Was sind die GoBD?

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD

Was ist die GoBD?

Autor: Ing. Alexander Kollin

Die GoBD regeln die elektronische Führung von Büchern durch Unternehmer. Am 14. November 2014 wurden die GoBD vom deutschen Bundesfinanzministerium als BMF-Schreiben veröffentlicht. Diese lösten ab dem 1. Januar 2015 die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) von 2001 und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) von 1995 ab. Demnach müssen Ihre Daten für das Finanzamt bereitgestellt werden. Lesen Sie weiter und erfahren Sie in diesem Leitfaden die wichtigsten Eckdaten sowie die Neuerungen für die Unternehmenspraxis seit 2015!

GoBD – Was sind sie?

Die GoBD beinhalten die ordnungsgemäße Buchhaltung und Aufbewahrung im digitalen Zeitalter für die Kontrolle durch das Finanzamt. In den GoBD werden vom BMF die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an eine EDV-gestützte elektronische Buchhaltung konkretisiert. Die seit 1.1. 2015 geltenden GoBD enthalten eine Vielzahl von Konkretisierungen und spezifischen Verfahrensweisen. Mit 1.1. 2017 traten die Bestimmungen bezüglich der Dokumentation aller steuerrelevanten Vorgänge vollständig in Kraft.

Die GoBD legen hauptsächlich fest, wie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung in der Unternehmenspraxis durch Softwaresysteme umgesetzt werden müssen, sodass sie vom Finanzamt verarbeitet werden können. Es soll damit verhindert werden, dass zu wenig Steuern vereinnahmt werden. Einmal im Jahr wird die Umsatzsteuer veranlagt. Monatlich ist die UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung) aus den Festschreibungen der Buchungsstapel zu erstellen. In der UStVA werden die Vorsteuerbeträge der Umsatzsteuer gegenübergestellt. Vor der UStVA sollten alle Buchungen aus dem Buchungsstapel festgeschrieben sein. Das Thema GoBD sollte von den Unternehmern nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Seit dem 1.1.2018 können die Finanzbehörden außerdem nach dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen unangekündigte Kassen-Nachschauen durchführen.

GoBD – Für wen gelten sie?

Betroffen sind alle deutschen Unternehmer, welche ihre Buchführung elektronisch mittels einer Software betreiben, somit auch für Freiberufler und kleine Unternehmen (vgl. Rz. 3). Es muss die Ordnungsmäßigkeitsanforderung des BMF beachtet werden und eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. Dies gilt für Einnahmeüberschussrechner und für Buchführungspflichtige ohne doppelte Buchführung.

Welche elektronischen Daten müssen aufbewahrt werden?

Die GoBD regeln, dass alle elektronisch entstandenen Aufzeichnungen auch elektronisch archiviert werden müssen und über die gesamte Aufbewahrungsfrist weder gelöscht noch verändert werden dürfen. Nach Randziffer 62 hängen Inhalt und Umfang der aufgezeichneten Inhalte von der Art der Belege sowie den eingesetzten Verfahren ab. Dies gilt nach Randziffer 20 auch für Daten aus Vorsystemen und nach Randziffer 121 auch für E-Mails, sofern sie nicht nur als Transportmittel für angehängte Daten gelten.

Was bedeutet "ordnungsgemäß" für die elektronische Buchführung und die Archivierung in einem ECM?

Es gilt: Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht müssen im Belegwesen, in der Buchung und in der Dokumentation von Geschäftsvorfällen jederzeit gewährleistet sein. Dies wird unter anderem in Randziffern 110 und 125 geregelt. Eine Verfahrensdokumentation und ein revisionssicheres ECM (Enterprise-Content-Management) gehören zwingend dazu. Ein Geschäftsfall aus dem Buchungsstapel gilt erst dann als gebucht, wenn die Buchung nicht mehr vorläufig, sondern festgeschrieben ist. Diese Festschreibung von Buchungsstapeln sollte spätestens bis zur Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) erfolgen. Die UStVA erfolgt monatlich, daher sollten auch die Buchungsstapel monatlich vor der UStVA festgeschrieben sein.

GoBD – Betroffene System- und Unternehmensteile

Alle Software-Systeme sowie Prozesse in Deutschland, die mit steuerrelevanten Daten zu tun haben, müssen die Anforderungen der GoBD erfüllen. Hier enthalten ist die Software für Buchführung, Anlagenbuchhaltung, Kasse sowie Archivierung im Dokumentenmanagement bzw. ECM mit allen Haupt- und Nebensystemen. Auch von den GoBD betroffen sind Zeiterfassung, Kasse, Taxameter und viele andere Systeme, in denen steuerrelevante Vorfälle erzeugt, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Die GoBD definieren „steuerrelevante Informationen“ nicht eindeutig. Es muss davon ausgegangen werden, dass alle Belege, Aufzeichnungen und elektronischen Vorgänge, die in irgendeiner Weise ihren Niederschlag in der Finanzverwaltung finden, einschließlich Schnittstellen, historische Daten und Verfahrensweisen, damit gemeint sind.

