Jahresbeleg erstellen

Was ist ein Jahresbeleg? (Definition)

Der Jahresbeleg ist ein zu signierender Kontrollbeleg mit dem Betrag Null (0) Euro, der zum Jahreswechsel zu erstellen ist. Dieser Beleg ist jedes Jahr zusätzlich auszudrucken, zu überprüfen und aufzubewahren.

Aus Sicht von FinanzOnline schildert ein positives Ergebnis einfach ausgedrückt, dass Ihre bereits bekannte & registrierte Kasse zum Jahreswechsel einwandfrei funktioniert.

WICHTIG: Der Jahresbeleg gibt keine Auskunft über Ihre Umsätze und die Erstellung/Prüfung muss bis spätestens 15. Februar durchgeführt werden.

Wie funktioniert die Jahresbelegerstellung?

Im neuen Jahr (ab 1. Jänner), sobald Sie die Registrierkasse von KingBill starten, werden Sie eine Meldung erhalten, ob Sie den Jahresbeleg automatisch oder manuell überprüfen möchten.

Wenn Sie als Signaturerstellungseinheit einen „HSM-KeyLabel“ von uns verwenden und die Registrierkasse damals automatisch registriert haben, so können Sie die automatische Belegprüfung durchführen.

Sollten Sie ein physisches Kartenlesegerät von A-Trust verwenden, so ist nur eine manuelle Prüfung möglich und der Jahresbeleg muss mittels der BMF Belegcheck-App gescannt & somit manuell geprüft werden.

Um herauszufinden welche Signaturerstellungseinheit Sie verwenden, navigieren Sie in der Hauptmaske von KingBill auf Einstellungen ändern > Registrierkasse > FinanzOnline. Im Feld unter "Signatur-Einheit" finden Sie nun den Namen "Standard-HSM2" oder "Kartenlesegerät".

Wenn Sie KingBill ONLINE verwenden, so trifft für Sie die automatische Prüfung mittels HSM-KeyLabel zu.

Automatische Belegprüfung

(bei Verwendung eines "HSM KeyLabel" als Signatur-Einheit)

Sie können die Belegprüfung automatisch durchführen, wenn Sie als Signatur-Einheit den "HSM KeyLabel" verwenden und die Kasse damals automatisch registriert haben.

Die Meldung beim Start der Registrierkasse im neuen Jahr lautet "Wollen Sie den Beleg automatisiert prüfen lassen?". Bestätigen Sie hier mittels „Ja“ und KingBill startet den Druck des Jahresbelegs.

Sollten Sie eine Meldung erhalten, so wurde die Kasse nicht automatisch registriert. Melden Sie sich mit einem Screenshot der Meldung an support@kingbill.com, wir helfen Ihnen gerne.

Wenn Sie keine Meldung erhalten haben & sich die Registrierkasse automatisch geöffnet hat, so wurde der Jahresbeleg korrekt an FinanzOnline übermittelt. Den Jahresbeleg finden Sie auch nochmals unter "Journal" > "Spezialbelege".

Hier finden Sie in der linken Spalte den Typ "NullJahr" mit aktuellem Datum. Sollten Sie diesen nicht sehen, so geben Sie in der darüberliegenden Suche "NullJahr" ein. Hier können Sie jederzeit ein Duplikat drucken.

Manuelle Belegprüfung

(bei Verwendung eines physischen Kartenlesegeräts von "A-Trust")

Wie bereits angesprochen, können Sie die Belegprüfung nur manuell durchführen, wenn Sie als Signatur-Einheit ein Kartenlesegerät nutzen.

Die Meldung beim Start der Registrierkasse im neuen Jahr lautet "Wollen Sie den Beleg automatisiert prüfen lassen?". Bestätigen Sie hier mittels "Nein" und KingBill startet den Druck des Jahresbelegs.

