9 typische Fehler mit Rechnungen
die Sie als Unternehmer unbedingt vermeiden sollten
Autor: Sebastian Prohaska
Titelbild: Fehler bei Rechnungen
Es gibt einige Fehler, die man als Unternehmer unbedingt vermeiden sollte. Wir zeigen Ihnen die häufigsten Fehler und welche Konsequenzen diese haben könnten.
Welche Konsequenzen kann es geben?
Es wird von Ihnen als Unternehmer vorausgesetzt, dass Sie fähig sind, korrekte Rechnungen zu erstellen. Wie eine richtige und vollständige Rechnung auszusehen hat, erfahren Sie hier.
Ich möchte Sie nun gar nicht mehr länger auf die Folter spannen und präsentiere Ihnen hier die am häufigsten gemachten Fehler:
1. Rechnung nach Versand korrigieren
Es kann vorkommen, dass eine Rechnung nach dem Versand korrigiert werden muss. Hier darf die Rechnung, sobald diese (in welcher Form auch immer) einmal versendet worden ist, nicht mehr verändert werden! Sollten Änderungen notwendig sein, dann muss diese Rechnung storniert und eine neue Rechnung ausgestellt werden (neue Rechnungsnummer nicht vergessen). Vor allem, wenn tatsächlich nur Kleinigkeiten verändert werden, neigen viele Unternehmer dazu, diese einfach zu ändern. Dies ist jedoch ein fataler Fehler.
Ein Beispiel
Wenn Sie eine Rechnung verändern, könnte ich als Rechnungsempfänger auswählen, welche Rechnung ich in meine Buchhaltung nehme. Ich markiere die Rechnung mit "Bar" bezahlt und nehme die größere Rechnung in die Buchhaltung. Wenn es hier auch noch um größere Beträge geht, wird es noch kritischer. Der Rechnungsersteller hat somit eine geringere Einnahme als der Rechnungsempfänger eine Ausgabe hat. Der erste Verdacht bei einer Steuerprüfung? Scheinrechnung oder sogar Betrug - natürlich in erster Linie vom Rechnungsersteller, also Ihnen! Beweisen Sie doch das Gegenteil, wobei wir schon bei Fehler 2 sind.
2. Sie stornieren eine Rechnung ohne schriftliche Kommunikation an den Rechnungsempfänger
Welchen Grund Sie auch haben, eine Rechnung stornieren zu müssen - kommunizieren Sie das immer in schriftlicher Form an den Rechnungsempfänger. Warum? Das zeigt Ihnen das Beispiel bei Punkt 1.
3. Keine fortlaufende Rechnungsnummer
Gehen Sie mit Ihren Rechnungen wie mit wertvollen Dokumenten um. Diese müssen jederzeit eindeutig identifizierbar sein. Viele vergessen fortlaufende Rechnungsnummern anzugeben. Sollten Sie kein Programm verwenden, welches das für Sie durchführt, dann behelfen Sie sich mit einer Liste in Excel. Ein paar wenige Spalten reichen aus, damit Sie die Übersicht bewahren.
4. Kein Rechnungsdatum auf der Rechnung
Leider entdecken wir auch dies immer wieder: Rechnungen ohne ein Ausstellungsdatum. Dies ist eine Information, die zwingend auf der Rechnung enthalten sein muss. Sie machen sich sonst strafbar. Sehen Sie hier, wie Sie richtig Rechnungen schreiben.
5. Fehlende oder falsche Umsatzsteuer
An dieser Stelle haben wir gleich zwei Fehler zusammengefasst. Keine Umsatzsteuer zu verrechnen, obwohl Sie eine verrechnen müssten ist genauso falsch, wie der umgekehrte Fall, nämlich eine Umsatzsteuer zu verrechnen, obwohl Sie dies gar nicht müssten. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob Sie eine Umsatzsteuer verrechnen müssen! Wenn Sie in die sogenannte "Kleinstunternehmerregelung" fallen, dann müssen / dürfen Sie keine Umsatzsteuer verrechnen.
Müssen Sie allerdings eine Umsatzsteuer anführen, dann muss diese auch auf der Rechnung angeführt und ausgewiesen werden. Und wenn möglich, sollte diese auch korrekt berechnet worden sein. Sind Sie sich bei der Berechnung der Umsatzsteuer nicht sicher, dann gibt es mittlerweile viele kostenlose Webseiten, bei der Sie Ihre Berechnung überprüfen können. Hier kommen Sie zu einem Umsatzsteuerrechner.
6. Verrechnung ins Ausland ohne vorhergehender Prüfung
Eine Rechnung an ein Unternehmen im Ausland zu erstellen, ist bei Produkten grundsätzlich kein Problem. Bei Rechnungen, in denen Dienstleistungen verrechnet werden, kann dies bei einer Prüfung allerdings zu Problemen führen. In diesem Fall empfehlen wir das Gespräch mit dem Steuerberater Ihres Vertrauens. Auch die Wirtschaftskammer hat dazu einen interessanten Beitrag. Hier kann es sonst zu sehr unangenehmen Situationen bei einer Steuerprüfung kommen.
7. Rechnungsempfänger und/oder Rechnungsersteller sind auf der Rechnung nicht angeführt.
Jetzt reitet der schon wieder auf dem Thema der vollständigen Rechnung herum. Ja, weil dieser Fehler oft und gerne gemacht wird. In den meisten Fällen wird der Rechnungsersteller vergessen anzugeben. Wir hatten allerdings bereits tatsächlich Rechnungen in der Hand, bei denen der Rechnungsempfänger gefehlt hat. Sachen gibt es :-)
8. Der Zeitpunkt der Leistung wird nicht angegeben
Wie jetzt? Bei Dienstleistungen ist es Pflicht, auch den Zeitpunkt der erbrachten Leistung auf der Rechnung (oder einer Beilage, wie zum Beispiel einem Stundenzettel) anzuführen. Wenn nicht, kann die Rechnung angefochten werden: somit entstehen Zahlungsverzögerungen, eventuell sogar Meetings zur Klärung und vieles mehr. Ersparen Sie sich diesen Aufwand und führen Sie das Leistungsdatum immer an.
9. Rechnungsersteller ist nicht gleich dem leistenden Unternehmen
Die Rechnung wird von einem anderen Unternehmen ausgestellt, als jenes, das die Leistung erbracht hat. Diese Situation würde ich als Rechnungsempfänger sofort hinterfragen. Haftbar können in dieser Situation nämlich beide Parteien gemacht werden. Sollten Sie so verrechnen müssen, dann besprechen Sie das im Vorfeld mit Ihrem Steuerberater. Auch das schriftliche Festhalten in einem Vertrag kann Ihnen im Zweifelsfall zugute kommen.
Fazit
Aus unserer Sicht können viele Fehler vermieden werden, wenn Sie auf die korrekte Erstellung von Rechnungen achten. Nehmen Sie sich doch unsere Checkliste zur Hand und kontrollieren Sie anhand dieser alle zukünftigen Rechnungen auf Ihre Vollständigkeit. Diese 5-Sekunden-Kontrolle kann Ihnen im Zweifelsfall viel Ärger, Zeit und eventuell auch Geld sparen.