Handbuch - Briefe
Beim Schreiben Ihrer Briefe haben Sie alle Formatierungsmöglichkeiten, die Sie aus Ihrer Textverarbeitungssoftware (wie Microsoft Word) bereits kennen. Schriftarten und -größen können ebenso ausgewählt werden wie Absatzeigenschaften und Schriftfarben. Sie haben außerdem die Möglichkeit, oft verwendete Textbausteine und ganze Briefe als Vorlagen zu speichern und diese in neue Briefe einzubinden. Auch Bilder können in die Briefe eingebunden werden.
Verwaltung der Briefe
Unter dem Reiter mit dem Briefsymbol welchen Sie in der linken oberen Ecke finden, können Sie das Dropdown Menü für die Verwaltung öffnen.
- NEU - Erstellt eine neue sowie leere Vorlage.
- Vorlagen - Zentrale Verwaltung Ihrer erstellten Vorlagen.
- Briefe - Zentrale Verwaltung Ihrer erstellten Briefe.
- Speichern - Zwischenspeicherung Ihrer Vorlage.
- Seite einrichten - Seitengröße kann nach Belieben angepasst werden.
- Schließen - Modul Briefe wird gechlossen.
Erstellen einer neuen Vorlage
Sie starten direkt mit einer neuen sowie leeren Vorlage, wenn Sie das Briefe-Modul öffnen. In der linken oberen Ecke sehen Sie den Namen „Neue Vorlage“ mit dem Zusatz (ungespeichert).
Durch Klick auf das darunterliegende Diskettensymbol, können Sie die Vorlage speichern und Sie haben die Möglichkeit einen Namen für Ihre Vorlage zu vergeben.
Der Aufbau in KingBill Briefe ist inspiriert von Microsoft Word wie Sie es kennen.
Unter dem Reiter „Formatieren“ haben Sie die Möglichkeit Schriftarten bzw. -größen zu verändern, Formatvorlagen zu erstellen und viele weitere Möglichkeiten.
Durch den Reiter „Einfügen“ können Sie ein Bild in Ihre Kopf- bzw. Fußzeile integrieren, automatische Seitenzahlen am Ende des Dokumentes hinzufügen, Formen einfügen und viele weitere Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung.
Der Reiter "KingBill-Daten" bezieht sich auf Ihre derzeitigen Daten in KingBill.
Kunden - Hier handelt es sich um Programmierungsfelder, welche es ermöglichen, automatisch gewünschte Daten von den ausgewählten Kunden zu beziehen.
Sonstige - Sie möchten noch ein Datum oder die Uhrzeit, wann der Brief erstellt wurde, hinzufügen? Hierzu einfach das Zuweisungsfeld auf die Vorlage einfügen.
Vortexte - Im KingBill haben Sie unter "Einstellungen ändern" > "Textbausteine", die Möglichkeit individuelle Textbausteine zu erstellen. Die "Vortexte" können hierbei direkt auf Ihre Vorlage mittels Zuweisungsfeld bezogen werden.
Der ausgewählte Textbaustein erscheint dann automatisch auf Ihrer Vorlage:
Zielkunden - Sie sind fertig mit Ihrer Vorlage und möchten diese nun an Ihre Kunden senden? Unter dem Reiter "Zielkunden" können Sie die Empfänger auswählen und die Vorschau starten.
In der Vorschau werden nun die Zuweisungsfelder durch die Kundendaten ersetzt.
Drucken, eMail & Export – Die Vorlage ist fertig und die Vorschau wurde mit den Kundendaten gestartet. Zuletzt haben Sie die Möglichkeit, den Brief zu drucken bzw. als PDF oder Word-Datei zu exportieren oder direkt dem Kunden per Mail zu senden.
Die erstellte Vorlage sowie die gesendeten Briefe, finden Sie nun im Briefsymbol-Reiter unter Vorlagen bzw. Briefe.
