Rechnungsvorlage

Autor: Marcus Kemethofer
Titelbild: Rechnungsvorlage

Eine Rechnungsvorlage ist hilfreich, um mit wenig Aufwand Rechnungen zu erstellen, die den rechtlichen Anforderungen für die Rechnungsstellung in Deutschland, Österreich und der Schweiz entsprechen. Dies kann händisch in Word oder Excel erfolgen oder über ein Rechnungsprogramm, das weitere Gestaltungsmöglichkeiten bietet, um die Rechnungslegung zu vereinfachen.

Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen bis 250 EURO gelten als Kleinbetragsrechnungen und obliegen weniger strengen Vorschriften. Hier reichen folgende Angaben aus:

  • Name und Anschrift des Rechnungslegers
  • das Datum der Rechnungserstellung
  • die Anzahl sowie die Bezeichnung der gelieferten Leistung
  • die Vergütung und entweder der Hinweis auf Steuerbefreiung oder der entfallende Steuerbetrag als Bruttobetrag mit dem anzuwendenden Steuersatz

Für Rechnungen über 250 EURO brutto gelten erweiterte Vorgaben.

Rechnungsvorlage
 

 
Rechnungen über 250 EURO brutto

Wenn Sie Ihre Vorlage erstellen, beginnen Sie zunächst bei Ihren Firmendaten und speichern dann diese Blankovorlage ab. Danach fügen Sie die Kundendaten ein und schließlich die Rechnungsdetails. Nachdem Sie die vollständig ausgefüllte Rechnung überprüft und gespeichert haben, können Sie diese drucken oder per E-Mail versenden.

 
Firmendaten

Links oben oder unten steht der vollständige Firmenname und die Firmenadresse mit der Umsatzsteuer-ID (UID). Wenn Sie möchten, können Sie die Rechnung zusätzlich durch ein Logo oder Motto personalisieren. Unten in der Mitte führen Sie die Kontaktinformation des Ansprechpartners innerhalb des Unternehmens mit den dazugehörigen Kontaktdaten an sowie die URL Ihrer Webseite. Unten rechts führen Sie die Bankverbindung mit IBAN und SWIFT/BIC an. Diese leere Musterrechnung speichern Sie einmal ab.

 
Kundendaten

Links (bz. rechts in der Schweiz) oben geben Sie Namen und Anschrift des Kunden als Empfänger an. Weisen Sie jedem Kunden eine unverwechselbare Kundennummer zu und tragen diese in Ihre Datenbank ein, um keine doppelten Nummern zu vergeben und jeden Kunden eindeutig zuordnen zu können. Diese Nummer sollte sich auch auf der Rechnung wiederfinden. Wenn Sie wiederkehrende Kunden haben, können Sie nun für einzelne Kunden Rechnungsvorlagen abspeichern.

 
Rechnungsdaten

Jede Rechnung erhält eine eigene einmalige Rechnungsnummer. Versehen Sie Ihre Rechnungen mit fortlaufenden Rechnungsnummern. Tragen Sie das Ausstellungsdatum der Rechnung sowie das Datum der Leistungserbringung ein, auch wenn beide identisch sind. Führen Sie das Zahlungsziel an (z. B. 30 Tage) sowie das Fälligkeitsdatum, an dem die Rechnung spätestens bezahlt werden sollte. Optional können Sie zusätzliche Informationen eintragen, damit vereinbarte Konditionen auch festgehalten sind. Tragen Sie die verkauften Produkte und Dienstleistungen mit Anzahl und Umfang der Leistung ein. Geben Sie außerdem die etwaige Preisminderungen, den anzuwendenden Steuersatz, den auf den Preis entfallenden Steuerbetrag sowie den Preis des verkauften Produkts an. Bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger im Weg der Gutschrift wird dies durch eine gleichlautende Angabe vermerkt.

 
Musterrechnungen erstellen

Sie können nun in Word oder Excel eine Rechnungsvorlage nach Ihren persönlichen Vorlieben erstellen. Word bietet hier einen breiteren grafischen Spielraum, während Sie in Excel durch eine intelligente Formelsetzung Rechenvorgänge und Datumsangaben automatisiert anpassen können. Unser Rechnungsprogramm vereint die Vorteile der beiden Programme, indem es rechnerische Vorgänge löst und ein einheitliches Erscheinungsbild bietet, wobei Sie aus verschiedenen Vorlagen wählen können. Zusätzlich sorgen vordefinierte Felder dafür, dass die rechtlichen Pflichtangaben gemäß GoBD eingehalten werden. Laden Sie einfach zum Test eine Rechnungsvorlage (Musterrechnung für Kleinunternehmer) herunter.

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