Wie ein papierloses Büro Rechnungen elektronisch versendet?

Autor: Georg Rossek
Titelbild: Papierloses Büro

Du arbeitest noch in keinem papierlosen Büro, welches auch Rechnungen digital versendet? Was denkst du, wie viel Papier wir als Büroangestellte so im Jahr verbrauchen? 3 kg, 5 kg oder gar 15 kg? Weit gefehlt. In europäischen Büros sind es, sage und schreibe, 250 kg. Natürlich gibt es, wie in fast jeder Studie, auch Ausreißer nach oben. Vermutlich kennt jeder die Meeting-Teilnehmer, welche regelmäßig die Outlook-E-Mail-Verläufe der vergangenen Gespräche in gedruckter Form mitbringen.

Doch wir wären nicht im Jahr 2017, wenn wir nicht schon die papierlosen Büros kennen würden.

Doch wie kann auch ich Papier sparen und beispielsweise Kunden eRechnungen per E-Mail senden?

Wie ein papierloses Büro Rechnungen versendet
 

Wie verwandle ich mein Büro in ein papierloses Büro?

Wenn man zum oben angeführten Durchschnitt zählt, verbraucht man pro Jahr 250 kg Papier. Das bedeutet also nach Adam Riese, dass man in einem Büroleben einen 10-Tonnen-Sattelschlepper mit Papier voll bekommt.
Unglaublich, wenn man beginnt, darüber nachzudenken, wie viele Kollegen man hat oder wie viele Büros alleine in der Nachbarschaft sind.
Aber genug von der Vergangenheit, jetzt wird es ein papierloses Büro und kein Sattelschlepper mit 10 Tonnen.
Jede Umstellung fruchtet meist am besten, wenn sie in kleinen Schritten vollzogen wird. Aus diesem Grund hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie man auch das eigene Büro papierlos bekommt:

  1. „Bitte keine Werbung“-Aufkleber am Briefkasten.
    Durch diese simple Methode hat man bereits ein großes Einsparungspotenzial, welches sehr schnell zu tragen kommt. In der Regel möchte man im Büro nicht auch noch die Prospekte des örtlichen Möbelhauses haben. Wer diese kleinen Aufkleber nicht hat, kann diese bei der örtlichen Post organisieren oder günstig im Internet, wie beispielsweise über Amazon, bestellen: https://www.kingbill.com/cms/http://amzn.to/2uPxjxr

  2. Rechnungen elektronisch versenden
    Selbst als gutes Vorbild voranzuschreiten, ist immer ein guter Weg. Daher kann man, sofern man dazu bereit ist, umgehend alle Angebote, Rechnungen, Zahlungserinnerungen oder Bestätigungen elektronisch per E-Mail versenden. Durch diese Methode hat man seine Daten auch deutlich schneller griffbereit. Ein Kunde ist mit einer Rechnung überfällig? Drei Klicks, und man hat die Rechnung gefunden. Analog in Ordnern zu suchen, kann nicht nur mühsam, sondern auch zeitraubend sein. Für eine Datenkontrolle empfiehlt sich das Arbeiten mit Datensicherungen (Back-ups) oder dem speichern in der Cloud. Besonders empfehlenswert ist auch die Lösung von Evernote, wo man nicht nur Daten von überall griffbereit hat.

  3. Keine Briefe mehr erhalten
    Als gutes Beispiel kann man vorangehen, wenn man nicht nur selbst keine Angebote, Rechnungen oder Zahlungserinnerungen per Post versendet, sondern diese auch selbst ablehnt. Um hier nicht die Lust zu verlieren, empfehlen wir nur die Firmen zu kontaktieren, welche ab dem heutigen Tag einen Brief senden. Diese Firmen im Idealfall kontaktieren und darum bitten, künftig alles nur noch per E-Mail zu senden. Der Lieferant spart sich Zeit und Portokosten und man selbst hat alles digitalisiert von überall erreichbar und am Ende des Tages noch ein gutes Gewissen!

  4. Papier zurück in den Umlauf bringen
    Papier im Büro zu horten, ist nicht mehr effizient und macht die Sache vor allem unübersichtlich. Das Regal mal wieder etwas leerer betrachten zu können, führt dazu, sich wieder etwas wohler zu fühlen. Minimalisten schwören darauf, dass weniger mehr ist und das Vermeiden von platzfressenden Monstern zu mehr Wohlbefinden führt. Am besten Stück für Stück digitalisieren und was nicht mehr benötigt wird, gleich entsorgen. Achtung jedoch bei wichtigen Firmendokumenten. Diese können auch digitalisiert werden, sollten jedoch nicht in der Tonne landen. Folgende Papiere sammeln sich gerne an, welche man jedoch bedenkenlos bzw. nach einer Digitalisierung entsorgen kann: Broschüren, Flyer, Dankeskarten, Visitenkarten, Anleitungen oder E-Mail-Korrespondenzen.

Mehr Freiheit durch das papierlose Büro

Abschließend kann man sagen, dass man auch durch kleine Änderungen an Freiheit gewinnen wird. Es klingt banal, ist aber mehrfach von verschiedenen Beratern und Experten bestätigt, dass man durch das papierlose Büro an Arbeitsqualität gewinnt. Wer diese vier kleinen Tipps umsetzen kann, zählt bereits zur Mehrheit der papierlosen Büros und tut nicht nur sich selbst, sondern auch der Umwelt etwas Gutes.

Wir hoffen somit auf produktive Meetings ohne gedruckte E-Mail-Korrespondenzen und elektronisch, per E-Mail versandte Rechnungen.

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