Banken-Schnittstelle

Einstellungen

Hinweis: im Demo-Modus (also so lange Sie das Zusatzmodul Banken-Schnittstelle nicht gekauft haben) können Sie die Einstellungen nicht bearbeiten.

Um die Banken-Schnittstelle verwenden zu können, müssen Sie ein Passwort festlegen. Mit diesem Passwort und Ihrer Kundennummer sind die Zugangsdaten zu Ihren Bankkonten am Bankrechner (nicht im KingBill) gespeichert. KingBill speichert nur Ihr Passwort in der KingBill Datenbank und das verschlüsselt. Wählen Sie also zunächst ein beliebiges, aber zumindest 8 Zeichen langes Passwort aus und klicken Sie danach auf [Registrieren].

Registrieren

Nun können Sie mit Klick auf die Schaltfläche [Neues Bank Konto anlegen] den Zugang zu Ihrer Bank hinterlegen.
Geben Sie bei Schritt 1 den Namen Ihrer Bank ein, klicken Sie danach auf [Suchen].
In der Liste von Schritt 2 klicken Sie einmal auf den Eintrag, der passt.
Geben Sie nun in Schritt 3 Ihre Zugangsdaten zu dieser Bank ein und bestätigen Sie mit Klick auf [Übernehmen].

Bank Konto anlegen

Wieder zurück können Sie nun die einzelnen Konten (erkennbar durch deren IBAN Nummer) anklicken und auf der rechten Seite einen Namen (zum besseren Erkennen beim Buchen) hinterlegen und außerdem hier das Häkchen setzen, ob dieses Bankkonto beim Buchen sichtbar ist oder eben nicht. Standardmäßig ist dieses Häkchen nicht gesetzt.

Damit die Geschwindigkeit der Banken-Schnittstelle schnell bleibt, können Sie das Startdatum ab wann die Kontoauszüge abgeholt werden sollen hier auch festlegen. Diese Einstellung gilt für alle Bank Verbindungen.

Konto benennen

Damit haben Sie alle notwendigen Einstellungen erfolgreich ausgeführt.

 

Verwendung der Banken-Schnittstelle

Auf der Startseite von KingBill finden Sie eine Schaltfläche namens [Banken-Schnittstelle].
Je nach Anzahl der zu verarbeitenden Buchungszeilen kann der Start der Banken-Schnittstelle ein paar Sekunden in Anspruch nehmen.

Die Ansicht ist wie eine ToDo Liste gewählt. Sprich wenn Sie allen Buchungen passende Rechnungen zugewiesen haben, wird diese Liste leer sein. Das bedeutet nicht, dass es keine Buchungen gibt, sondern eben dass Sie mit Ihrer Arbeit fertig sind. Alle Buchungen wurden den passenden Rechnungen zugewiesen. Also ähnlich den Mahnungen.

Buchungen vornehmen

Wenn Sie mehrere Bankkonten frei gegeben haben, können Sie links oben das Bankkonto auswählen und mit Klick auf Buchungen holen die neuesten Buchungen der Bank abholen. Je nach Anzahl der Buchungszeilen und Ihrer offenen Rechnungen kann dieser Vorgang ein wenig Zeit in Anspruch nehmen.

Gleich darunter auf der linken Seite können Sie alle vorgenommenen Buchungen für Ihre internen Zwecke ausdrucken, zB um die Buchung auf der ausgedruckten Rechnung aufzuschreiben. Der Datumsfilter betrifft das Buchungsdatum, an dem Sie die Buchung vorgenommen haben und nicht das Buchungsdatum der Bank oder das Rechnungsdatum.

Die Tabelle besteht aus zwei Spalten. Links finden Sie die Buchungszeilen Ihrer Bank und rechts bietet Ihnen KingBill die dazu passenden offenen Rechnungen an. Pro Buchungszeile können auch mehrere Rechnungen aufscheinen. Klicken Sie auf das rote X, um Rechnungen aus dieser Spalte zu löschen.

Die Trefferquote wird steigen, wenn Sie Ihre Kunden bitten die Rechnungsnummer als Referenz bei der Überweisung anzugeben. Diesen Hinweistext sollten Sie in Ihren Zahlungsbedingungen angeben.

Wenn KingBill zu einer Buchung keine passende Rechnung finden kann, dann können Sie entweder durch Klick auf das Lupen Symbol selbst nach einer passenden Rechnung suchen, oder durch Klick auf OK, diese Buchung einfach ignorieren.

In der linken Spalte, also den Buchungszeilen Ihrer Bank sehen Sie den Betrag, den Sie erhalten haben und gleich darunter einen Betrag in Klammern. Im optimalen Fall ist dieser Betrag 0. Das bedeutet, dass der erhaltene Betrag exakt zum Rechnungsbetrag passt. Sollte es sich bei der Buchung um eine Teilzahlung oder einer Zahlung mit abgezogenem Skonto handeln, dann können Sie die Buchung mit Klick auf OK bestätigen. Sie werden dann gefragt, ob es sich hierbei um eine Teilzahlung oder um einen Skontobetrag handelt. Abhängig von Ihrer Entscheidung werden die korrekten Buchungen vorgenommen und die Zeile wird verschwinden.

Der Abgleich Ihrer Kontoverbindung mit Ihren offenen Rechnungen ist ab sofort nur noch ein Aufwand von wenigen Minuten.