Der KingBill fragt sie anschließend, ob die manuelle Belegprüfung erfolgreich war. Hier in jedem Fall mittels "Ja" bestätigen, auch wenn der Ausdruck nicht korrekt ist.

Die Registrierkasse öffnet sich automatisch – navigieren Sie auf "Journal" und wählen Sie dann "Spezialbelege" aus.

Hier finden Sie nun in der linken Spalte den Typ "NullJahr" mit aktuellem Datum. Sollten Sie diesen nicht finden, so geben Sie in der darüberliegenden Suche "NullJahr" ein. Wählen Sie den Beleg mittels Linksklick aus und starten Sie den Druck durch Klick auf "Duplikat drucken".

Folgende Dinge benötigen Sie nun griffbereit:

• Den Ausdruck des Jahresbelegs mit QR-Code
• Ihr Smartphone
• Ihre FinanzOnline Zugangsdaten

Damit der Jahresbeleg an FinanzOnline übermittelt werden kann, benötigen Sie die "BMF BelegCheck"-App auf Ihrem Smartphone.

Diese finden Sie sowohl im PlayStore für Android als auch im AppStore für iOS, der Name lautet "BMF Belegcheck". Diese App auf Ihrem Smartphone herunterladen und öffnen.

Nach dem Öffnen der App können Sie direkt den QR-Code des Jahresbelegs mittels der App scannen - Klicken Sie hierzu auf "Code scannen".

Im nächsten Schritt werden Sie aufgefordert den Authentifizierungscode einzugeben. Dieser wurde bei der Registrierung der Registrierkasse vergeben.

Diesen Code finden Sie in Ihrem FinanzOnline.
Loggen Sie sich auf www.finanzonline.at mit Ihren Zugangsdaten ein, navigieren Sie oben in der Leiste auf "Eingaben" und wählen Sie "Registrierkassen" aus.

Unter dem Reiter "Belegprüfung" finden Sie nun "Verwaltung von Authentifizierungscodes für Apps zur Prüfung der Kassenbelege".

Geben Sie zuletzt am Smartphone in der BMF Belegcheck App diesen Code ein & Sie haben es geschafft:

Auf Ihrem Smartphone sollte nun das Prüfergebnis mit einem grünen Haken erscheinen:

Sollte dies nicht der Fall sein, dann lassen Sie uns eine Mail an support@kingbill.com mit allen wichtigen Informationen inkl. Screenshots zukommen.

Wichtige Zusatzinformation:

Quartalsweise Sicherung des Datenerfassungsprotokolls (DEP)

Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) Ihrer Registrierkasse ist zumindest quartalsweise auf einem externen Datenträger unveränderbar zu sichern. Jede Sicherung ist nach den Vorschriften der Bundesabgabenordnung (BAO) mindestens sieben Jahre aufzubewahren.

So führen Sie die Sicherung des Datenerfassungsprotokolls in KingBill durch:

Unter [Daten sichern und wiederherstellen] klicken Sie auf den Button [Manipulationsprüfung]. Dort wählen Sie den Zeitraum aus, den Sie sichern möchten. Ein individuelles Ende-Datum können Sie nur dann festlegen, wenn Sie das Häkchen bei "Aktuelles Datum" entfernen. Nachdem Sie das gewünschte Export-Datum zur Manipulationsprüfung gesetzt haben, können Sie jetzt selbst auswählen, welche Dokumente Sie exportieren möchten. Der Export der Registrierkasse ist verpflichtend! Die exportierten Dateien werden in einem Ordner "Registrierkasse" auf dem Desktop abgelegt. Diesen Ordner speichern Sie bitte auf einen externen Datenträger, ebenso alle Spezialbelege (Start-, Monats-, Jahresbeleg). Diese können auch direkt in der [Registrierkasse > Journal > Spezialbelege] eingesehen werden und zwecks Archivierung erneut gedruckt werden. Die Daten sind mindestens 7 Jahre aufzubewahren!