Eckdaten der wichtigsten umgesetzten Punkte im JWM:

Die Daten werden von Beginn an vom JWM aufgezeichnet. Somit kann man auf alle Daten seit Beginn der Aufzeichnung im JWM zugreifen.

Alle Bewegungen der Kassen werden eindeutig und fortlaufend nummeriert. Außerdem werden Daten, die für die Kasse relevant sind (Preis, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag), verschlüsselt. Die Unveränderbarkeit der Kassen wird durch diese Verschlüsselung gewährleistet.

Alle Veränderungen im JWM werden abgespeichert und können jederzeit nachvollzogen werden. Sowohl zeitlich, inhaltlich und von wem diese durchgeführt wurden. Es können keine Daten gelöscht werden. Der Bediener der Kasse ist auf jedem Beleg ersichtlich und alle Bestandsveränderungen werden aufgezeichnet, beziehungsweise protokolliert. Zusätzlich werden auch alle Inventurdaten im System permanent gespeichert.

Durch JWM können die Daten auf Verlangen dem Finanzamt sofort zur Verfügung gestellt werden. Der Export der Daten im vorgegebenen Format ist durch das JWM gegeben und kann dem Prüfer jederzeit übergeben werden.

Durch die zusätzliche digitale Signatur kann ein Steuerpflichtiger die Korrektheit seiner Registrierkassen und Daten beweisen.

Datenzugriff durch die Finanzbehörde

Das Finanzamt hat im Rahmen der Steuerüberprüfung das Recht auf Datenzugriff, das sämtliche aufzeichnungspflichtige sowie aufbewahrungspflichtige Dokumente umfasst. Zusätzlich muss auch die Verfahrensdokumentation vorgelegt werden, wenn ein elektronisches Datenverarbeitungssystem genutzt wird. Dabei gibt es drei Arten des Datenzugriffs durch das Finanzamt:

  • den unmittelbaren Datenzugriff per Leseberechtigung für die genutzte Hardware und Software des Unternehmens,
  • den mittelbaren Datenzugriff per maschineller Auswertung der erforderlichen Daten
  • sowie per Datenträgerüberlassung.

GOBD 2.0 – geplante Neufassung GoBD (neu) 2019

Im Oktober 2018 wurde der Entwurf zur „Neufassung der GoBD“ für 2019 vorgestellt. Darin sind einige Änderungen vorgesehen, die die Führung der Aufzeichnungen zur Übergabe an das Finanzamt für Unternehmen und damit die Unternehmenspraxis insgesamt einfacher machen sollen.

Aufbewahrung nach der Konvertierung
Wenn bei der Konvertierung der Aufzeichnungen von einem Format in ein anderes keine bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen vorgenommen wurden und keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen, der Umwandlungsvorgang durch eine Verfahrensdokumentation dokumentiert wird und die maschinelle Auswertung nicht beeinträchtigt wird, wird nur mehr die jeweils neue Version der Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen.

Eingescannte Dokumente ersetzen Papierdokumente
Papierbelege können nach Randziffer 140 eingescannt und im Anschluss vernichtet werden, sofern man sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original für das Finanzamt aufbewahren muss. Weitere Informationen zu papierbelegten Aufzeichnungen finden Sie in unserem Artikel Gelten die GoBD für Freiberufler?

Das Smartphone als zulässiges Erfassungsinstrument
Aufzeichnungen wie Belege, Schriftstücke und Geschehnisse im Außendienst werden nun nach Randziffer 130 auch anstelle von Papierbelegen am Smartphone erfasst werden können. Dies gilt nach Randziffer 136 auch für das Ausland, da die Daten ja weiterhin im Inland geführt und aufbewahrt werden.

Cloud Systeme als virtuelles Speichermedium
Zu den Speichermedien für Aufzeichnungen werden nun nach Randziffer 20 auch explizit Cloud-Systeme zählen. Außerdem gibt es durch das Gesetz nun eine Rechtsklarheit darüber, wie die Ablage und Bearbeitung der Daten im virtuellen Speicher ablaufen. Wenn sich der Standort des Servers im Ausland befindet, muss eine Genehmigung beantragt werden, die Buchführungsunterlagen auf diesem Cloudserver aufbewahren zu dürfen.

Haben Sie nach diesem Leitfaden noch Fragen? Sind Ihnen noch Einzelheiten unklar? In den einzelnen Randziffern (Rz.) können Sie die GoBD im Detail nachlesen. Außerdem bieten einzelne große Steuerberatungskanzleien spezielle Veranstaltungen zu diesen Themen an.

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