Belegerteilungspflicht Deutschland
Nach Österreich nun auch in Deutschland
Autor: Ing. Alexander Kollin
Titelbild: Belegerteilungspflicht
Mit Inkrafttreten der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Deutschland, am 01.01.2020, wird auch die Belegerteilungspflicht oder Belegerteilungsverpflichtung wirksam. Der Gesetzgeber schreibt darin bei elektronischen Registrierkassen und Aufzeichnungssystemen gemäß §146a Abs. 2 AO die Belegausgabe in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang zum Geschäftsvorfall (Barumsatz) vor. Der Kassen-Beleg kann dabei in der allgemein üblichen Papierform (Kassenbon), aber auch elektronisch erfolgen.
Muss der Käufer den Beleg an- oder mitnehmen? Nein. Dazu kann man ihn nicht zwingen und dafür besteht auch keine gesetzliche Verpflichtung.
Gibt es Umstände, die eine Belegerteilung oder Belegausgabe erschweren oder verunmöglichen? Wenn ja, wie gehen Sie damit um? Sollte die Belegausgabe aus Gründen der Praktikabilität nicht zumutbar sein, besteht die Möglichkeit, sich von der Belegerteilungspflicht befreien zu lassen.
Was ist die Belegerteilungspflicht und was bedeutet diese für Sie und Ihre Kunden?
Erinnern Sie sich noch an die Zeit der Greißlerei (österreichisch für den Tante-Emma-Laden um die Ecke)? Hätte man damals jemandem die heutige Gesetzeslage erklärt, hätte man diese nicht für möglich gehalten.
Die eine oder andere Wurstsemmel (belegtes Brötchen) wurde nicht verrechnet und auch im Gasthaus oder der Stammkneipe trug das Vergessen des Bonierens des einen oder anderen "Gläschen Weins" dazu bei, dass der Wirt unbeschadet ins neue Geschäftsjahr starten konnte.
Damit ist jetzt ein für alle Mal Schluss.
Durch den Einsatz der gesetzkonformen Registrierkasse, welche laut KassenSichV und Registrierkassenpflicht verpflichtend ist, sind Manipulationen solcher Art nicht mehr möglich. Doch nur der Erwerb einer regelkonformen Registrierkasse bedeutet noch lange nicht, gesetzkonform zu sein.
Ist der Wareneinkauf (Barumsatz) im Einzelhandelsgeschäft oder Supermarkt oder der Konsum im Lokal oder der Gaststätte abgeschlossen, ist vonseiten des Unternehmens unbedingt die Belegerteilungsverpflichtung zu beachten.
Sehen wir uns jetzt genauer an, was es mit der Belegerteilungsverpflichtung oder Belegerteilungspflicht auf sich hat.
Die Belegerteilungspflicht bzw. Belegerteilungsverpflichtung und ihre Sinnhaftigkeit
Wie bekannt, gilt seit dem 01. Januar 2016 in ganz Österreich, und seit 01.01.2020 nun auch in Deutschland, die Verpflichtung, dem Kunden bei einem Barumsatz (Barzahlung) einen Kassenbeleg auszuhändigen. Die Belegerteilungsverpflichtung bedeutet daher, dass der Verkäufer dazu verpflichtet ist, dem Käufer den Beleg in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang zum Geschäftsvorfall zu übergeben. Ob der Käufer den Beleg annimmt oder gar mitnimmt, liegt in dessen Ermessen.
Die Umsetzung der Belegerteilungspflicht klingt in der Theorie relativ einfach, aber im Tagesgeschäft ist sie manchmal nur sehr schwer umzusetzen. Wie bereits erwähnt, besteht die Möglichkeit, sich von der Belegerteilungspflicht befreien zu lassen, wenn die Belegausgabe aus Gründen der Praktikabilität nicht zumutbar sein sollte.
Welche Angaben sind auf einem Beleg verpflichtend?
- Bezeichnung des Unternehmens
- fortlaufende Nummer des Geschäftsfalls
- Tag der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
- Betrag der Barzahlung (inkl. Umsatzsteuer)
Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Belegerteilungspflicht
Die Finanzverwaltung in Österreich führt stichprobenartige Kontrollen durch, um zu prüfen, ob sich die Geschäftslokale an diese Verpflichtung halten. Dieser Umstand legt nahe, dass es auch in Deutschland zu solchen Kontrollen kommen wird.
Erfahrungen aus Österreich: In der Regel gibt es bei Zuwiderhandeln Verwarnungen und Belehrungen, man sollte jedoch nicht zu lange mit dem Feuer spielen, da man mit dem Argument Unwissenheit nicht auf ewig durchkommt. Sollte der Verdacht auf Manipulation der Geschäftszahlen durch Nichtausstellen von Belegen bei Barumsätzen entstehen, kann der Fiskus die Steuer auf Grundlage einer Schätzung berechnen. Darauf sollte es kein Unternehmer ankommen lassen, denn eine Berechnung bzw. Schätzung der entstandenen Steuerverpflichtung durch die Finanzverwaltung wäre für viele Geschäftsinhaber existenzbedrohend.
