Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer UID

für Europäische Unternehmen

UID Nummern in der EU

Autor: Ing. Alexander Kollin

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder UID-Nummer (Österreich, Schweiz) ist eine Steuernummer, die jedes Unternehmen, vom Einzelunternehmen bis zur Aktiengesellschaft, beim zuständigen Finanzamt beantragen kann. Sie dient dem innergemeinschaftlichen steuerfreien Erwerb von Waren und Dienstleistungen in der Geschäftsbeziehung mit anderen Unternehmen im EU-Raum. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird von jedem gewerbetreibenden Unternehmer (siehe unten die Ausnahmen) benötigt, der innerhalb der EU Dienstleistungen oder physische Waren zwischen den Mitgliedsstaaten liefert. In Deutschland wird die Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer nicht wie in Österreich und der Schweiz mit UID abgekürzt, sondern mit USt-IdNr. Auf Englisch heißt sie VAT (Value Added Tax) Nummer.

Was ist die UID-Nummer und wozu brauche ich diese als Unternehmen?

Im EU-Raum gibt es 28 Staaten - dabei hat jedes Land seine eigenen Umsatzsteuersätze. Kaufen Sie beispielsweise als Unternehmen aus Österreich im europäischen Ausland ein, dann müssen Sie die Umsatzsteuer des jeweiligen Landes bezahlen und können sich das Geld nicht mehr zurückholen. Unsere Politiker/innen haben sich hierfür eine Lösung ausgedacht - die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bzw. VAT, mit der die Umsatzsteuer für innergemeinschaftliche Geschäfte zwischen Unternehmen innerhalb der EU komplett entfällt. Der Erwerb von Waren oder eine grenzüberschreitende Dienstleistung unterliegen dann den umsatzsteuerrechtlichen Bestimmungen der Besteuerung des Heimatlandes Ihres Unternehmens (vgl. § 3a Abs 6 UStG). Dazu müssen die am Binnenmarkt beteiligten Unternehmen bis zum Ablauf des auf den Meldezeitraum folgenden Kalendermonates eine zusammenfassende Meldung (ZM) beim zuständigen Finanzamt einreichen. In der ZM müssen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der jeweiligen Geschäftspartner sowie die ausgeführten Umsätze für den Meldezeitraum angegeben werden (vgl. Art 21 Abs 3 UStG). Das erleichtert die Arbeit und den Umgang mit den Finanzen für Unternehmen ungemein. Wichtig: Ihre Steuernummer entspricht NICHT der UID-Nummer!

Bei Firmen, welche im Ausland tätig sind, gibt es noch gesonderte Bereiche, die es zu beachten gilt. Dazu empfehlen wir den Artikel zum Thema: Reverse Charge - Alles, was man über Rechnungen ins Ausland wissen sollte.

Vorteile der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Für Sie als VERKÄUFER (Leistungserbringer) im EU-Raum:
Wenn Sie an ein Unternehmen (Leistungsempfänger) im EU-Raum eine Rechnung stellen und dieses Unternehmen hat auch eine UID-Nummer, dann brauchen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen. Wichtig: Sie selbst müssen eine UID-Nummer haben UND Ihr Kunde! Nur dann kann eine Netto-Rechnung ausgestellt werden!

Für Sie als KÄUFER (Leistungsempfänger) im EU-Raum:
Wenn Sie als Unternehmen im EU-Raum Waren oder Dienstleistungen einkaufen, dann müssen Sie UND Ihr Verkäufer (Leistungserbringer) eine UID-Nummer haben. In diesem Fall können Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden und Sie sind in der Lage, netto im Ausland einzukaufen.

Hinweis:
Die UID-Nummer erleichtert Ihnen als Unternehmen nicht nur finanziell den Alltag, weil Sie durch die entfallenden Steuern weniger bezahlen, auch der Umgang mit der Umsatzsteuer ist damit um einiges erleichtert. Denken Sie daran: Wenn Sie im Ausland einkaufen, dann müssen Sie ohne UID-Nummer – auch als Unternehmen - normal die dort landesübliche Umsatzsteuer bezahlen und die bekommen Sie NICHT zurück!

