Anmeldung der Registrierkasse

Anmelden beim österreichischen Finanzamt

Ihre Registrierkasse muss beim österreichischen Finanzamt angemeldet werden. Vergleichbar mit der Anmeldung eines Fahrzeuges beim Verkehrsamt. Dies kann online geschehen, also ohne, dass Sie selber zum Finanzamt fahren müssen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie bereits Ihre Zugangsdaten für FinanzOnline haben.

Registrierkasse Einrichtung

 

1. Update von KingBill auf die aktuelle Version KingBill FLEX

Die RKSV wurde ab der Version KingBill 2017 eingebaut. Laden Sie sich hier die aktuelle Version KingBill herunter und führen eine Datenmigration durch.

Die Aktivierung der aktuellen Version „KingBill FLEX“ basiert auf Ihrer Kundennummer. Sollten Sie diese benötigen, so kontaktieren Sie uns unter  office@kingbill.com
Wir kümmern uns um Ihre Anliegen.

 

Wie Sie auf die aktuelle Version updaten erfahren Sie hier.

 

2. Bestellung der Signaturerstellungseinheit

Unser Partner A-Trust ist seit 2002 akkreditierter Zertifizierungsdienstanbieter in Österreich und unterstützt uns hier in der gesetzeskonformen Umsetzung. Das Registrierkassen Zertifikat der A-Trust entspricht allen gesetzlichen Bestimmungen.

Die damit erstellten Signaturen basieren auf einem gesetzeskonformen Verfahren unter Verwendung einer sicheren Signaturerstellungseinheit.

Als Technologie verwenden wir einen eigenen HSM (hardware security module) Server, der Ihnen den Vorteil bietet, dass Sie keine zusätzliche Hardware benötigen. Die gesamte Abwicklung der Signaturerstellung funktioniert hier online.

Die Kosten belaufen sich hier einmalig auf 59,- EUR exkl. MwSt.

Hier können Sie die Signatureinheit als HSM Lösung bestellen.

Sollten Sie über keine permanente Internetverbindung verfügen, so können Sie sich auf der Internetseite der Firma A-Trust den a.sign RK CHIP inkl. Zertifikat und das Gemalto IDBridge CT40 bestellen. Eine Bestellung des CHIPs und der Leseeinheit über die Firma KingBill ist nicht möglich.

WICHTIG: Für die Konfiguration der RKSV müssen Sie uns Ihre UID Nummer zukommen lassen, mit der Sie bei FinanzOnline registriert sind.

 

3. Erstellen eines Webservice-Benutzer (nur für HSM)

Gehen Sie auf https://finanzonline.bmf.gv.at/fon/ und loggen Sie sich mit Ihrer Teilnehmer-Identifikation, Ihrer Benutzer-Identifikation und Ihrem PIN ein.

Sobald Sie eingeloggt sind, können Sie oben auf Eingaben klicken und aus dem Menü Registrierkassen wählen.

 

Registrierkassen FinanzOnline

 

Wählen Sie Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice unter der Kategorie Benutzeranlage aus.

 

Benutzeranlage FinanzOnline

 

Vergeben Sie eine Benutzer-Identifikation und einen PIN. Diesen Benutzer verwenden Sie dann auch im KingBill für Ihre Anmeldung beim Finanzamt.

 

Anlegen eines Benutzers

 

4. Erstellung & Zuordnung eines Kassiers in KingBill

Egal ob Sie die Registrierkasse als Test oder Vollversion aktivieren, gesetzlich vorgeschrieben ist eine eindeutige Zuweisung des Kassiers / der Kassiererin zu den einzelnen Belegen.

Schritt 1

Als erstes wird der jeweilige Kassier als Mitarbeiter in KingBill erstellt, dieser kann danach der Kassa als Kassier zugeordnet werden.

Öffnen Sie daher in KingBill Einstellungen ändern > Meine Firma > Mitarbeiter

 

Einstellungen ändern

 

Meine Firma

 

Mitarbeiter

 

Auf der linken Seite sehen Sie die bereits angelegten Mitarbeiter. Mittels „Neu“-Button können Sie beliebig viele Mitarbeiter hinzufügen.

 

Neuer Mitarbeiter

 

Füllen Sie bitte die Felder Vorname, Nachname sowie eMail-Büro aus und legen Sie fest, ob der jeweilige Mitarbeiter ein Administrator ist. Jeder Administrator hat alle Berechtigungen in KingBill.

 

Neuer Mitarbeiter

 

Schritt 2

Der Mitarbeiter wurde nun angelegt und kann einem Kassier zugeordnet werden.

Öffnen Sie in KingBill Einstellungen ändern > Registrierkasse > Kassen/Bediener

 

Einstellungen ändern

 

Einstellungen Registrierkasse

 

Registrierkasse Kassen / Bediener

 

Auf der linken Seite ist die Übersicht der bereits erstellten Registrierkassen. Standardmäßig ist hier keine Kassa vorhanden und kann nun unter Neue Registrierkasse angelegt werden.