Ganz auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie sich an die Bestimmungen der KassenSichV und der Belegerteilungsverpflichtung halten. Stellen Sie daher bei jedem Geschäftsvorgang oder Barumsatz einen Beleg aus und übergeben Sie diesen an den jeweiligen Käufer.
Nun stellt sich noch die Frage: Wie bekommt man die Kunden dazu, dass sie den Beleg einerseits annehmen und ihn andrerseits sogar mitnehmen?
Der Kundenumgang mit der Belegerteilungsverpflichtung
Grundsätzlich gilt es, den Kunden zu sensibilisieren, denn in der Regel möchte der Kunde dem Geschäft nicht schaden. Ein paar Tipps helfen dabei, die Phase der Sensibilisierung zu überbrücken.
Das Restgeld
Sie könnten dem Kunden bei der Übergabe des Restgelds auch gleich die Rechnung bzw. den Zahlungsbeleg in die Hand geben. Diesen auf das Kassenpult oder den Tisch zu legen, führt dazu, dass der Beleg in mehr als 2/3 aller Fälle nicht mitgenommen wird. Durch das direkte Aushändigen in die Hand steigt die Chance, dass der Kunde den Beleg von selbst mitnimmt.
Die Tragetasche
In Geschäften, in denen es Tragetaschen gibt, kann man den Kunden nach Kaufabschluss fragen, ob man die Rechnung ins „Sackerl“ (österreichisch für Tragtasche oder Tüte) geben darf. Sofern die Zustimmungsquote hierbei schlecht ist und die Kunden dies ablehnen, wäre der nächste Schritt, dem Kunden die Rechnung/den Beleg in die Tragetasche zu geben, ohne davor zu fragen.
Die Freibad Situation
Überall, wo Menschen ein Produkt möglichst schnell erwerben möchten, kann es durch die Registrierkassenpflicht und Belegerteilungsverpflichtung zu Verzögerungen kommen. In solchen Fällen kann man die Kundenwarteschlange dazu nützen, die Wartenden auf die Annahme des Belegs vorzubereiten. Egal, ob Eisgeschäft oder das Buffet im Freibad, bringen Sie mindestens einen gut leserlichen Zettel an, auf dem Sie den Kunden darum bitten, den Kundenbeleg mitzunehmen. Argumentieren kann man es mit der Steigerung der Effizienz. Die Mehrzahl der Kunden wird wortlos einwilligen, um nicht noch mehr „Stau“ zu verursachen.
Der Papierkorb
Wenn nichts anderes mehr hilft, hilft nur noch der Papierkorb. Sollte es dazu kommen, dass ein Kunde die Annahme des Beleges verweigert, bitten Sie diesen einfach, den Beleg vor Ihrem Geschäftslokal zu entsorgen. Durch diesen Trick schafft man es, auch die schwierigeren Kunden zu sensibilisieren.
KingBill GASTRO - das perfekte Gastronomie-Kassensystem
Fazit zur Belegerteilungsverpflichtung
Die Belegerteilungspflicht ist nun auch in Deutschland seit dem 01.01.2020 gemeinsam mit dem Inkrafttreten der KassenSichV wirksam. Der Gesetzgeber schreibt darin bei elektronischen Registrierkassen und Aufzeichnungssystemen gemäß §146a Abs. 2 AO die Belegausgabe in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang zum Geschäftsvorfall vor. Bei Nichteinhaltung besteht die Gefahr, dass die Finanzverwaltung die Höhe der zu leistenden Steuer auf Grundlage einer Schätzung der Einnahmen berechnet, was zu einer deutlich überhöhten Steuerverpflichtung führen kann.
Tipp: Sind Sie zur Verwendung einer GoBD-konformen elektronischen Registrierkasse oder eines elektronischen Aufzeichnungssystems verpflichtet, sollten Sie sich dringend an die neue Regelung halten, um eine eventuelle Schätzung und Berechnung der Steuer vonseiten der Finanzverwaltung zu vermeiden.
Wir hoffen, mit diesem Artikel etwas mehr Klarheit geschafft zu haben und wünschen viel Erfolg und Glück bei den vielleicht ersten Gehversuchen mit der Belegerteilungsverpflichtung. Betrachten Sie unsere Tipps bitte nur als nicht verpflichtete Tipps, schließlich wissen Sie selbst am besten, was in Ihrem Geschäft möglich ist und was nur bedingt möglich ist.