Keine Kosten für die UID-Nummer für Unternehmen

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Unternehmen ist auf Antrag beim zuständigen Finanzamt kostenfrei zu bekommen. Wenn Sie ausschließlich innerhalb Ihres Landes tätig sind, brauchen Sie keine UID-Nummer. In Österreich wird die UID-Nummer gleichzeitig mit der Steuernummer ausgegeben, wenn das Unternehmen international tätig wird. Dies betrifft auch Unternehmer, die die Sonderregelung gemäß Art.25a UStG in Anspruch nehmen. Die UID-Nummer kann auch noch nachträglich beantragt werden. Nur Unternehmerinnen/Unternehmer, die ausschließlich Umsätze tätigen, die zum Ausschluss vom Vorsteuerabzug führen, oder ihre Umsätze gemäß § 22 UStG versteuern, müssen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer extra beantragen.

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Liste der Mitgliedsstaaten und Aufbau der UID-Nummer

Die UID-Nummer bzw. VAT-Nummer für Unternehmen ist in allen Mitgliedstaaten ähnlich aufgebaut. Zuerst kommt der Ländercode (z. B. DE) gefolgt von 8-12 Stellen, die neben Ziffern auch Buchstaben beinhalten können. Beispiel Deutschland: DE123456789 (Ländercode DE und neun Ziffern) oder Beispiel Österreich: ATU12345678 (Ländercode AT, U und acht Ziffern). Bei manchen Mitgliedstaaten gelten außer dem Ländercode noch weitere Buchstaben-Ziffern-Kombinationen (siehe Auflistung).

AT-Österreich Österreich Umsatzsteueridentifikationsnummer AT neun, die erste Stelle muss der Buchstabe „U“ sein UID
BE-Belgien Belgien Le numéro d’identification à la taxe sur la valeur ajoutée BTW – identificatienummer BE neun oder zehn, nur Ziffern N° TVA
BG-Bulgarien Bulgarien Dank dobaweha stoinost BG neun oder zehn, nur Ziffern DDS
CY-Zypern Zypern Foros prostithemenis axias CY neun, die letzte Stelle muss ein Buchstabe sein FPA
CZ-Tschechische Republik Tschechische Republik Danove identifikacni cislo CZ acht, neun oder zehn, nur Ziffern DIČ
DE-Deutschland Deutschland Umsatzsteuer-Identifikationsnummer DE neun, nur Ziffern USt-IdNr.
DK-Dänemark Dänemark Momsregistreringsnummer DK acht, nur Ziffern SE-Nr.
EE-Estland Estland Käibemaksukohustuslase registreeri-misnumber EE neun, nur Ziffern KMKR nr
Griechenland Griechenland Αριθμός Φορολογικού Μητρώου GR neun, nur Ziffern ΑΦΜ
ES-Spanien Spanien El número de identificación a efectos del Impuesto sobre el Valor Anadido ES neun, die erste und die letzte Stel-le bzw. die erste oder die letzte Stelle kann ein Buchstabe sein Número IVA
FI-Finnland Finnland Arvonlisävero-numero FI acht, nur Ziffern ALV-NRO
FR-Frankreich Frankreich Le numéro d’identification à la taxe sur la valeur ajoutée FR elf, nur Ziffern bzw. die erste und / oder die zweite Stelle kann ein Buchstabe sein ID. TVA
GB-Vereinigtes Königreich Vereinigtes Königreich Value added tax identification number GB neun oder zwölf, nur Ziffern; für Verwaltungen und Gesund- heitswesen: fünf, die ersten zwei Stellen GD oder HA VAT Reg No
Kroatien Kroatien PDV (Porez na dodanu vrijednost) identifikacijski broj HR 11 Ziffern PDV ID broj
HU-Ungarn Ungarn Közösségi adószám HU acht, nur Ziffern -
IE-Irland Irland Value added tax identification number IE acht, die zweite Stelle kann und die letzte Stelle muss ein Buchstabe sein VAT-No
IT-Italien Italien Il numero di registrazione IVA IT elf, nur Ziffern P. IVA
LT-Litauen Litauen Pridetines vertes mo-kescio moketojo kodas LT neun oder zwölf, nur Ziffern PVM MK
LU-Luxenburg Luxemburg Le numéro d’identification à la taxe sur la valeur ajoutée LU acht, nur Ziffern IBLC Nr.
IE-Lettland Lettland Pievienotasvertibas nodokla registracijas numurs LV elf, nur Ziffern -
MT-Malta Malta - MT acht, nur Ziffern -
NL-Niederlande Niederlande BTW-identificatienummer NL zwölf, die drittletzte Stelle muss der Buchstabe „B“ sein BTW-nummer
PL-Polen Polen Numer identyfikacji podatkowej PL zehn, nur Ziffern NIP
PT-Portugal Portugal O número de identificacao para efeitos do imposto sobre o valor acrescentado PT neun, nur Ziffern NIPC
RO-Rumänien Rumänien Cod de identificare fiscală RO maximal zehn, nur Ziffern CIF
SE-Schweden Schweden Registreringsnummer för mervärdesskatt (Momsnummer) SE zwölf, nur Ziffern, die beiden letzten Stellen bestehen immer aus der Ziffernkombination „Ø1“ MomsNr.
SI-Slowenien Slowenien Davèna številka SI acht, nur Ziffern ID št. za DDV
SK-Slovakei Slowakei Dan z pridanej hodnoty SK zehn, nur Ziffern IČ DPH

In mehreren EU-Mitgliedstaaten ist die VAT- / Umsatzsteuer-Identifikationsnummer die Steuernummer, unter der ein Unternehmen für umsatzsteuerliche Zwecke von den Finanzbehörden registriert wird und nicht, wie in der Bundesrepublik Deutschland, eine – in einem besonderen Verfahren erteilte – zusätzliche Nummer. Vor diese Umsatzsteuernummer wird dann lediglich der entsprechende Ländercode gesetzt. Allerdings kann es sein, dass ungeachtet dessen, ein besonderer Antrag erforderlich ist, damit die Daten des Unternehmens in die Datenbank aufgenommen werden, anhand derer im Bestätigungsverfahren (vgl. § 18e UStG) Bestätigungen erteilt werden.

Um die Gültigkeit einer Nummer zu prüfen, gibt es das UID-Bestätigungsverfahren. Die Abfragen können dabei von den Unternehmen im Rahmen des einfachen Bestätigungsverfahrens selbst durchgeführt werden. Dabei kann entweder die Gültigkeit einer Nummer geprüft werden oder im Zweifelsfall auch eine umfangreichere Prüfung im qualifizierten Bestätigungsverfahren erfolgen.

Ausnahme: Die einzige uns derzeit bekannte Ausnahme sind die Kanarischen Inseln in Spanien. Wenn Sie dorthin liefern, wird auch ohne UID-Nummer mehrwertsteuerfrei verrechnet.

Nicht EU-Raum: Für alle Staaten, die nicht zur EU gehören, wie zum Beispiel die Schweiz, die Türkei oder natürlich auch die USA, muss die Rechnung ebenfalls mehrwertsteuerfrei, also netto verrechnet werden.

Im eigenen Land: Im eigenen Land ist bei der Rechnung IMMER die landesübliche MwSt. zu verrechnen. Auch wenn beide Unternehmen eine UID-Nummer haben. Nationale Geschäfte unter Unternehmen sind also von dieser Regelung grundsätzlich ausgenommen. Es gibt jedoch Ausnahmen – zum Beispiel im Baugewerbe. Hier gibt es eigene Gesetze, die aber dann nichts mehr mit der UID-Nummer zu tun haben. Dies sind nationale Gesetze betreffend der MwSt., die zu verrechnen ist.

Wann muss auf einer österreichischen Rechnung eine UID-Nummer angeführt sein?

Laut dem österreichischen Umsatzsteuergesetz ist es bereits seit mehr als zehn Jahren Pflicht, dass Rechnungen seitens des Rechnungsausstellers die UID-Nummer beider Parteien enthalten muss. Diese Regelung gilt ab einem Brutto-Rechnungswert von 10.000 € (vgl. § 11 Abs 1 Z 2 UStG).

Ebenso ist es bei Privatpersonen. Hier muss der rechnungsstellende Betrieb die UID-Nummer anführen, aber nicht der Rechnungsempfänger, da Privatpersonen keine UID-Nummer besitzen (vgl. § 3a Abs 7 UStG).

Rechnungen ohne UID-Nummer

Das Thema Rechnungen ist immer wieder ein sensibles Thema. Auch das Abändern von Rechnungsträgern oder das Ändern von Umsatzsteuer-Identifikations-Nummern kann zu einer künstlich erweiterten Zahlungsziel-Strategie werden. Worauf man aber bei Rechnungen ohne UID-Nummer achten sollte, in welchen Fällen es erlaubt ist und in welchen Fällen man sich dabei selbst steuerrechtlich strafbar macht, findet man weiter unten. Ganz allgemein und vorweg, bei einem Sonderwunsch, die UID-Nummer nicht anzuführen, sollte man immer prüfen, ob dies auch mit dem Steuerrecht konform ist.

Wie findet man die UID-Nummer eines Unternehmens?

Grundsätzlich empfiehlt es sich, bei länger andauernden Geschäftsbeziehungen bzw. wenn dies bereits absehbar ist, bereits am Anfang nach der korrekten Rechnungsadresse zu fragen. Hier bekommt man in der Regel auch die UID-Nummer.

Ist diese Nummer nicht angeführt und diese auch im Impressum auf der Webseite des Geschäfts Vis a Vis nicht zu finden, gibt es die UID-Suche. Diese ist im Alltag sehr hilfreich, wenn man mit mehreren Gewerbetreibenden Kontakt hat und für diese Rechnungen erstellt. Die Suche findet man unter UID-Suche.at. Diese generiert einem rechnungsstellenden Betrieb die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des gesuchten Betriebes.

Wann kann die UID-Nummer auf der Rechnung entfallen?

Die UID-Nummer kann entfallen, wenn der Rechnungsempfänger beispielsweise der österreichischen Kleinunternehmerregelung unterliegt. Das bedeutet, wenn der Rechnungsempfänger gewerberechtlich tätig ist, die Brutto-Umsatzgrenze von 30.000 € nicht überschreitet und der Hauptwohnsitz in Österreich ist, ist die UID-Nummer nicht verpflichtend. Die einzige Ausnahme, die es bei dieser Regelung gibt, ist, dass der Rechnungsempfänger die Jahresgrenze von brutto 30.000 € einmal in fünf Jahren um 15 % überschreiten darf. Aber Achtung, es gibt auch Kleinunternehmer, welche sich schriftlich befreien haben lassen. Das bedeutet, diese Unternehmer erwirtschaften in der Regel Umsätze unter brutto 30.000 €, wünschen aber Umsatzsteuer-Rechnungen.

Ebenfalls kann die UID-Nummer bei Land- oder Forstwirtschaftsbetrieben sowie juristisch tätigen Personen entfallen.

Diese Gruppen sind aus der UID-Regelung ausgenommen und können um diese nur per Antrag ansuchen. Ähnlich ist es bei Ärzten aus unterschiedlichsten Bereichen.

Fazit zur UID-Nummer

Die UID-Nummer, bzw. die VAT-Nummer, erleichtert den innergemeinschaftlichen Warenverkehr und die Inanspruchnahme und Erbringung von Dienstleistungen zwischen Unternehmen sowie den Umgang mit Steuern für Unternehmen. Dies gilt sowohl für Steuerzahlungen des Leistungsempfängers als auch für Steuerabgaben des Leistungserbringers. Für den einen bedeutet es, Steuern müssen nicht an das Finanzamt abgeführt werden und für den anderen bedeuten nicht erbrachte Steuern mehr Geld im Portemonnaie. Die Prüfbarkeit der Gültigkeit bietet eine zusätzliche Absicherung für Unternehmen.

Für Fragen und weitere Informationen in Bezug auf die UID-Nummer sollten Sie sich sicherheitshalber an Ihren Steuerberater oder Ihr Finanzamt wenden. Diese können Ihnen für Ihren spezifischen Fall und Ihr Unternehmen kompetente Auskunft geben. Weitere Informationen finden Sie auch beim Bundesministerium für Finanzen, als oberste Behörde der Finanzverwaltung.

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