Hier werden alle Funktionen beschrieben, welche für alle Dokumenten gleich sind. Da alle Dokumenttypen auf einer Vorlage aufbauen und ein und dieselbe Vorlagen-Datei verwenden, werden Änderungen, welche Sie an der Vorlage vornehmen grundsätzlich für alle Dokumente übernommen. Die Textbausteine können Sie dann beispielsweise in den Einstellungen für den gewünschten Dokumenttyp hinterlegen & im Dokument selbst natürlich zu jeder Zeit editieren / anpassen.

Dokument erstellen

Mit KingBill schreiben Sie neue Dokumente in Sekunden, da Sie die Kunden- und Artikelinformationen per Mausklick direkt auswählen und übernehmen können.

Kümmern Sie sich nicht mehr um den Seitenumbruch, das nehmen wir Ihnen alles ab. Wenn Sie mit einem Dokument fertig sind, klicken Sie einfach auf [Speichern & Schließen] ... ohne Namen zu vergeben, oder den richtigen Speicherort auswählen zu müssen. Alle Angebote werden in der Datenbank gespeichert und können jederzeit wieder aufgerufen, in neue Rechnungen, Aufträge, Gutschriften oder Lieferscheine umgewandelt/kopiert werden.

1. Dokumenttyp wählen

   Klicken Sie über die KingBill Startmaske auf [Neue...].

   

   Auswählen können Sie unter diesen Dokumenttypen:
   Angebot, Auftrag, Angebot, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift und Bestellung.

2. Allgemein

   Hier finden Sie Ihre Standardtexte, die Sie schon im Vorfeld unter [Einstellungen ändern] [Textbausteine] definiert haben.

   

   Die Startnummer für Ihre Angebote wird unter [Einstellungen ändern] [Meine Firma] [Nummernvergabe] bestimmt. Die Angebotsnummern laufen automatisch weiter, Sie können diese auch manuell überschreiben. Das Datum ist jeweils das aktuelle, Sie können aber auch ein anderes eintragen.
   
   TIPP: Die Textbausteine können Sie auf der KingBill Startmaske über die Schaltfläche [Einstellungen ändern] [Textbausteine] definieren oder ändern. Diese Texte werden mit jedem Angebot einzeln gespeichert, Sie können also auf jeder Rechnung kundenspezifische Texte verwenden.

3. Kunde

   Geben Sie nun Ihre Kundendaten ein. Entweder manuell, oder - noch besser - aus Ihrer Kundendatenbank.
   
   TIPP: KingBill verfügt über eine so genannte "intelligente Suche": Je mehr Buchstaben eines Kundennamen Sie eingeben, desto weniger mögliche Adressaten filtert die Software letztlich zur Auswahl. Ist der gesuchte Kunde gefunden, können Sie ihn einfach mit Doppelklick aus der Liste in Ihr aktuelles Angebot übernehmen.

   

   Haben Sie einen Neukunden, und die Daten noch nicht in der Datenbank, so übernehmen Sie diese doch einfach nach dem Eintrag in Ihr Angebot unter [Neuer Kunde].

4. Artikel

   Nun geht es an die Eingabe Ihrer Artikel oder Dienstleistungen. Sie können entweder die Artikel direkt eintragen, oder sich die Artikel aus der Artikeldatenbank holen. Auch hier unterstützt die "intelligente Suche" Ihre Arbeit: Je mehr Buchstaben eines Artikels Sie eingeben, desto weniger mögliche Entsprechungen filtert die Software zur Auswahl. Fügen Sie den gewünschten Artikel mit einem Doppelklick ein und klicken Sie (WICHTIG!) auf [Hinzufügen]. Das Erstellen von Dokumenten wird so zum einem Akt weniger Sekunden. Auch mehrere MwSt.-Sätze in einem Dokument, wie der Rechnung, sind möglich.

   

Weitere Funktionen

1. Versandkosten:

   Durch Klick auf das Symbol mit dem Paket auf der linken Seite der Rechnung, können Sie wenn benötigt Versandkosten hinzufügen. Sie können den Text beliebig verändern und den Betrag sowie einen MwSt.-Satz hinzufügen. Alle Eingaben werden dann automatisch auf der Rechnungsvorlage dargestellt.

   

2. Rabatt:

   Durch Klick auf das Symbol mit dem "Minus"-Zeichen auf der linken Seite der Rechnung, können Sie dem Kunden einen Rabatt auf die Rechnung gewähren. Sie können sowohl einen Betrag als auch einen Prozentsatz hinterlegen. Die jeweilige Eingabe wird nach Klick auf "Übernehmen" mit der Vorlage synchronisiert.

   

3. Ab- oder Zuschläge:

   Durch Klick auf das Symbol mit dem „Plus“-Zeichen auf der linken Seite der Rechnung, können Sie dem Kunden einen Ab- bzw. Zuschlag auf den Preis erteilen. Sie können entscheiden ob ein Betrag oder Prozentsatz abgezogen bzw. dazugerechnet werden soll. Jede Eingabe wird nach Klick auf "Übernehmen" automatisch mit Ihrer Rechnungsvorlage abgeglichen.

