Dokument erstellen

Mit KingBill schreiben Sie neue Dokumente in Sekunden, da Sie die Kunden- und Artikelinformationen per Mausklick direkt auswählen und übernehmen können.

Kümmern Sie sich nicht mehr um den Seitenumbruch, das nehmen wir Ihnen alles ab. Wenn Sie mit einem Dokument fertig sind, klicken Sie einfach auf [Speichern & Schließen] ... ohne Namen zu vergeben, oder den richtigen Speicherort auswählen zu müssen. Alle Angebote werden in der Datenbank gespeichert und können jederzeit wieder aufgerufen, in neue Rechnungen, Aufträge, Gutschriften oder Lieferscheine umgewandelt/kopiert werden.

Dokumente schreiben

1. Schritt Allgemein
2. Schritt Kunde
3. Schritt Artikel
4. Schritt Weitere Funktionen
5. Schritt Anzahlung verbuchen

Klicken Sie über die KingBill Startmaske auf [Neues...]

1. Schritt "Allgemein":

Hier finden Sie Ihre Standardtexte, die Sie schon im Vorfeld unter [Einstellungen ändern] [Textbausteine] definiert haben.

Die Startnummer für Ihre Angebote wird unter [Einstellungen ändern] - [Meine Firma] - [Nummernvergabe] bestimmt. Die Angebotsnummern laufen automatisch weiter, Sie können diese auch manuell überschreiben. Das Datum ist jeweils das aktuelle, Sie können aber auch ein anderes eintragen.

TIPP: Die Textbausteine können Sie auf der KingBill Startmaske über die Schaltfläche [Einstellungen ändern][Textbausteine] definieren oder ändern. Diese Texte werden mit jedem Angebot einzeln gespeichert, Sie können also auf jeder Rechnung kundenspezifische Texte verwenden.

2.Schritt "Kunde"

Geben Sie nun Ihre Kundendaten ein. Entweder manuell, oder - noch besser - aus Ihrer Kundendatenbank.

TIPP: KingBill verfügt über eine so genannte "intelligente Suche": Je mehr Buchstaben eines Kundennamen Sie eingeben, desto weniger mögliche Adressaten filtert die Software letztlich zur Auswahl. Ist der gesuchte Kunde gefunden, können Sie ihn einfach mit Doppelklick aus der Liste in Ihr aktuelles Angebot übernehmen.

Haben Sie einen Neukunden, und die Daten noch nicht in der Datenbank, so übernehmen Sie diese doch einfach nach dem Eintrag in Ihr Angebot unter [Neuer Kunde].

3. Schritt "Artikel":

Nun geht es an die Eingabe Ihrer Artikel / Dienstleistungen. Sie können entweder die Artikel direkt eintragen, oder sich die Artikel aus der Artikeldatenbank holen. Auch hier unterstützt die "intelligente Suche" Ihre Arbeit: Je mehr Buchstaben eines Artikels Sie eingeben, desto weniger mögliche Entsprechungen filtert die Software zur Auswahl. Fügen Sie den gewünschten Artikel mit einem Doppelklick ein und klicken Sie (WICHTIG!) auf [Position übernehmen]. Das Erstellen von Dokumenten wird so zum einem Akt weniger Sekunden. Auch mehrere MwSt.-Sätze in einem Dokument, wie der Rechnung, sind möglich.

4. Schritt "Weitere Funktionen"

Versandkosten: Durch Klick auf das Symbol mit dem Paket auf der linken Seite der Rechnung, können Sie wenn benötigt Versandkosten hinzufügen. Sie können den Text beliebig verändern und den Betrag sowie einen MwSt.-Satz hinzufügen. Alle Eingaben werden dann automatisch auf der Rechnungsvorlage dargestellt.

Versandkosten Rabatt: Durch Klick auf das Symbol mit dem "Minus"-Zeichen auf der linken Seite der Rechnung, können Sie dem Kunden einen Rabatt auf die Rechnung gewähren. Sie können sowohl einen Betrag als auch einen Prozentsatz hinterlegen. Die jeweilige Eingabe wird nach Klick auf "Übernehmen" mit der Vorlage synchronisiert.

Rabatt Ab- oder Zuschläge: Durch Klick auf das Symbol mit dem „Plus“-Zeichen auf der linken Seite der Rechnung, können Sie dem Kunden einen Ab- bzw. Zuschlag auf den Preis erteilen. Sie können entscheiden ob ein Betrag oder Prozentsatz abgezogen bzw. dazugerechnet werden soll. Jede Eingabe wird nach Klick auf "Übernehmen" automatisch mit Ihrer Rechnungsvorlage abgeglichen.

5. Schritt "Anzahlung verbuchen"

Mit KingBill haben Sie die Möglichkeit bei einer bereits ausgestellten Rechnung den Zahlungseingang direkt über die Rechnung zu verbuchen.

Nachdem Sie die Rechnung mit allen Daten wie Kunden & Artikel erfasst haben, können Sie die Rechnung auf der linken Seite über das "Anzahlungssymbol" mit der gewünschten Zahlungsart verbuchen (Speichern der Rechnung notwendig). Diesen Schritt können Sie auch jederzeit bei älteren Rechnungen durchführen, sobald Sie den Zahlungseingang vom Kunden erhalten.

Diese Verbuchung ist vergleichbar mit den Offenen Posten, wobei Sie in den Offenen Posten nicht jede einzelne Rechnung in der Rechnungsübersicht öffnen müssen.

Wählen Sie die gewünschte Zahlungsart inkl. Datum vom Zahlungseingang aus. Geben Sie den erhaltenen Betrag ein & setzen Sie nach Belieben noch ein Kommentar.

Durch Klick auf "Hinzufügen" wird die Zahlung verbucht & erscheint auch auf der Druckvorlage.