Was ist die GoBD?

Autor: Georg Rossek
Titelbild: Was ist die GoBD?

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD

Am 14. November 2014 wurden die GoBD vom deutschen BFM veröffentlicht. Diese lösen seit dem 1. Jänner 2015 die GDPdU und DoBS ab.

Was ist die GoBD?
 

Eckdaten der wichtigsten umgesetzten Punkte:

  • Die Daten werden von Beginn an vom JWM aufgezeichnet. Somit kann man auf alle Daten seit Beginn der Aufzeichnung im JWM zugreifen.
  • Alle Bewegungen der Kassen werden eindeutig und fortlaufend nummeriert. Außerdem werden Daten, die für die Kasse relevant sind (Preis, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag), verschlüsselt. Die Unveränderbarkeit der Kassen wird durch diese Verschlüsselung gewährleistet.
  • Alle Veränderungen im JWM werden abgespeichert und können jederzeit nachvollzogen werden. Sowohl zeitlich, inhaltlich und von wem diese durchgeführt wurden. Es können keine Daten gelöscht werden. Der Bediener der Kasse ist auf jedem Beleg ersichtlich und alle Bestandsveränderungen werden aufgezeichnet, beziehungsweise protokolliert. Zusätzlich werden auch alle Inventurdaten im System permanent gespeichert.
  • Durch JWM können die Daten auf Verlangen der Behörde sofort zur Verfügung gestellt werden. Der Export der Daten im vorgegebenen Format ist durch das JWM gegeben und kann dem Prüfer jederzeit übergeben werden.
  • Durch die zusätzliche digitale Signatur kann ein Steuerpflichtiger die Korrektheit seiner Registrierkassen und Daten beweisen.

GoBD – Was sind sie?

Die GoBD beinhalten die ordnungsgemäße Buchhaltung und Aufbewahrung im digitalen Zeitalter. In den GoBD werden vom BMF die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an eine EDV-gestützte elektronische Buchhaltung konkretisiert.

Die seit 2015 geltenden GoBD enthalten eine Vielzahl von Konkretisierungen und spezifischen Verfahrensweisen. Die GoBD legen hauptsächlich fest, wie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung durch Softwaresysteme umgesetzt werden müssen. Es soll damit verhindert werden, dass zu wenig Steuern vereinnahmt werden. Dieses Thema sollte von den Unternehmern nicht auf die leichte Schulter genommen werden.

Was bedeutet „ordnungsgemäß“ für die elektronische Buchführung und die Archivierung in einem ECM?

Es gilt: Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht müssen im Belegwesen, in der Buchung und in der Dokumentation von Geschäftsvorfällen jederzeit gewährleistet sein. Eine Verfahrensdokumentation und ein revisionssicheres ECM gehören zwingend dazu.  

GoBD – Für wen gelten sie?

Betroffen sind alle deutschen Unternehmer, welche ihre Buchführung elektronisch mittels einer Software betreiben. Es muss die Ordnungsmäßigkeitsanforderung des BMF beachtet werden und eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Dies gilt für Einnahmeüberschussrechner und für Buchführungspflichtige, ohne doppelte Buchführung.

GoBD – Betroffene System- und Unternehmensteile

Alle Software-Systeme sowie Prozesse in Deutschland, die mit steuerrelevanten Daten zu tun haben, müssen die Anforderungen der GoBD erfüllen. Hier enthalten ist die Software für Buchführung, Anlagenbuchhaltung, Kasse sowie Archivierung im Dokumentenmanagement bzw. ECM mit allen Haupt- und Nebensystemen. Auch von den GoBD betroffen sind Zeiterfassung, Kasse, Taxameter und viele andere Systeme, in denen steuerrelevante Vorfälle erzeugt, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Die GoBD definieren „steuerrelevante Informationen“ nicht eindeutig. Es muss davon ausgegangen werden, dass alle Belege, Aufzeichnungen und elektronischen Vorgänge, die in irgendeiner Weise ihren Niederschlag in der Buchführung finden, einschließlich Schnittstellen, historische Daten und Verfahrensweisen, damit gemeint sind.

Einzelne große Steuerberatungskanzleien bieten spezielle Veranstaltungen zu diesen Themen an.

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