Richtig Rechnungen schreiben

Autor: Ing. Alexander Kollin
Titelbild: Richtig Rechnungen schreiben

Der Unternehmer ist nach dem Umsatzsteuergesetz berechtigt bzw. auf Verlangen eines anderen Unternehmers oder einer juristischen Person verpflichtet, Rechnungen auszustellen. Eine Rechnung muss nach dem Umsatzsteuergesetz bestimmte Merkmale aufweisen. Es müssen dann neben Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) auch alle anderen im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen (Einzelunternehmen, Personengesellschaften etc.) auf ihren Geschäftspapieren folgende Daten definieren:

  • Rechtsform
  • Firmensitz
  • Firmenbuchnummer und
  • Firmenbuchgericht

Einzelunternehmen müssen auch ihren Namen angeben, sofern er sich vom Firmennamen unterscheidet.

Richtig Rechnungen schreiben
 

Achtung:
Ein Vorsteuerabzug kann vom Leistungsempfänger nur dann in Anspruch genommen werden, wenn eine Rechnung mit den gesetzlichen Formerfordernissen ausgestellt wird.

Formvorschriften

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen
  • Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung und der anzuwendende Steuersatz bzw. bei Steuerbefreiung einen Hinweis auf diese
  • den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Ausstellers der Rechnung
  • Bei Rechnungen von Bauleistungen muss ein Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld sowie die UID-Nummer des Leistungsempfängers enthalten sein (seit 1.10.2002)
  • Bei Anwendung der Differenzbesteuerung hat ein Hinweis auf diese zu erfolgen (z.B. Antiquitätenhandel)

Sämtliche Rechnungsmerkmale müssen nur auf Rechnungen an Unternehmer aufscheinen, wenn die verrechneten Leistungen für deren Unternehmen ausgeführt wurden. Rechnungen an Private müssen diese Merkmale grundsätzlich nicht enthalten.

Kleinbetragsrechnungen

Bei Rechnungen deren Gesamtbetrag € 150,– (inkl. Umsatzsteuer) (in Österreich liegt dieser Betrag bei 400,-) nicht übersteigt müssen Entgelt und Steuerbetrag nicht gesondert ausgewiesen werden. Darüber hinaus entfällt auch das Erfordernis den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers anzuführen. Weitere Informationen zur Höhe der Kleinbetragsrechnungen ›

Details zu den neuen Rechnungsmerkmalen

  • Fortlaufende Nummerierung
    Die Rechnung hat eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehrerer Zahlenreihen, die zur Identifizierung einmalig vergeben werden, zu enthalten. Der Zeitpunkt des Beginns der laufenden Nummer kann frei gewählt werden und es ist auch eine Nummerierung verschiedener Rechnungskreise (z.B. Filialen, Registrierkassen) zulässig.Die fortlaufende Nummer auf Rechnungen an Privatkunden kann nur dann entfallen, wenn der Unternehmer jeweils einen getrennten Rechnungskreis für Unternehmer und Privatkunden führt. Ist nur ein Rechnungskreis vorhanden, sind die Rechnungen an Privatkunden gemeinsam mit jenen an Unternehmer fortlaufend zu nummerieren. Werden Rechnungen an Unternehmer nicht fortlaufend nummeriert, haben die Leistungsempfänger jedenfalls keinen Vorsteuerabzug.
     
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
    Wenn der Unternehmer im Inland Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringt, für die das Recht auf Vorsteuerabzug nicht besteht, muss er in seiner Rechnung keine UID-Nummer anführen (z.B. Kleinunternehmer). Weitere Informationen zur UID-Nummer ›
     
  • Hinweis auf die Steuerbefreiung
    Die Anführung der jeweiligen gesetzlichen Bestimmung ist nicht notwendig. Die häufigsten Anwendungsfälle sind steuerfreie Ausfuhrumsätze oder Rechnungen von Kleinunternehmern.
     
  • Überprüfung der neuen Rechnungsmerkmale durch den Leistungsempfänger
    Die fortlaufende Nummerierung ist nicht zu überprüfen und von der Überprüfung der inhaltlichen Richtigkeit der UID-Nummer kann bis auf weiteres Abstand genommen werden.

Handelsrechtliche Vorschriften

Handelsrechtlich müssen Rechnungen von Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) nach wie vor folgende Angaben enthalten:

  • Rechtsform
  • Sitz
  • Firmenbuchnummer
  • Firmenbuchgericht

Daneben ist eine eventuelle Liquidation anzugeben. Handelt es sich um eine inländische Zweigniederlassung einer ausländischen Kapitalgesellschaft, sind neben den oben angeführten Angaben noch die Firmenbuchnummer der Zweigniederlassung und das Firmenbuchgericht anzugeben.

Rechtsgrundlagen

§ 11 UStG 1994, Art. 11 UStG 1994
§ 162 BAO, § 51 Abs 1 lit d FinStrG, § 14 UGB
Umsatzsteuerrichtlinien Rz 1501-1771, Rz 2602

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