 

Neue Registrierkasse

 

Hier können Sie nun die Grundeinstellungen wie Kassenname & -ziffer, Währung, Nummernkreislauf verändern und auswählen, ob die Daten aus der Registrierkasse in das Modul Umsatzstatistik einbezogen werden sollen.

Wichtig ist hier die Zugriffseinstellung, welche Mitarbeiter auf welche Kassa Zugriff haben.

In unserem Beispiel haben beide Mitarbeiter mittels Haken der identen Kassa zugeordnet.

 

Zugriff auf Registrierkasse

 

Die Einrichtung/Anmeldung in KingBill ist nun erledigt.

Im nächsten Schritt wird die Registrierkasse unter FinanzOnline registriert.

 

5. Registrierung in KingBill

Die Registrierung der Registrierkasse unterscheidet sich je nach Signaturerstellungseinheit.

Mittels HSM-KeyLabel können die Daten direkt an FinanzOnline durch den Webservice-Benutzer übermittelt werden. So ist es auch möglich, zukünftige Jahresbelege direkt an FinanzOnline zu übermitteln.

Mit einer Karte von A-Trust ist nur eine manuelle Registrierung der Kassa möglich. Hier benötigen Sie keinen Webservice-Benutzer.

Öffnen Sie in KingBill Einstellungen ändern > Registrierkasse > FinanzOnline

 

Einstellungen ändern

 

Registrierkasse Einstellungen

 

FinanzOnline

 

Wie Sie die Registrierkasse mit der jeweiligen Signaturerstellungseinheit registrieren, finden Sie unten anstehend beschrieben.

 

5.1 Registrierung mittels HSM – KeyLabel

Wenn Sie den HSM – KeyLabel bei uns erworben & bereits erhalten haben, so können Sie mit der automatischen Registrierung der Registrierkasse starten.

Im geöffneten KingBill können Sie die Registrierung unter FinanzOnline durchführen.

Fügen Sie hier nun folgende Daten ein:

  • Teilnehmer-Identifikation: In das Feld Teilnehmer-Identifikation geben Sie Ihre Teilnehmer Identifikationsnummer von FinanzOnline ein.
  • Benutzer-Identifikation: In das Feld Benutzer-Identifikation geben Sie die Benutzer Identifikationsnummer vom Webservice-Benutzer ein.
  • PIN: In das Feld Benutzer-PIN geben Sie den Benutzer-PIN vom Webservice-Benutzer ein.

 

FinanzOnline Anmeldung

 

Bevor die automatische Registrierung durchgeführt werden kann, muss der HSM – KeyLabel unter der Signaturerstellungseinheit hinzugefügt werden.

Klicken Sie hierfür auf das Zahnradsymbol unter Signatur-Einheit:

 

Signatur-Einheit

 

Standardmäßig ist keine Signaturerstellungseinheit ausgewählt, klicken Sie daher auf den Button Signatur-Einheiten um diese anzulegen:

 

Signatur-Einheit

 

Wählen Sie als Typ HSM aus und fügen Sie den KeyLabel welchen Sie per Mail erhalten haben, ein. Danach haken Sie die Mitarbeiter an, welche in der Registrierkasse diese Signaturerstellungseinheit zum Verbuchen verwenden dürfen.

 

Signatur-Einheit

 

Die Eingaben nun mittels Speichern bestätigen und durch Klick auf Zurück, sind Sie wieder im FinanzOnline-Fenster von KingBill.

Die Kassa sowie die Signaturerstellungseinheit können nun registriert werden.

Bitte nun auf Kasse registrieren klicken & die Registrierungsmeldung mittels Ja bestätigen, dann wird die Registrierkasse automatisch registriert.

Danach auch für die Signaturerstellungseinheit durchführen und mittels Ja bestätigen.

 

Registrierung

 

Registrieren

 

Die Registrierung ist fast erledigt – nun fehlt noch der Startbeleg, welcher FinanzOnline mitteilt, dass Ihre Kasse nun in Betrieb ist.

Klicken Sie daher auf Startbeleg erstellen & bestätigen Sie auch hier die Meldung mittels Ja, um diesen automatisch an FinanzOnline zu übermitteln.

 

Startbeleg erstellen

 

Belegprüfung

 

Die Registrierkasse ist nun in KingBill sowie auch unter FinanzOnline registriert & in Betrieb.

Sie können sich zur Überprüfung noch bei FinanzOnline einloggen & überprüfen, ob alle Daten unter Liste aller Signaturerstellungseinheiten/Registrierkassen & übermittelten Belege erscheinen.

 

Registrierkassen Funktionsauswahl

 

5.2 Registrierung mittels A-Trust Karte

Wenn Sie eine Karte von A-Trust erworben haben, so können Sie die Registrierkasse manuell in KingBill registrieren und die Daten an FinanzOnline übermitteln.