   

Anzahlung verbuchen

Mit KingBill haben Sie die Möglichkeit bei einer bereits ausgestellten Rechnung den Zahlungseingang direkt über die Rechnung zu verbuchen.

Nachdem Sie die Rechnung mit allen Daten wie Kunden & Artikel erfasst haben, können Sie die Rechnung auf der linken Seite über das "Anzahlungssymbol" mit der gewünschten Zahlungsart verbuchen (Speichern der Rechnung notwendig). Diesen Schritt können Sie auch jederzeit bei älteren Rechnungen durchführen, sobald Sie den Zahlungseingang vom Kunden erhalten.

Diese Verbuchung ist vergleichbar mit den Offenen Posten, wobei Sie in den Offenen Posten nicht jede einzelne Rechnung in der Rechnungsübersicht öffnen müssen.

Wählen Sie die gewünschte Zahlungsart inkl. Datum vom Zahlungseingang aus. Geben Sie den erhaltenen Betrag ein & setzen Sie nach Belieben noch ein Kommentar.

Durch Klick auf "Hinzufügen" wird die Zahlung verbucht & erscheint auch auf der Druckvorlage.

Positionen verschieben

In KingBill bei den Rechnungen, Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Gutschriften können Sie die Positionen der Artikel schnell und einfach mit wenigen Klicks beliebig verschieben!

1. Diese finden Sie unter 3.Artikel und links unten im Bereich Artikel im Dokument.

   

2. Die Position des Artikels im Dokument verschiebt sich somit nach oben oder unten.

   

Positionsänderung

Anbei sehen Sie ein Beispiel wie es vor der Positionsänderung am Dokument aussah und danach!

1. Vor der Änderung

   

2. Nach der Änderung

   

Dokument kopieren

Mit KingBill können Sie Dokumente schnell in neue Dokumente kopieren ohne diese neu schreiben zu müssen. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit anzugeben, was alles mitkopiert werden soll.

Um ein Dokument zu kopieren, öffnen Sie zuerst die entsprechende Liste in der das Dokument hinterlegt ist.
Im Bild unten sehen Sie wie man eine Rechnung in eine Gutschrift kopiert.

1. Man öffnet zuerst die Rechnungsliste
2. Man wählt dann die gewünschte Rechnung aus indem man Sie einmal anklickt
3. Nun klickt man oben auf [Kopieren in...] und wählt [eine neue Gutschrift]
4. Danach fragt Sie das Programm was alles kopiert werden soll (siehe Bild weiter unten)
   

Auswählen und kopieren

Nachdem der Befehl ausgeführt wurde, erscheint folgendes Auswahlfenster. Wählen Sie die gewünschten Punkte aus und klicken Sie auf [Kopieren].

Textbausteine

Mit der Textbaustein-Funktion von KingBill nehmen wir Ihnen eine weitere Verwaltungsaufgabe ab. Ganz gleich ob es sich nun um Angebote, Rechnungen oder um einen Auftrag handelt. Uns ist es wichtig, dass der Auftritt nach außen optisch ansprechend gestaltet ist.

KingBill bietet Ihnen einige standardmässig eingerichtete Textbausteine für Zahlungsbedingungen, Anreden in Angeboten, Rechnungen usw., sowie entsprechende Schlusstexte an. Sie können diese Textbausteine nach Belieben ändern, neue hinzufügen oder auch bestehende löschen. Benennen Sie die Textbausteine übersichtlich und fügen Sie die gewünschten Inhalte im unteren Feld ein.
Unter [Einstellungen ändern] finden Sie die Schaltfläche [Textbausteine].

1. Textbaustein-Typ auswählen: Wählen Sie den Textbausteintyp aus.
2. Bereits angelegte Textbausteine: Durch Klick auf den Pfeil nach unten, können Sie das Dropdown-Menü öffnen, wo alle bereits angelegten Textbausteine erscheinen.
3. Neu: Erstellt einen neuen Textbaustein.
4. Name: Hier legen Sie den Namen vom Textbaustein fest.
5. Als Standardtext setzen für: Hier können Sie entscheiden, auf welchem Dokumenttyp der Textbaustein als Standard erscheint.
6. Löschen: Löscht den ausgewählten Textbaustein.
7. Speichern: Speichert den ausgewählten Textbaustein.

Einen neuen Textbaustein anlegen

In unserem Beispiel legen wir für die Zahlungsbedingungen einen neuen Textbaustein an.

Wählen Sie zuerst den Texttypen (in diesem Beispiel "Zahlungsbedingungen"). Dann klicken Sie auf die Schaltfläche [Neu] und tragen unten in das leere Feld [Name] den Namen des Textbausteins ein. Anschließend geben Sie in das große weiße Feld den gewünschten Text ein. Am unteren Rand des Fensters können Sie bei [als Standardtext setzen für] nun festlegen, bei welchem Dokument dieser Text standardmäßig geladen werden soll. Wenn Sie ein Dokument erstellen (z.B. neue Rechnung), dann ist jeder Textbaustein zusätzlich editierbar (der Original-Textbaustein bleibt jedoch unverändert).

