Spezialbelege

Das österreichische Finanzamt benötigt zur korrekten Überprüfung und Inbetriebnahme spezielle Belege Ihrer Kasse. Bei diesen Belegen handelt es sich um sogenannte Spezialbelege, welche FinanzOnline mitteilen, dass Ihre Kasse registriert & in Betrieb ist. Unterschieden wird hierbei zwischen Startbeleg, Monatsbeleg und Jahresbeleg – bei all diesen Belegen handelt es sich um sogenannte Nullbelege (Wert 0€), da diese keine Umsätze übermitteln, sondern nur Kasseninformationen wie etwa AES-Key und Kassenidentifikationsnummer.

Die jeweiligen Belege können Sie direkt im KingBill unter [Einstellungen ändern] > [Registrierkasse] > [FinanzOnline] erstellen.

Spezialbeleg erstellen

Nach Erstellung sind diese im Modul [Registrierkasse] unter [Journal] > [Spezialbelege] zu finden.

Spezialbeleg Journal

 

Startbeleg

Der Startbeleg ist der erste Spezialbeleg, welchen Sie in KingBill erstellen. Dieser teilt FinanzOnline mit, dass Ihre Kasse nun in Betrieb ist. Wie Sie die Kasse korrekt registrieren und den Startbeleg erstellen, haben wir bereits in einer separaten Anleitung detailliert beschrieben, klicken Sie hier, um diese zu öffnen.

Dieser übermittelt wie am Screenshot ersichtlich keine Umsätze, sondern Informationen über die Kasse, wie etwa Kassenidentifikationsnummer und AES-Key – dies ist alles im darunterliegenden QR-Code gespeichert.

Startbeleg (Duplikat)

Monatsbeleg

Der Monatsbeleg gibt dem FinanzOnline Auskunft darüber, dass die Kasse von Ihnen noch in Betrieb ist. Oftmals werden Monatsbelege bei Finanzprüfungen von Prüfern verlangt. Ein Monatsbeleg kann auch mehrmals erstellt werden – nach jeder Registrierkassenbuchung ist es möglich unter [Einstellungen ändern] > [Registrierkasse] > [FinanzOnline], diesen Monatsbeleg bzw. Nullbeleg zu erstellen.

Monatsbeleg

Jahresbeleg

Der Jahresbeleg wird immer am ersten Tag eines neuen Jahres erstellt, beispielsweise am „01.01.2020“. Der KingBill kann dies automatisch erkennen und Sie erhalten nach Klick auf „Registrierkasse“ dann die Meldung, dass der Jahresbeleg erstellt werden kann. Je nach Signaturerstellungseinheit kann dies automatisch (HSM) oder manuell (A-Trust Kartenlesegerät) erfolgen. Wenn Sie ein Kartenlesegerät von A-Trust verwenden, so muss dieser, wie damals auch beim Startbeleg, mittels der „BMF Belegcheck-App“ gescannt und übermittelt werden.

All diese Belege können Sie jederzeit in der Registrierkasse unter [Journal] > [Spezialbelege] nachdrucken – oftmals werden Duplikate für den Steuerberater oder für einen Finanzprüfer benötigt.

Spezialbelege

Sammelbeleg

Ein Sammelbeleg wurde automatisch bei Ihnen ausgedruckt?

Spezialbelege (Duplikat)

Nicht erschrecken, in diesem Falle war die Signaturerstellungseinheit außer Betrieb. Bei der Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit ist ein Sammelbeleg zu erstellen, der KingBill erkennt dies automatisch und druckt diesen. Aus diesem geht hervor, wie lange die Sicherheitseinrichtung außer Betrieb war. Bei diesem Beleg handelt es sich auch um einen Spezialbeleg und ist daher auch in der Registrierkasse unter [Journal] > [Spezialbelege] zu finden.

Spezialbelege

Nullbeleg

Bei einer Kassennachschau bzw. -prüfung wird der Prüfer einen sogenannten Nullbeleg von Ihnen verlangen. Keine Panik, ein Nullbeleg ist gleichzusetzen mit einem Monatsbeleg, da diese immer den Wert 0€ vorweisen und lediglich alle Informationen zur Kasse übergeben. Wenn der Prüfer daher um diesen Nullbeleg bittet, so öffnen direkt im KingBill [Einstellungen ändern] > [Registrierkasse] > [FinanzOnline] & klicken Sie auf [Monatsbeleg erstellen].

Nullbeleg

Sollte dieses Feld nicht zur Auswahl stehen, so müssen Sie zuerst eine Buchung mit beispielsweise 0,01€ durchführen – selbstverständlich können Sie diese Buchung anschließend wieder stornieren.

Danach steht der Button mit [Monatsbeleg erstellen] zur Verfügung und Sie können diesen erstellen – ein Duplikat können Sie direkt in der Registrierkasse unter [Journal] > [Spezialbelege] drucken.

Nullbeleg

 

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