Zeiterfassung und Dokumentation

Autor: Michael
Titelbild: Zeiterfassung

Wissen Sie als Unternehmer genau über die Pflichten der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter Bescheid? Wissen ihre Mitarbeiter über deren Pflichten Bescheid? Oftmals ist das vor allem in kleineren Betrieben nicht der Fall. Diese Aufzeichnungen sind jedoch enorm wichtig. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer sind durch korrekte Arbeitszeitenerfassung abgesichert und können im Falle einer Kontrolle dem Arbeitsinspektorat die betreffenden Daten vorlegen. Gleichzeitig hat die Nichteinhaltung der Aufzeichnungspflicht teils schwerwiegende Folgen für den Arbeitgeber. In Österreich ist die Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeit Pflicht, in Deutschland jedoch nur die Aufzeichnung der Arbeitszeit über die vereinbarten Wochenstunden hinaus.
Zeiterfassung
 

Was sind die Aufgaben der Zeiterfassung?

Der Nachweis der tatsächlichen Arbeitszeiten hat sowohl die korrekte Einhaltung von Ruhepausen als auch die Dokumentation von Überstunden zur Aufgabe. Hierbei genügt es nicht, auf die im Arbeitsvertrag festgelegten Dienstzeiten hinzuweisen. Eine automatische oder manuelle Methode ist in jedem Fall sinnvoll. Bei der automatischen Aufzeichnung fallen zumeist zusätzliche Anschaffungskosten an, wie zum Beispiel für einen RFID-Scanner und die dazugehörigen Chipkarten. Bei der manuellen Variante ist hingegen für den Arbeitnehmer ein Eingabeschritt erforderlich. Es ist im deutschsprachigen Raum zwar gesetzlich nicht vorgegeben, wer die Erfassung durchzuführen hat, die Verantwortung liegt jedenfalls aber beim Arbeitgeber. Das bedeutet, dass auch der Arbeitnehmer für die Aufzeichnung zuständig sein kann.

Gesetzliche Grundlagen

Die maximale Arbeitszeit wird im Arbeitszeitgesetz festgelegt, im deutschsprachigen Raum variiert sie je nach Branche zwischen 45 und 50 Wochenstunden. Diese Rahmenbedingungen können unter gewissen Umständen außer Kraft gesetzt werden, in Deutschland zum Beispiel durch Tarifverträge. In Österreich gelten Ausnahmen beispielsweise für Kraftfahrer, Schichtdienste, Bereitschaftsdienste, öffentlicher Verkehr und Apotheken. Darüber hinaus wird die genaue Arbeitszeit im Arbeitsvertrag vereinbart.  In der Schweiz gelten seit langem durchschnittlich die höchsten Arbeitzeiten in Europa.

Form

Auch hier sieht der Gesetzgeber keine konkrete Form vor, schriftlich und am besten elektronisch dokumentiert gilt hier jedoch ebenfalls als „Best Case“. Auch eine regelmäßige, gemeinsame Überprüfung mit gegenseitiger Unterzeichnung schafft für beide Parteien eine gute Ausgangssituation.

Projektspezifische Erfassung

Heutzutage führen viele Unternehmen außerdem eine projektspezifische Zeiterfassung durch. Hier wird die erfasste Arbeitszeit zusätzlich einem laufenden Projekt zugeordnet. Das macht speziell dann Sinn, wenn die investierte Zeit für das Projekt dem Kunden in Rechnung gestellt wird.

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Kommentare
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Harald schrieb am 13.12.2016 09:44
Da die rechtlichen Grundlagen in jedem Land etwas anders sind ist es wichtig die richtige Software zu finden, für Österreich bietet sich zb Gecosoft da die speziel an die Rechtslage in Österreich angepasste Lösungen anbieten. Das KMU Paket beispielsweise richtet sich direkt an Firmen in Österreich.
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