Worauf muss ich achten, wenn Rechnungen per Email UND per Post versendet werden?

Autor: Daniela
Titelbild: Rechnung per Email und per Post versenden

Seit dem 01. Jänner 2013 kann jeder Unternehmer selbst entscheiden, wie er seine Rechnungen versendet.
Es ist nicht mehr zwingend erforderlich, eine Rechnung im Original per Post zu schicken. Auch auf elektronischem Weg, z.B. per Email als beiliegendes PDF-Dokument hat eine Rechnung mittlerweile ihre Gültigkeit. Der Versand geht dadurch schneller und ist in der heutigen Zeit auch absolut üblich.
Rechnung per Email und per Post versenden
 

Wollen meine Kunden überhaupt die Rechnung per Post?

Viele Kunden wollen gar keine Rechnung mehr per Post haben, aber manche eben doch. Deshalb sollten Sie eine Möglichkeit anbieten, wo ihr Kunde wählen kann, ob er seine Rechnung auch per Post haben möchte. Haben Sie den Fall, dass Sie einem Kunden die Rechnung vorab per Email senden und dann noch zusätzlich im Original per Post, dann geben Sie bitte auf der Original Rechnung (die Rechnung per Post) einen Hinweis darauf. Das ist wichtig, damit eine mehrfache Umsatzsteuerschuld vermieden wird! Wo dieser Hinweis steht ist egal, dafür gibt es keine speziellen Vorschriften. Ein Satz der alles erklärt wäre zum Beispiel "Diese Rechnung wurde bereits per Email übermittelt".

Unsere Empfehlungen

Weiters würden wir empfehlen, in der Nachricht per Email darauf hinzuweisen, dass die Original Rechnung auch per Post zugestellt wird. Damit ist der Empfänger aufgeklärt, dass es sich hier um die gleiche Rechnung handelt. Somit ist auch klar, dass nur einmal zu bezahlen ist und auch keine doppelte Umsatzsteuerschuld entsteht.

Das Versenden von Rechnungen auf elektronischem Weg bedarf übrigens der vorherigen Zustimmung des Rechnungsempfängers. Aber keine Panik, das muss zum Glück nicht alles vertraglich geregelt werden, sondern benötigt keine besonderen Form. Es genügt auch, wenn Sie das zum Beispiel in Ihren AGBs vermerken oder die Vorgehensweise einfach praktizieren und der Empfänger keine Einwände hat. Das wäre dann eine stillschweigende Übereinkunft – gilt ebenfalls als Zustimmung.

Nähere Informationen finden Sie auch hier:
https://www.kingbill.com/cms/https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Umsatzsteuer/Spezielles-zur-Umsatzsteuer/Spezielles-zur-Umsatzsteuer---Themenstartseite.html

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