Ausgaben

Die geschäftliche Kommunikation passiert auch heute noch hauptsächlich per Post. In vielen Unternehmen werden Eingangsrechnungen deshalb noch immer manuell verarbeitet und archiviert. Mit der Automatisierung und Digitalisierung dieser Geschäftsprozesse kann man vieles optimieren und vereinfachen.

Mit dem Zusatzmodul Ausgaben können Sie aber nicht nur Eingangsrechnungen, sondern auch Gutschriften, Stornos oder Löhne/Gehälter einbuchen. Je mehr Daten Sie in die Software eingeben, desto genaue kennen Sie den finanziellen Status Ihrer Firma.

Dieses Zusatzmodul können Sie hier bestellen ›

Ausgaben starten

 

Liste aller Ausgaben

Es erscheinen alle Transaktionen zu Ihren Geschäftsfällen. Am Ampel-Symbol erkennen Sie, welche Buchungen schon bezahlt (grün) und welche noch zu zahlen sind (orange). Sie können die angezeigten Spalten ändern, in dem Sie auf die graue Überschrift der Spalte mit der rechten Maustaste klicken. Auf der linken Seite stehen Ihnen Filter und die Volltextsuche zur Verfügung.

Ausgaben Liste

 

Neue Buchung eintragen

Klicken Sie oben auf die Schaltfläche [Neue Buchung]. Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Eingabemöglichkeiten.

  • Buchungsnummer
    wird automatisch vergeben und kann hier abgeändert werden
     
  • Rechnungsnummer
    geben Sie hier die Rechnungsnummer der Eingangsrechnung ein. Dieses Feld kann auch leer bleiben.
     
  • Rechnungsart
    wählen Sie die passende Kategorie
     
  • Rechnungssteller
    wenn Sie hier reinklicken, ändert sich darunter die Eingabemaske der Positionen auf Ihre Kundenliste und Lieferantenliste. Sie können entweder einen beliebigen Namen eingeben, oder Sie wählen einen Kunden oder Lieferanten aus Ihrer Liste, in dem Sie den Eintrag doppelklicken
     
  • Datum
    der Eingangsrechnung
     
  • Fälligkeitsdatum
    wann ist diese Rechnung fällig? Eine interessante Information, um keine Zahlungsziele zu verpassen.
     
  • Datum Posteingang
    wann haben Sie diese Rechnung erhalten?

Ausgaben Neue Buchung

Im obigen Bild beim grünen 2er geben Sie die Ausgaben ein. Die Angabe der Gruppe ist optional.
Es steht Ihnen immer genau eine Zeile für eine Position der Rechnung zur Verfügung. Wenn Sie weitere Zeilen brauchen, klicken Sie links unten auf die Schaltfläche [Hinzufügen].

Wenn Sie alle Positionen eingegeben haben, kontrollieren Sie bitte die Werte Summe Netto und Brutto mit Ihrem Beleg. Das muss übereinstimmen.

  • Kommentar
    hier können Sie beliebige Hinweise zu dieser Buchung eingeben
    Ausgaben Kommentar
     
  • Skonto
    wenn Ihnen der Rechnungssteller einen oder meherere Skonti anbietet, dann können Sie diese hier eintragen. Diese Information hilft Ihnen Geld zu sparen und macht das Ausbuchen der Eingangsrechnung noch einfacher.
    Ausgaben Skonto
     
  • Zahlungen
    hier finden Sie alle von Ihnen bisher eingetragenen Teilzahlungen
    Ausgaben Zahlungen
     
  • Bankdaten
    sehr praktisch, wenn Sie sich alle zu zahlenden Ausgaben ausdrucken und als Vorlage für das Online-Banking zur Seite legen

    Ausgaben Bankdaten
     
  • Dateien
    hier können Sie beliebig viele Dateien hinterlegen. Besonders geeignet ist dieser Bereich aber, wenn Sie den Beleg einscannen und hier hinzufügen
    Ausgaben Dateien
     

Zum Abschluß der Eingabe wählen Sie eine der drei Speichermöglichkeiten rechts unten.

