Rechnungen vorbereiten

Diese Tipps sparen viel Zeit und Geld

Autor: Georg Rossek
Titelbild: Rechnungen vorbereiten

Schon wieder der Monatserste oder Quartalsletzte und die Rechnungen sind nicht vorbereitet? Bestimmt ist dieses Phänomen bei sehr vielen Unternehmern gleich. Doch was tun, wenn es regelmäßig vorkommt, dass man die Rechnungen und Belege nicht rechtzeitig beisammenhat?

Rechnungen vorbereiten
 

Die Pauschallösung für noch nicht vorbereitete Rechnungen

Bevor man nach einer Pauschallösung sucht, sollte man immer hinterfragen, welche Vereinbarung man als Gewerbetreibender mit seinem Steuerberater hat. In der Regel gibt es folgende Varianten:

  • Variante 1 - Die physische Buchhaltung ist beim Unternehmer selbst und der Steuerberater bzw. Buchhalter wird nur für die Umsatzsteuervoranmeldung benötigt.
  • Variante 2 – Die gesamte Buchhaltung ist beim Buchhalter und das gewerbetreibende Unternehmen sendet alle Belege und Rechnungen wöchentlich, monatlich oder quartalsweise per Post an den Buchhalter, welcher die Belege nicht nur nach Datum einsortiert, sondern auch elektronisch erfasst.


Sicherlich gibt es noch weitere Möglichkeiten zwischen Unternehmen und leistenden Steuerberater, aber diese beiden Varianten sind die gängigsten und beliebtesten. Nun aber zurück zum Ursprungsthema. Wie kann man die Rechnungen und Belege so vorbereiten, dass es sehr einfach wird, diese an den Steuerberater zu übermitteln?

Rechnungen und Belege möglichst effizient und so aufwandsneutral wie möglich

vorbereiten

Der erste und wichtigste Tipp vorab. Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater und Buchhalter wie und in welcher Regelmäßigkeit er die Belege gerne hätte. Der beste Tipp hilft nichts, wenn der Steuerberater bzw. durchführende Buchhalter immer nacharbeiten muss.

Eine saubere und gut geführte Ablage

Egal, wie groß oder klein das Unternehmen ist, eine saubere doppelte Ablage für Eingangs- als auch für Ausgangsrechnungen ist die Grundvoraussetzung. Kommt eine externe Rechnung ins Haus, gleich nach der Bearbeitung in die Ablage. Ebenso sollte man agieren, wenn eine Rechnung das Haus verlässt. Hat man diese Routine verinnerlicht, geht der Rest schon viel leichter von der Hand.

Fixe Terminslots

Wünschen Sie oder Ihr Steuerberater die Belege am Ende eines Quartals abzuliefern, macht es Sinn, sich als zuständige Person im Unternehmen, einen fixen Tag oder fixen Termin im Kalender zu setzen, an dem Sie die Rechnungen und Belege vorbereiten. Das bedeutet, an diesem Tag werden die Ablagen nach Datum kontrolliert (es kommt in den besten Häusern vor, dass ein älterer oder neuerer Beleg dazwischen rutscht) und für den Versand gesammelt.

Hier kommt ein weiterer sehr wertvoller Tipp!

Die Buchhaltungs-Checkliste

Viele, wenn nicht sogar die Mehrzahl aller Lieferanten schicken die Rechnungen nicht mehr per Post, sondern versenden diese per E-Mail oder buchen überhaupt per Lastschriftverfahren vom Konto ab, wodurch die Belege nur in der Online-Maske des Lieferanten verfügbar abrufbar sind. Dadurch kann es sehr mühsam sein, immer wieder nachdenken zu müssen, wo man die Rechnungen und Belege noch anfordern muss. Eine einmal definierte Checkliste kann hier sehr viel Nerven und Zeit sparen. Diese, wie oben erwähnt, am fixierten Termin abzuarbeiten ist wesentlich effizienter, als jedes Mal neu nachdenken zu müssen.

Das Fazit für das Vorbereiten von Rechnungen und Belege

Das Wichtigste ist wirklich, das Gespräch mit dem Steuerberater zu suchen. Hierbei kommt es in der Regel zur besten Beratung darüber, in welcher Form und Regelmäßigkeit es für das Unternehmen Sinn macht, die Rechnungen vorzubereiten.
Ansonsten helfen die erwähnten Tipps, um einen reibungslosen Ablauf in den Alltag vieler firmenintern Verantwortlicher zu bringen.

Voting (2)
Kommentare
Wie bewerten Sie diesen Beitrag ?

Sagen Sie uns Ihre Meinung zu diesem Thema

jetzt kommentieren ›