Im geöffneten KingBill können Sie die Registrierung unter FinanzOnline durchführen.

Der KingBill benötigt von Ihnen die Seriennummer Ihrer A-Trust Karte, klicken Sie hierzu bitte auf das Zahnradsymbol unter dem Reiter Signatur-Einheit.

 

Signatur-Einheit Einstellungen

 

Standardmäßig ist keine Signaturerstellungseinheit ausgewählt, klicken Sie daher auf den Button Signatur-Einheiten um diese anzulegen:

 

Signatur-Einheit Einstellungen

 

Wählen Sie als Typ Signaturkarte aus und fügen Sie die Seriennummer Ihrer A-Trust Karte ein. Danach haken Sie die Mitarbeiter an, welche in der Registrierkasse diese Signaturerstellungseinheit zum Verbuchen verwenden dürfen.

 

Signatur-Einheit Einstellungen

 

Die Eingaben nun mittels Speichern bestätigen und durch Klick auf Zurück, sind Sie wieder im FinanzOnline-Fenster von KingBill.

Die Kassa sowie die Signaturerstellungseinheit können nun registriert werden.

Bitte nun auf Kasse registrieren klicken & die Registrierungsmeldung mittels Nein bestätigen, dann wird die Registrierkasse manuell registriert.

 

Signatur-Einheit registrieren

 

Signatur-Einheit registrieren

 

Der KingBill fragt nun, ob die manuelle Registrierung beim Finanzamt erfolgreich war. Hier wählen Sie bitte Ja, dies wird dann weiter unten beschrieben & registriert.

 

Signatur-Einheit registrieren

 

Danach auch für die Signaturerstellungseinheit durchführen und mittels Ja bestätigen.

Die Registrierung ist fast erledigt – nun fehlt noch der Startbeleg, welcher FinanzOnline dann die Daten zur Kassa wie beispielsweise „KassenID-Nr.“ übermittelt.

Klicken Sie daher auf Startbeleg erstellen & bestätigen Sie auch hier die Meldung mittels Nein, um diesen manuell zu erstellen

 

Startbeleg erstellen

 

Belegprüfung

 

Nun werden Sie gefragt, ob die manuelle Belegprüfung mittels „BMF-Belegcheck“-App erfolgreich war, dies können Sie vorerst mit Ja bestätigen.

 

Belegprüfung erfolgreich

 

Die Registrierkasse ist in KingBill registriert und kann nun in FinanzOnline registriert werden.

Loggen Sie sich hierzu direkt bei FinanzOnline ein und klicken Sie auf den Reiter Eingaben und danach auf Registrierkassen.

 

FinanzOnline

 

Zu Beginn wird die Registrierkasse selbst registriert – wählen Sie daher unter der Kategorie Registrierkassen die Registrierung einer Registrierkasse aus.

 

Registrierung einer Registrierkasse

 

Für die Registrierung wird die Kassenidentifikationsnummer sowie der AES-Key benötigt.

 

Kasseninformationen

 

Diese Daten finden Sie direkt im KingBill unter dem Reiter Kasseninformation.

 

Datenerfassung

 

Sobald Sie dies hinterlegt haben, können Sie mittels Registrieren-Button die Registrierung der Registrierkasse durchführen.

Im nächsten Schritt wird die Signaturerstellungseinheit im FinanzOnline registriert.

Wählen Sie daher unter der Kategorie Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheiten die Registrierung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit aus.

 

Registrierung eienr Signatur-Einheit

 

  • Art der Sicherheitseinrichtung: Signaturkarte
  • Vertrauensanbieter: AT1 A-TRUST
  • Seriennummer des Signaturzertifikat: Hier bitte die Seriennummer eingeben

 

Registrierung eienr Signatur-Einheit

 

Sobald Sie dies hinterlegt haben, können Sie mittels Registrieren-Button die Registrierung der Signaturerstellungseinheit durchführen.

Im letzten Schritt benötigen Sie die „BMF Belegcheck“-App damit Sie den Startbeleg übermitteln können.

Nach dem Öffnen der App können Sie direkt den QR-Code des Startbeleges mittels der App scannen.

Klicken Sie hierzu auf „Code scannen“ – danach werden Sie aufgefordert den Authentifizierungscode einzugeben. Dieser wurde bei der Registrierung der Registrierkasse vergeben.

Den Authentifizierungscode finden Sie auch unter dem Reiter Belegprüfung im FinanzOnline:

 

Belegprüfung

 

Nach der Übermittlung des Startbeleges, finden Sie diesen unter Liste aller übermittelten Belege.

Die Registrierung der Registrierkasse ist somit vollständig abgeschlossen und Sie können mit der Registrierkasse von KingBill arbeiten!

Persönlich Einfach Erfahren Flexibel Offline
PERSÖNLICH EINFACH ERFAHREN FLEXIBEL OFFLINE