 

Schnellere Eingabe vieler Belege

Im Normalfall setzt man sich so einmal in der Woche hin und gibt auf einen Schlag alle Ausgaben ins System ein. Damit Ihnen dies schnell von der Hand geht, bietet Ihnen KingBill drei charmante Erleichterungen an.
Als erstes gehen Sie auf [Neue Buchung].

  1. Ein Beleg nach dem anderen
    Wenn Sie mit dem ersten Beleg fertig sind, klicken Sie links unten auf die Schaltfläche [Speichern & nächste Buchung].
    Ausgaben Speichern
     
  2. Blätterfunktion
    wir sind alle "nur" Menschen und man kann sich mal irren, oder vertippen. Meist fällt einem das erst beim nächsten oder übernächsten Beleg ein (zB Datum vergessen). Dann brauchen Sie nur rechts oben blättern mit den grünen Pfeilen.
    Ausgaben Blätterfunktion
     
  3. Vorlagen verwenden
    im Business Alltag kommen diverse Ausgaben häufiger vor und es ändert sich an den Belegen selbst nicht so viel. Gute Beispiele sind Miete oder Tanken.
    Wenn Sie sich also denken "na diese Buchung wird wohl öfter vorkommen", dann geben Sie zuerst alle Informationen zu diesem Beleg ein. Aber bevor Sie auf Speichern klicken, klicken Sie oben links in das Feld Vorlage (dort steht jetzt "keine Vorlage" drinnen) ... vergeben Sie einen kurzen sinnvollen Namen für die Vorlage und klicken Sie danach auf das + Symbol unterhalb. Dadurch haben Sie diesen Beleg als Vorlage gespeichert und können bei jeder weiteren Buchung diese Vorlage auswählen.
    Ausgaben Vorlagen verwenden
     

Zahlungen erfassen

Eingangsrechnungen haben die unangenehme Angewohntheit, dass sie bezahlt werden wollen. Dies können Sie im KingBill folgendermaßen eingeben.
Klicken Sie oben auf die Schaltfläche [Neue Zahlung].

Es öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie alle noch nicht bezahlten Belege sehen können.

  1. Beleg wählen
    Um eine Zahlung einzugeben, klicken Sie in der Liste auf die entsprechende Zeile.
     
  2. Datum, Zahlart und Betrag
    - als Datum wird heute vorgeschlagen, bitte anpassen
    - Zahlart aus der Liste auswählen
    - der Betrag ist schon vorausgefüllt mit dem Bruttobetrag des Beleges
     
  3. Skonto
    wenn Sie beim Beleg mögliche Skonti eingegeben haben, dann werden Ihnen diese auf der rechten Seite in der Liste angeboten.
    Wenn Sie mit Skonto bezahlt haben, können Sie einfach die entsprechende Zeile anklicken und der Betrag oben wird geändert.

Ausgaben Zahlung erfassen

Wenn Sie alle Zahlungen eingeben haben, brauchen Sie dieses Fenster nur zu schließen. Die Liste aller Buchungen ist nun aktualisiert.

 

Druckmöglichkeiten

Das Zusatzmodul Ausgaben bietet Ihnen wunderbare Möglichkeiten zum Ausdrucken an.
Klicken Sie oben in der Mitte auf die Schaltfläche [Drucken].

  1. Alle Ausgaben
    hier finden Sie eine Liste aller Buchungen, die Sie eingetragen haben
  2. nur Offene
    eine praktische Liste zB als Vorlage fürs Online-Banking
  3. Zahlungen
    für die Kontrolle Ihrer Einnahmen / Ausgaben Rechnung

Ausgaben Drucken

Beachten Sie bitte auch die Möglichkeit das Datum zu filtern.
Nach dem Klick auf die Schaltfläche [Drucken] erhalten Sie den gewünschten Bericht.
Diesen Bericht können Sie nun drucken, als PDF oder XLSX Datei speichern oder direkt per eMail (als PDF Anhang) versenden.

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