Elektronische Rechnung in Deutschland

eRechnung oder auch elektronische Rechnung (eRechnung) einfach erklärt
(inklusive der Pflicht in Deutschland ab 2025)

Autorin: Daniela Dersch

Unsere Welt wird immer digitaler, so soll es auch die Rechnung werden. Das spart Zeit und Geld für Papier, Post und Kuvertierung und ist ein Vorgriff auf die EU weit geplanten ViDa-Maßnahmen zur E-Rechnungspflicht. Für Leistungen zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland sogar schon ab 2025 verpflichtend, aber keine Sorge, es gibt noch eine Übergangsfrist bis 2028. Aber trotzdem wäre es ratsam, möglichst bald auf elektronische Rechnung umstellen!

ACHTUNG: Bei einer PDF-Rechnung die per Mail verschickt wird, handelt es sich NICHT um eine echte elektronische Rechnung. Hier gibt es einige Vorgaben, die einzuhalten sind.

Was ist eine elektronische Rechnung oder eRechnung

Gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 UstG-E ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen, und kann nach Übermittlung und Empfang auch elektronisch ohne weiteren Aufwand verarbeitet werden. Sie muss der CEN-Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen entsprechen. Erfüllt werden diese Vorgaben bereits z.B. von der XRechnung, welche im öffentlichen Auftragswesen bereits verwendet wird und auch das hybride ZUGFerD-Format (ab Version 2.0.1) entspricht den Vorgaben lt. Bestätigung des BMF vom 2.10.2023. Auch andere elektronische Rechnungsformate können den Anforderungen entsprechen.

Warum ist eine PDF-Rechnung keine elektronische Rechnung

Auch wenn eine Rechnung als PDF elektronisch versendet und empfangen wird, gilt diese nicht als elektronische Rechnung. Eine echte elektronische Rechnung kann beim Empfänger ohne weiteren Aufwand elektronisch verarbeitet werden, d.h. ausdrucken, scannen oder interne Prüfung entfällt.

Verpflichtung ab 1.1.2025 - wer ist betroffen

Die Verpflichtung ab 1.1.2025 lt. § 12 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UstG-E betrifft Leistungen zwischen Unternehmern (B2B) mit Sitz in Deutschland bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UstG. Aufgrund des Umsetzungsaufwandes für Unternehmen gibt es allerdings noch eine Übergangsregelung für die Jahre 2025-2027 (§ 27 Abs. 39 UstG-E).

Übergangsregelung

Bis Ende 2025 dürfen B2B Umsätze wie bisher weiterhin in Form von Papierrechnungen oder anderen elektronischen Formaten übermittelt werden. Dies betrifft ausschließlich Umsätze, welche in 2025 ausgeführt wurden und auch die Rechnung 2025 übermittelt wurde.

Bis Ende 2026 gilt das gleiche wie 2025, allerdings muss der Rechnungsempfänger zustimmen, dass er weiterhin Papierrechnungen oder Rechnungen in anderen elektronischen Formaten erhält, und der Rechnungsaussteller darf einen maximalen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UstG.) von 800.000 Euro nicht überschreiten.

Bis Ende 2027 dürfen KEINE Papierrechnungen mehr verwendet werden, elektronische Formate, die nicht dem neuen Format entsprechen dürfen weiterhin übermittelt werden. Allerdings muss die Übermittlung über EDI (elektronischer Datenaustausch nach art. 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektr. Datenaustasches, ABl. L 338 v. 28.12.1994, S. 98) erfolgen.

Ab 2028 sind die neuen Anforderungen für eRechnungen zwingend einzuhalten. Möglicherweise bleibt der elektronische Datenaustausch (EDI) weiter anwendbar, hier laufen Verhandlungen zwischen den Verbänden und dem BMF.

Was ändert sich für den Rechnungsempfänger

Wie bereits erwähnt, gibt die Verpflichtung für elektronische Rechnungen ab dem 1.1.2025, wenn ein inländisches Unternehmen (innerhalb Deutschlands mit Sitz in Deutschland bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UstG.) an ein Unternehmen in Deutschland eine Rechnung stellt (B2B). Nimmt der Rechnungsaussteller die Übergangsfrist NICHT in Anspruch, muss der unternehmerische Rechnungsempfänger in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und elektronisch zu verarbeiten. Eine gesonderte Zustimmung des Rechnungsempfängers ist in diesem Fall nicht erforderlich. Eine Zustimmung ist nur erforderlich, wenn andere elektronische Formate verwendet werden, die nicht den Vorgaben der eRechnung entsprechen.
ACHTUNG: bei B2C (Business to Customer, bzw. Rechnung an den Endverbraucher) Geschäften muss es eine Zustimmung für die elektronische Rechnungsstellung geben!

Zustimmung des Rechnungsempfängers

Der Empfänger sollte informiert und einverstanden sein, elektronische Rechnungen zu erhalten. Sofern der Empfänger nach dem Erhalt der Rechnung nicht widerspricht und bezahlt, gilt das als Zustimmung. Es muss keine gesonderte Zustimmung angefordert werden.

Wer ist von der Verpflichtung ausgenommen

Nicht verpflichtend ist die eRechnung für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Aufbewahrungspflicht für eRechnungen

Die eRechnung wurde vom Gesetzt her der Papierrechnung gleichgestellt, d.h. es gelten dieselben Aufbewahrungsfristen wie in der GoBD definiert. Somit muss bei der Archivierung von eRechnungen gewährleistet sein, dass die Daten volle 10 Jahre über lesbar sind und im Originalzustand gespeichert wurden. Weiters müssen die Unveränderbarkeit und Echtheit der Herkunft sowie die Zeitnahe Erfassung inkl. Sicherung gegen Verlust gewährleistet sein.

Wie werden eRechnungen versendet

Hier ist es mal ganz einfach. Wenn die Rechnung mit den erlaubten Formaten wie z.B. ZUGFeRD, XRechnung oder EDIFACT erstellt wurde, darf Sie weiterhin per eMail, PC-Fax, DE-Mail, E-Post, Web-Download oder Fax-Server versendet werden. Die Elektronische Signatur entfällt bei eRechnungen, kann aber weiterhin als Nachweis getätigt werden.