Arbeiten mit dem KFZ-Manager

Auf dieser Handbuchseite wollen wir Ihnen das neue Modul KFZ-Manager näher bringen und Ihnen eine Übersicht der Funktionen sowie Einstellungsmöglichkeiten bieten.

Einstellungen

Navigieren Sie in der KingBill Startmaske bitte nach oben und klicken Sie auf [Einstellungen ändern].

Es öffnen sich die Einstellungen. Bitte navigieren Sie weiter nach unten und klicken Sie [Kfz].

Sie befinden sich nun in den KFZ-Manager Einstellungen.

Standards

Hier legen Sie fest, wie viele Tage vorab Sie an anstehende Überprüfungen eines Kunden-Fahrzeugs erinnert werden möchten.

Textbaustein Erinnerung

Hier definieren Sie die E-Mail-Vorlage für automatische Kunden-Erinnerungen.
Der Text lässt sich ganz nach Ihren Wünschen anpassen.

Über den blauen Infobereich auf der rechten Seite sehen Sie alle verfügbaren Variablen (wie [Kundenname], [Marke] oder [Datum]). Diese werden beim Versand automatisch durch die echten Daten aus dem KFZ-Manager ersetzt.

Folgende Schaltflächen stehen Ihnen zur Verfügung:

• [Zurücksetzen]: Setzt den Textbaustein wieder auf die originale Standardvorlage zurück.
• [Signatur speichern]: Sichert Ihre individuellen Änderungen am Text.
• [Vorschau]: Öffnet ein Vorschau-Fenster, in dem Sie den Text mit Beispieldaten gefüllt betrachten können (z. B. mit echtem Namen, Fahrzeug und Datum). Von dort aus können Sie über den Button [Testen] Ihr Standard-E-Mail-Programm starten und einen Testversand durchführen.

KFZ-Druckvorlage

Um die Kunden- und Fahrzeugdaten fehlerfrei auf einem Dokument (wie Angeboten oder Rechnungen) auszugeben, müssen Sie die spezielle KFZ.lst Druckvorlage verwenden. Ohne diese Vorlage können die spezifischen Fahrzeugdaten nicht auf dem Dokument angezeigt werden.

Hierfür haben Sie zwei Möglichkeiten:

Als Standard-Druckvorlage festlegen

Navigieren Sie bitte erneut in die Einstellungen und klicken Sie auf Druckvorlagen.

Hier sehen Sie Ihre vorhandenen Druckvorlagen. Markieren Sie die KFZ.lst und aktivieren Sie die Option Als Standardvorlage verwenden, damit diese ab sofort automatisch für Ihre Dokumente genutzt wird.

Direkt in der Dokumentvorschau auswählen

Alternativ können Sie die Vorlage auch flexibel für ein einzelnes Dokument anpassen. Öffnen Sie dazu das gewünschte Dokument und wählen Sie rechts im oberen Bereich im Dropdown-Menü einfach die KFZ.lst aus.

Fahrzeuge anlegen

Navigieren Sie in der KingBill Startmaske zum KFZ-Manager indem Sie auf [Fahrzeuge] klicken.

Im Modul KFZ-Manager erfassen Sie sämtliche Fahrzeuge Ihrer Kunden im Handumdrehen. Besonders schnell geht das über den integrierten OCR-Scanner für Zulassungsscheine und Fahrzeugscheine.

Fotografieren Sie einfach den Zulassungsschein/Fahrzeugschein, oder lassen Sie ihn von Ihrem Drucker einscannen. Die Texterkennung hat mit beiden Varianten kein Problem.

Klicken Sie auf Neu und laden Sie ein Foto oder ein PDF des Zulassungsscheins (bzw. Fahrzeugscheins) hoch. Die integrierte Texterkennung (OCR) liest die wichtigsten Daten automatisch aus und trägt sie in die entsprechenden Felder ein.

Hinweis: Sie können die automatisch ausgefüllten Felder im Anschluss natürlich jederzeit manuell überprüfen und bei Bedarf anpassen.

Fahrzeug einem Kunden zuweisen

Jedes angelegte Fahrzeug kann direkt mit einem Kunden verknüpft werden. Selbstverständlich ist es problemlos möglich, einem Kunden mehrere Fahrzeuge zuzuweisen (z. B. für Fuhrparks oder Familien).

Klicken Sie hierzu bitte im Datenblatt rechts unten auf [Kunde auswählen].

Hier wählen Sie bitte den entsprechenden Kunden aus um ihn mit dem Fahrzeug zu verbinden.

Kilometerstand

Den Kilometerstand tragen Sie bitte rechts im Datenblatt ein.

Wenn Sie später ein Dokument (wie eine Rechnung oder ein Angebot) für dieses Fahrzeug erstellen, wird immer der zu diesem Zeitpunkt aktuelle KM-Stand fest in das Dokument übernommen. Auf bereits älteren Dokumenten bleibt der historische KM-Stand selbstverständlich unverändert erhalten.

Nächste Überprüfung

Hinterlegen Sie hier das genaue Datum für die nächste fällige Überprüfung (z. B. das nächste Pickerl). Das System greift auf dieses Datum zurück, um Sie fristgerecht an anstehende Termine zu erinnern.

Kommentare

Im Kommentarfeld können Sie wichtige, fahrzeugspezifische Notizen hinterlegen. Das ist ideal für individuelle Absprachen mit dem Kunden – wie etwa mündlich vereinbarte Wunschtermine oder technische Auffälligkeiten (z. B. „Kühlschlauch leicht feucht, bei nächster Überprüfung erneut kontrollieren“), die beim nächsten Werkstattbesuch wieder auf dem Schirm sein sollen.

Dateien hinzufügen

Unter dem Datenblatt können Sie jegliche Dateien hinzufügen. Klicken Sie hierfür einfach auf [Datei hinzufügen] und wählen Sie die gewünschte Datei aus.

Erinnerung senden

Nutzen Sie die aktive Kundenbindung, um zu verhindern, dass Ihre Kunden im nächsten Jahr zu einer anderen Werkstatt abwandern. Rechtzeitig vor einer fälligen Überprüfung können Sie den Kunden ganz unkompliziert erinnern.

Klicken Sie dazu im Datenblatt des jeweiligen Fahrzeugs rechts auf die Schaltfläche Erinnerung senden.

E-Mail schicken

Nach einem Klick auf [Erinnerung senden] öffnet sich Ihr Standard-E-Mail-Programm. Die dort eingefügte Nachricht basiert automatisch auf dem von Ihnen in den KFZ-Einstellungen definierten Textbaustein und nutzt die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse als Empfänger.

Rechnung schreiben

In unserem Beispiel schreiben wir für die ausgemachte "Pickerl"-Begutachtung am 15.09.2026 eine Rechnung.