Bestehende Textbausteine ändern

Wenn Sie einen der bereits vorhandenen Textbausteine ändern möchten, dann wählen Sie zuerst den Textbaustein-Typen (Vortext, Schlusstext, etc.) aus und dann den entsprechenden Textbaustein. Der Name und Inhalt des Textbausteines wird nun in die Programmmaske geladen. Nun können Sie den Namen des Textbausteins und den Inhalt anpassen. Wenn Sie mit der Anpassung fertig sind, dann klicken Sie auf [Speichern].

Textbausteine löschen

Wenn Sie einen Textbaustein nicht mehr benötigen, können Sie diesen hier löschen.
Einfach links auswählen und mit der Schaltfläche [Entfernen] löschen.
Hinweis: Wenn Sie einen Textbaustein löschen, dann betrifft dies nur NEUE Dokumente. Bestehende Dokumente bleiben unverändert.

Arten unterschiedlicher Textbausteine

Wir liefern Ihnen die unterschiedlichsten Textbaustein-Arten mit.

1. Zahlungsbedingungen:

   Die Zahlungsbedingungen erscheinen im jeweiligen Dokument direkt unter der Positionstabelle.

   

2. Projekte:

   Beim Projektfeld handelt es sich um einen spezifischen Textbaustein, welcher an oberster Stelle der Positionstabelle erscheint (auch über dem Vortext). Der Name dieses Textbausteins ist ebenfalls editierbar.

   

   Den Namen "Projekt" können Sie direkt im KingBill unter [Einstellungen ändern] [Druckstandards] nach Belieben verändern.

3. Vortext:

   Der Textbaustein "Vortext" wird direkt über der Positionstabelle gedruckt.

   

4. Schlusstext:

   Der "Schlusstext" ist das Abschlusslicht der Textbausteine und wird unter der Positionstabelle unterhalb etwaiger Zahlungsbedingungen gedruckt.

   

5. Status:

   Beim "Status" handelt es sich um eine spezifische Art von Textbaustein. Dieser wird nicht im Dokument selbst gewählt, sondern dient als interne Notiz zu einem Dokument.
   In der Übersichtsmaske eines beliebigen Dokumenttyps finden Sie "Status und Kommentare".
   Wählen Sie ein Dokument Ihrer Wahl aus & klicken Sie auf "Status und Kommentare".

   

   In der geöffneten Übersicht können Sie zu diesem Dokument einen Kommentar bzw. den Textbaustein "Status" hinterlegen.

   

Kapitel

Sie wollen eine Rechnung in mehrere Gruppen unterteilen und gesonderte Zwischensummen ausgeben?

Dazu steht Ihnen im KingBill die Kapitelfunktion zur Verfügung.

Anwendungsbeispiele:

• Installateur - Will gesonderte Summen für Bad, Wohnzimmer, etc.
• Mechaniker - Seine Dienstleistungen will er getrennt von den verkauften (Ersatz)teilen berechnen.
• EDV-Techniker - Software und Hardware sowie Dienstleistungen sollen getrennt sein.

Kapitel im Dokument

Wie das aussehen könnte, haben wir Ihnen im nachfolgenden Bild anhand des EDV-Techniker-Beispiels visualisiert.

Kapitel Anlegen

Und so funktioniert es:

1. Im 3.Artikel Bereich der Dokumenterstellung, bei dem man die Artikel hinzufügt, ist oben ein Feld [Kapitel] zu sehen.

   

2. Tragen Sie dort den gewünschten Kapitelnamen ein.

   Tragen Sie keine sehr langen Namen ein, da das Feld in der Länge beschränkt ist.

3. Nun können Sie zu dem eingetragenen Kapitel Artikel hinzufügen, indem Sie wie gewohnt die Artikel aus der Artikelliste auswählen und dann einfach in das Dokument übernehmen.

   Das eingetragene Kapitel bleibt solange aktiv, bis Sie den Namen aus dem Feld löschen, durch einen Anderen ersetzen, oder einen Artikel aus der Liste der bereits verrechneten Positionen anklicken, welcher einen anderen Kapitelnamen aufweist.

WICHTIG: Damit Positionen gruppiert werden, müssen die Kapitelnamen identisch sein. Bitte auf Groß- und Kleinschreibung bzw. auf die Leerzeichensetzung achten!

Wie entferne ich ein Kapitel aus einer Position?

Indem Sie die gewünschte Position in der Liste der Artikel im Dokument anklicken, dann oben den Kapitelnamen entfernen und anschließend die Position aktualisieren.

Die Unterkapitel verhalten sich nicht wie Kapitel

Mit der Unterkapitelfunktion können Sie noch eine zusätzliche Ziffer bei der Positionsnummer hinzufügen.
Zum Beispiel: 1.1.1, 1.1.2, ....

Der Name des Unterkapitels ist nur sichtbar, wenn Sie auf den gewünschten Artikel klicken.