüfungen von Prüfern verlangt. Ein Monatsbeleg kann auch mehrmals erstellt werden – nach jeder Registrierkassenbuchung ist es möglich unter [Einstellungen ändern] > [Registrierkasse] > [FinanzOnline], diesen Monatsbeleg bzw. Nullbeleg zu erstellen.

Jahresbeleg

(Anleitung zur Jahresbelegerstellung)

Der Jahresbeleg wird immer am ersten Tag eines neuen Jahres erstellt, beispielsweise am „01.01.2020“. Der KingBill kann dies automatisch erkennen und Sie erhalten nach Klick auf „Registrierkasse“ dann die Meldung, dass der Jahresbeleg erstellt werden kann. Je nach Signaturerstellungseinheit kann dies automatisch (HSM) oder manuell (A-Trust Kartenlesegerät) erfolgen. Wenn Sie ein Kartenlesegerät von A-Trust verwenden, so muss dieser, wie damals auch beim Startbeleg, mittels der „BMF Belegcheck-App“ gescannt und übermittelt werden.

All diese Belege können Sie jederzeit in der Registrierkasse unter [Journal] > [Spezialbelege] nachdrucken – oftmals werden Duplikate für den Steuerberater oder für einen Finanzprüfer benötigt.

Sammelbeleg

Ein Sammelbeleg wurde automatisch bei Ihnen ausgedruckt?

Nicht erschrecken, in diesem Falle war die Signaturerstellungseinheit außer Betrieb. Bei der Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit ist ein Sammelbeleg zu erstellen, der KingBill erkennt dies automatisch und druckt diesen. Aus diesem geht hervor, wie lange die Sicherheitseinrichtung außer Betrieb war. Bei diesem Beleg handelt es sich auch um einen Spezialbeleg und ist daher auch in der Registrierkasse unter [Journal] > [Spezialbelege] zu finden.

Nullbeleg

Bei einer Kassennachschau bzw. -prüfung wird der Prüfer einen sogenannten Nullbeleg von Ihnen verlangen. Keine Panik, ein Nullbeleg ist gleichzusetzen mit einem Monatsbeleg, da diese immer den Wert 0€ vorweisen und lediglich alle Informationen zur Kasse übergeben. Wenn der Prüfer daher um diesen Nullbeleg bittet, so öffnen direkt im KingBill [Einstellungen ändern] > [Registrierkasse] > [FinanzOnline] & klicken Sie auf [Monatsbeleg erstellen].

Sollte dieses Feld nicht zur Auswahl stehen, so müssen Sie zuerst eine Buchung mit beispielsweise 0,01€ durchführen – selbstverständlich können Sie diese Buchung anschließend wieder stornieren.

Danach steht der Button mit [Monatsbeleg erstellen] zur Verfügung und Sie können diesen erstellen – ein Duplikat können Sie direkt in der Registrierkasse unter [Journal] > [Spezialbelege] drucken.

Schlussbeleg

Sie sind nicht mehr registrierkassenpflichtig & möchten Ihre Registrierkasse außer Betrieb nehmen?
Ihre Kasse wurde zwar im KingBill von Ihnen registriert, jedoch nicht aufgrund manueller Registrierung FinanzOnline mitgeteilt?

Diese Fragen fordern eine Erstellung des Schlussbelegs in der Registrierkasse von KingBill.

Erklärung:
Bei einem Schlussbeleg handelt es sich wie auch beim Monatsbeleg um einen sogenannten Nullbeleg mit dem Wert Null-Euro. Dieser Beleg wird als Schlussbeleg bezeichnet, da er der letzte Beleg ist, welcher in der Kasse erstellt wird. Zusätzlich muss das Ausscheiden einer Registrierkasse dem FinanzOnline mitgeteilt werden.

Um den Schlussbeleg im KingBill zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie im KingBill den Reiter [Einstellungen ändern] > [Registrierkasse] > [FinanzOnline]

Sie können nun manuell den Schlussbeleg durch Klick auf „Monatsbeleg erstellen“ vornehmen.

Wie oben beschrieben handelt es sich beim Schlussbeleg um einen Nullbeleg, anschließend dürfen keine Buchungen mit dieser registrierten Kasse vorgenommen werden. Vorab ist unbedingt eine Neuregistrierung erforderlich!

Ausfall der Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse melden

Falls die Kasse ausfällt, etwa durch Defekte, Serverprobleme oder Stromausfall, muss die Belegerfassung manuell auf Papier erfolgen. Für die Dauer des Ausfalls können Belege handschriftlich mit Kopie ausgestellt werden. Nach Wiederherstellung der Kassenfunktion sind diese Belege ins System einzutragen.

Bei einem Ausfall der Signatureinheit oder der Registrierkasse von mehr als 48 Stunden ist es erforderlich, diesen Vorfall innerhalb von maximal einer Woche über das Portal FinanzOnline zu melden. Eine detaillierte Anleitung für die korrekte Meldung sowie unterstützende Visualisierungen finden Sie im Handbuch für Registrierkassen (PDF).
Hinweis: Die Meldung findet direkt auf FinanzOnline statt. Im KingBill ist keine spezielle Anpassung/Änderung vorzunehmen.