Finanzen - FiBu Schnittstelle
Einstellungen
- Standardschnittstelle: Die hier gewählte Schnitstelle wird als Standard hinterlegt, beim Export muss diese dann nicht erneut ausgewählt werden
- Datei-Zielpfad / Emailadresse:
- KBO-Kunden bzw bei der Firmeneinstellung "Nutze KingBill für Mailversand" kann man hier seine Ziel-Emailadresse hinterlegen. Sollte die vom Buchhalter sein...
- Restliche Nutzer können hier den Dateispeicherpfad für die Exportdatei setzen. Diese muss dann manuell verschickt werden
- Standard Buchungskonto Artikel: Legt man neue Artikel an, bekommen diese automatisch das hier hinterlegte Buchhaltungskonto
- Standard Buchhaltungskonto Kunden: Hier gilt das selbige wie bei 3. Kunden
Rein mit den Daten!
Kunden / Artikel
Als wichtigstes ist es zu Beginn meine Grunddaten mit Buchhaltungskonten zu versehen. Im Bereich der Artikel und Kunden (Tab Zusatzfelder) ist ein Eingabenfeld für das Buchhaltungskonto verfügbar. Über dieses Konto sind die Produkte / Kunden im Buchhaltungssystem hinterlegt und zuordbar. Diese sind beim Buchhalter anzufordern.
Alternativ können Sie auch über die Importfunktion mehrere Buchhaltungskonten bei Kunden und Artikeln einlesen.
Möchten Sie Versandkosten und etwaige Rabatte in der Fibu nutzen, so legen Sie diese bitte ebenfalls als Artikel an
Zahlungen Auch zu exportieren sind Zahlungen. Diese können bekannter Maßen in
- Rechnungen
- Offene Postenverwaltung
Ansonsten kann auch direkt während eines Zahlungsvorganges (hier Bsp. Offene Posten) das Konto manuell eingetragen werden:
Kassenbuch
Die Kassenbücher sind unter Einstellungen -> Kassenbuch -> Kassenbücher einzutragen. Dieser Bereich wurde um ein Buchhaltungskonto erweitert:
Zusätzlich wird noch für jede einzelne Buchung ein Buchhaltungskonto benötigt. Dieses kann direkt beim Buchen von Bewegungen eingegeben werden:
Der Export
Zu finden ist dieser direkt auf der Startmaske von KingBill. Falls nicht vorhanden, einfach über die Zusatzmoduleinstellungen zum Testen aktivieren.
In der Hauptansicht gibt es folgende Einstellungen:
- TYP: Hier wählen Sie zwischen Rechnungen / Gutschriften / Kassenbuch / Zahlungen
- PDF: Optional kann man sämtliche exportierten Rechnungen als PDF an einen gewünschten Pfad legen lassen, um diese Später auch zu übermitteln
- DATUM: Festlegen des Zeitraums für den Export
- RESEND: Bestimmt, ob bereits gesendete Buchungen nochmals erzeugt werden sollen
- SCHNITTSTELLEN: Hier können Sie zwischen den Erworbenen Schnittstellen wählen. In der Regel hat man nur eine
- EMPFÄNGER: Dies ist die Zustelladresse (Email) der generierten Files. Diese werden entweder KingBill-Intern, oder über Ihr eigens Mailprogramm versandt.
- SENDEN: Button zum Starten
Wichtig!
Kassenbucheinträge die nicht im Kassenbuch gebucht, sondern aus Zahlungen im Wizard / Offene Posten / Ausgaben generiert wurden, werden nur über den Buchhaltungsexport der Zahlungen exportiert, nicht über den Kassenbuchbuchhaltungsexport.
Der Versand:
Manche Schnittstellen bieten noch zusätzlich die Möglichkeiten Kundendaten mit zu generieren, um die Daten beim Buchhalter abzugleichen. Dies ist als optional gesehen und keine Pflicht:
Starten Sie nun diesen über den SENDEN-Button direkt unter der Empfänger-Emailadresse. Als 1. erfolgt eine Vorvalidierung der Daten. Hier werde die Grunddaten wie "Ist bei den Rechnungspositionen auch ein Buchungskonto hinterlegt" geprüft. Solche Lückenhaften Daten können nicht exportiert werden. Wenn man hier möchte, kann man den Export einfach abbrechen und die Lückenhaften Daten korriegieren, oder einfach "trotzdem fortfahren" zu klicken:
Danach wird der Export gestartet, eine Datei erzeugt und je nachdem bei Ihrem Pfad abgelegt oder im Mailversand geöffnet. Diese Datei muss dann nurnoch versendet werden.
Hier nochmals zur Veranschaulichung der Abfolge:
- Vorvalidierung
- Fehler gefunden: Abbruch | Fortfahren
- Keine Fehler: Fährt automatisch fort
- Generierung der Exportdatein
- Öffnen des Mailprogramms mit angehängten Exportdatein
Validierungsfehler
- "Für X wurde kein Kunde aus der Datenbank ausgewählt" Lösung: Kunde in der Datenbank abspeichern und in der Rechnung aus der Kundenliste auswählen
- "Für X wurde ein Kunde ohne Buchhaltungskonto ausgewählt" Lösung: Den Kunden der im Dokument gewählt ist bearbeiten und ein Buchhaltungskonto hinterlegen
- "Für X wurde ein nicht exportierbarer Betreff vergeben" Lösung:
- Zulässige Zeichen im Betreff: " - / _ : "
- Vor den Nummernblock darf nur 1 Wort stehen. Bsp.: "Rechnung 2016-01.02" / "Schlussrechnung 2016/01_02
- "Der Artikel X hat kein Buchhaltungskonto" Lösung: Den Artikel der im Dokument gewählt ist bearbeiten und ein Buchhaltungskonto hinterlegen