Finanzen - Ausgaben
Die geschäftliche Kommunikation passiert auch heute noch hauptsächlich per Post. In vielen Unternehmen werden Eingangsrechnungen deshalb noch immer manuell verarbeitet und archiviert. Mit der Automatisierung und Digitalisierung dieser Geschäftsprozesse kann man vieles optimieren und vereinfachen.
Mit dem Zusatzmodul Ausgaben können Sie aber nicht nur Eingangsrechnungen, sondern auch Gutschriften, Stornos oder Löhne/Gehälter einbuchen. Je mehr Daten Sie in die Software eingeben, desto genauer kennen Sie den finanziellen Status Ihrer Firma.
Dieses Zusatzmodul können Sie hier bestellen ›
Liste aller Ausgaben
Es erscheinen alle Transaktionen zu Ihren Geschäftsfällen. Am Ampel-Symbol erkennen Sie, welche Buchungen schon bezahlt (grün) und welche noch zu zahlen sind (orange). Sie können die angezeigten Spalten ändern, in dem Sie auf die graue Überschrift der Spalte mit der rechten Maustaste klicken. Auf der linken Seite stehen Ihnen Filter und die Volltextsuche zur Verfügung.
Neue Buchung eintragen
Klicken Sie oben auf die Schaltfläche [Neue Buchung]. Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Eingabemöglichkeiten.
- Buchungsnummer
wird automatisch vergeben und kann hier abgeändert werden - Rechnungsnummer
geben Sie hier die Rechnungsnummer der Eingangsrechnung ein. Dieses Feld kann auch leer bleiben. - Rechnungsart
wählen Sie die passende Kategorie - Rechnungssteller
wenn Sie hier reinklicken, ändert sich darunter die Eingabemaske der Positionen auf Ihre Kundenliste und Lieferantenliste. Sie können entweder einen beliebigen Namen eingeben, oder Sie wählen einen Kunden oder Lieferanten aus Ihrer Liste, in dem Sie den Eintrag doppelklicken - Datum
der Eingangsrechnung - Fälligkeitsdatum
wann ist diese Rechnung fällig? Eine interessante Information, um keine Zahlungsziele zu verpassen. - Datum Posteingang
wann haben Sie diese Rechnung erhalten?
Im obigen Bild geben Sie unter Schritt "2" die Ausgaben ein. Die Angabe der Gruppe ist optional.
Es steht Ihnen immer genau eine Zeile für eine Position der Rechnung zur Verfügung. Wenn Sie weitere Zeilen brauchen, klicken Sie links unten auf die Schaltfläche [Hinzufügen].
Wenn Sie alle Positionen eingegeben haben, kontrollieren Sie bitte die Werte Summe Netto und Brutto mit Ihrem Beleg. Das muss übereinstimmen.
- Kommentar
hier können Sie beliebige Hinweise zu dieser Buchung eingeben
- Skonto
wenn Ihnen der Rechnungssteller einen oder meherere Skonti anbietet, dann können Sie diese hier eintragen. Diese Information hilft Ihnen Geld zu sparen und macht das Ausbuchen der Eingangsrechnung noch einfacher.
- Zahlungen
hier finden Sie alle von Ihnen bisher eingetragenen Teilzahlungen
- Bankdaten
sehr praktisch, wenn Sie sich alle zu zahlenden Ausgaben ausdrucken und als Vorlage für das Online-Banking zur Seite legen
- Dateien
hier können Sie beliebig viele Dateien hinterlegen. Besonders geeignet ist dieser Bereich aber, wenn Sie den Beleg einscannen und hier hinzufügen
Schnellere Eingabe vieler Belege
Im Normalfall setzt man sich so einmal in der Woche hin und gibt auf einen Schlag alle Ausgaben ins System ein. Damit Ihnen dies schnell von der Hand geht, bietet Ihnen KingBill drei charmante Erleichterungen an.
Als erstes gehen Sie auf [Neue Buchung].
- Ein Beleg nach dem anderen
Wenn Sie mit dem ersten Beleg fertig sind, klicken Sie links unten auf die Schaltfläche [Speichern & nächste Buchung].
- Blätterfunktion
wir sind alle "nur" Menschen und man kann sich mal irren, oder vertippen. Meist fällt einem das erst beim nächsten oder übernächsten Beleg ein (zB Datum vergessen). Dann brauchen Sie nur rechts oben blättern mit den grünen Pfeilen.
- Vorlagen verwenden
im Business Alltag kommen diverse Ausgaben häufiger vor und es ändert sich an den Belegen selbst nicht so viel. Gute Beispiele sind Miete oder Tanken.
Wenn Sie sich also denken "na diese Buchung wird wohl öfter vorkommen", dann geben Sie zuerst alle Informationen zu diesem Beleg ein. Aber bevor Sie auf Speichern klicken, klicken Sie oben links in das Feld Vorlage (dort steht jetzt "keine Vorlage" drinnen) ... vergeben Sie einen kurzen sinnvollen Namen für die Vorlage und klicken Sie danach auf das + Symbol unterhalb. Dadurch haben Sie diesen Beleg als Vorlage gespeichert und können bei jeder weiteren Buchung diese Vorlage auswählen.
Zahlung erfassen
Eingangsrechnungen haben die unangenehme Angewohnheit, dass sie bezahlt werden wollen. Dies können Sie im KingBill folgendermaßen eingeben.
Klicken Sie oben auf die Schaltfläche [Neue Zahlung].
Es öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie alle noch nicht bezahlten Belege sehen können.
- Beleg wählen
Um eine Zahlung einzugeben, klicken Sie in der Liste auf die entsprechende Zeile. - Datum, Zahlart und Betrag
- als Datum wird heute vorgeschlagen, bitte anpassen
- Zahlart aus der Liste auswählen
- der Betrag ist schon vorausgefüllt mit dem Bruttobetrag des Beleges - Skonto
wenn Sie beim Beleg mögliche Skonti eingegeben haben, dann werden Ihnen diese auf der rechten Seite in der Liste angeboten.
Wenn Sie mit Skonto bezahlt haben, können Sie einfach die entsprechende Zeile anklicken und der Betrag oben wird geändert.
Wenn Sie alle Zahlungen eingeben haben, brauchen Sie dieses Fenster nur schließen. Die Liste aller Buchungen ist nun aktualisiert.
Druckmöglichkeiten
Das Zusatzmodul Ausgaben bietet Ihnen wunderbare Möglichkeiten zum Ausdrucken an.
Klicken Sie oben in der Mitte auf die Schaltfläche [Drucken].
- Alle Ausgaben
hier finden Sie eine Liste aller Buchungen, die Sie eingetragen haben - nur Offene
eine praktische Liste zB als Vorlage fürs Online-Banking - Zahlungen
für die Kontrolle Ihrer Einnahmen / Ausgaben Rechnung
Beachten Sie bitte auch die Möglichkeit das Datum zu filtern.
Nach dem Klick auf die Schaltfläche [Drucken] erhalten Sie den gewünschten Bericht.
Diesen Bericht können Sie nun drucken, als PDF oder XLSX Datei speichern oder direkt per eMail (als PDF Anhang) versenden.
