Ab 1. Jänner 2014 sind alle Vertragspartner des Bundes im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit Bundesdienststellen verpflichtet, Rechnungen ausschließlich elektronisch in strukturierter Form einzubringen. Ab diesem Zeitpunkt werden von Bundesdienststellen keine Papierrechnungen mehr akzeptiert.
Die KingBill GmbH ist hierfür in der Liste der Umsetzungspartner der Wirtschaftskammer Österreich angeführt.
Wichtig:
Damit von Seiten des Bundes E-Rechnungen eingereicht werden dürfen, muss am Unternehmerserviceprotal (USP) ein USP-Administrator angelegt werden.
Einstellungen:
Über die allgemeinen Einstellungen in KingBill lassen sich die E-Rechnungen aktivierten. Wurden diese aktiviert, müssen die geforderten Firmeninformationen eingegeben werden, da diese vom Bund verlangt werden.
Erstellung:
Die gewohnten Funktionen "Neue Rechnung" / "Neue Gutschrift" wurden erweitert, wodurch nun das Betätigen des E-Rechnungs-Button die Erstellungsmöglichkeiten anbietet.
Wichtig (Pflichtfelder):
Damit die E-Rechnung erstellt werden kann, sind viele Pflichtfelder vorgeschrieben
- Betreff ( [a-z] [A-Z] [0-9] [-_] )
- Leistungszeitraum = Lieferdatum ( YYYY-MM-DD )
- Referenz (Tab Auftragsreferenz, ist auf der Bestellung des Bundes vermerkt)
- Bearbeiter
- Vortext
- Zahlungsbedingungen
- Schlusstext
- Kunde: Anrede, Name, Kontaktperson, Adresse, PLZ & Ort, Land (automatisch AUT), UID (default ATU00000000)
- Artikel: Positionsnummer, Artikelname, Einzelpreis, Menge, Einheit, MwSt
- Lieferantennummer (Feld Lieferantennummer, ist in KingBill in der Kundenverwaltung zu hinterlegen, bekommen Sie vom Bund zugewiesen)
Sonstiges:
- Gesamtrechnungsrabatte / Versandkosten / Ab- oder Zuschläge sind nicht zulässig (diese bitte im Bedarfsfall als separate Positionen einfügen)
- Lieferadresse = Rechnungsadresse
- Skontofunktion ist derzeit noch nicht integriert
Manuelle Einbringung [ebInterface 4.0]
Unter Pfad ist der Ort anzugeben, wo auf der Festplatte die E-Rechnung gespeichert werden soll.
Für das Hochladen muss ein USP-Admin benannt und diese Funktion am Unternehmerserviceportal freigeschalten werden.
Eine Beschreibung finden hier.
Nach der Anmeldung am USP (www.usp.gv.at) können Sie dann die Funktion eRechnung an den Bund auswählen.
Automatischer Upload mittels WebService [WebService V2.0]
Die Zugangsdaten sind über das Unternehmerserviceprotal (USP) zu bekommen.
Der Upload erfolgt dann automatisch, für Testzwecke kann das Häkchen "Testen" gesetzt werden. Nach dem Upload erhaltet man auf die in den E-Rechnungs-Einstellungen hinterlege eMail-Adresse eine Bestätigung des Servers und im Erfolgsfall die visualisierte Rechnung in Form eines PDFs.
Referenzen / Quellen:
