Was ist eine Elektronische Rechnung?

Autor: Mario
Titelbild: Elektronische Rechnung

Eine Rechnung, welche in einem elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird.Das klassische Beispiel ist die Rechnung als PDF per Mail zu senden.

Voraussetzungen

Möchte ein Unternehmer Rechnungen auf elektronischem Wege übermitteln, so hat er folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

• Diese Art der Rechnungsübermittlung muss vom Empfänger akzeptiert werden. Dafür genügt es jedoch schon, dass die Beteiligten dieses Verfahren ohne Einwände praktizieren
  
• Die Unversehrtheit der Inhalte sowie die Echtheit der Herkunft müssen gewährleistet sein.
  Hinweis: Seit 1.1.2013 kann jeder Unternehmer selbst bestimmen, wie die Unversehrtheit der Inhalte sowie die Echtheit der Herkunft gewährleistet werden.
  
• Die vorgeschriebenen Rechnungsinhalte müssen vorhanden sein

Verfahren zur Gewährleistung

• Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahren
  Heinweis: Werden Rechnungen mit KingBill erstellt und elektronisch übermittelt, tritt Punkt 1 der Gewährleistung in Kraft.
  
• Verwenden von FinanzOnline oder des Unternehmensserviceportals zur Ausstellung der Rechnung
  
• Versehen des Dokuments mit einer elektronischen Signatur
• Ausstellung mittels EDI-Verfahren

Innerbetriebliches Steuerungsverfahren

Der Abgleich mit der Zahlungsverpflichtung bzw. dem Zahlungsanspruch kann mit dem Innerbetrieblichen Steuerungsverfahren durchgeführt werden. Ein manueller Abgleich der Rechnung mit anderen geschäftlichen Unterlagen (z.B. Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein) würde hierfür genügen. Ist der abgewickelte Umsatz leicht nachvollziehbar, so kann davon ausgegangen werden, dass die übermittelte Rechnung als verlässlich eingestuft wird.

Beispiel

Sie erhalten eine elektronsiche Rechnung ohne e-Signatur zugesandt. Sie gleichen die Rechnungsinhalte z.B. mit einem bereits erhaltenen Angebot ab. Ist der Abgleich erfolgt und das Dokument ohne Probleme lesbar, steht dem Vorsteuerabzug nichts entgegen.