Rechnungen stornieren und Gutschrift erstellen - Die wichtigsten Tipps für Unternehmer

Autor: Georg Rossek
Titelbild: Rechnung stornieren und Gutschrift erstellen

Viele Unternehmer kennen das Thema nur zu gut. Der Emp­fän­ger möchte die Rechnung doch nicht bezahlen, der Rechnungsempfänger soll doch die Tochterfirma sein oder der Kunde hat die Ware nie abgeholt. Es gibt noch unzählige Beispiele, in denen solche oder sehr ähnliche Situationen eintreffen, welche meist dazu führen, eine Gutschrift oder Berichtigungsnote erstellen zu müssen.

Worauf man bei der Stornierung einer Rechnung bzw. der Erstellung einer Gutschrift oder einer Berichtigung achten sollte und welche Mythen es in diesem Bereich gibt, findet man im heutigen Artikel zum Thema Rechnungen stornieren und Gutschriften erstellen.

Rechnung stornieren und Gutschrift erstellen
 

Wann darf ich eine Rechnung stornieren und daraus eine Gutschrift erstellen?

In Österreich gilt die Regelung, dass ausschließlich der Rechnungsersteller das Recht hat, die Rechnung stornieren zu dürfen. In Sonderfällen darf der Rechnungsersteller allerdings auch den Rechnungsempfänger dazu bemächtigen, die Rechnung selbst zu berichtigen, sofern es zu einem Fehler gekommen ist. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn er diesen schriftlich bemächtigt, die Änderung selbst durchführen zu dürfen und der Rechnungsempfänger den Vorsteueranspruch noch nicht geltend gemacht hat bzw. die bereits abgezogene Vorsteuer noch nicht an das Finanzamt rückbezahlt hat.

Der Einsatz der Berichtigungsnote

Bevor man aus den unterschiedlichsten Gründen heraus eine Gutschrift erstellen möchte, kann man noch Gebrauch von der Berichtigungsnote machen. Die Berichtigungsnote ist grundsätzlich dafür da, auf eine Rechnung zu verweisen, in der sämtliche Ergänzungen und Adaptierungen angeführt sind und man dadurch die Gutschrift umgehen kann. Wenn sich auf der Rechnung zu viele Fehler eingeschlichen haben, gibt es die Möglichkeit bzw. macht es in den meisten Fällen auch Sinn, eine neue Rechnung auszustellen. Hier ist es jedoch wichtig, sofern die gleiche Rechnungsnummer verwendet wird, dass ein Hinweis auf Berichtigung erfolgt. Wird bei der Erstellung einer neuen Rechnung eine neue, folgende Rechnungsnummer verwendet, ist es sehr wichtig, zumindest auf die ursprüngliche und fehlerhafte Rechnung zu verweisen.

Die Sammelberichtigung

Zusätzlich gibt es seitens des Gesetzgebers auch die Möglichkeit, eine Sammelberichtigung zu erstellen. Auf dieser einzelnen Berichtigung können mehrere Rechnungen berichtigt werden. Wie oben erwähnt, ist dies jedoch nur zulässig, wenn es eine klare Zuordnung der Rechnungsnummern gibt.

WICHTIG

Kommt es zu einer Steuerprüfung und es wird hier bemerkt, dass es fehlerhafte Rechnungen gibt, bei denen ein Vorsteuerabzug geltend gemacht worden ist und der Unternehmer in einer angemessenen Frist (meist bis zu einem Monat) reagiert und durch eine Berichtigungsnote reagiert hat, wird dies seitens der Finanzverwaltung nicht beanstandet werden.

Die Rechnungsgutschrift

Wie bereits in Österreich sehr üblich, gibt es auch die Möglichkeit, eine Gutschrift zu erstellen. Dies kann Sinn machen, wenn beispielsweise eine noch unbezahlte Ware, seitens des Rechnungsempfängers, nie abgeholt wurde und bereits eine Rechnung erstellt wurde. Aber auch bei gröberen Fehlern in der Rechnungserstellung, welche innerhalb weniger Tage bemerkt oder bemängelt wurden, macht es durchaus Sinn, je nach Geschäftsfeld, eine Gutschrift auszustellen, anstatt eine Berichtigungsnote durchzuführen. Hierbei ist jedoch wichtig, dass der Rechnungsempfänger immer darüber informiert wird und die Gutschrift, sowie die neue Rechnung inkl. einer neuen Rechnungsnummer erhält. Kommt es bei einem Ihrer Rechnungsempfänger zu einer Steuerprüfung, bei der es eine von Ihnen ausgestellte Gutschrift zu berücksichtigen gibt und der Rechnungsempfänger diese Gutschrift nicht in der Buchhaltung berücksichtigt hat, ist der Rechnungsempfänger in Erklärungsnot, nicht Sie, als Rechnungsersteller. In diesem Fall sollte man immer darauf achten, dass der Versand der Gutschrift inkl. neuer Rechnung seitens des Rechnungserstellers zum Rechnungsempfänger nachverfolgbar bleibt und es im Idealfall auch eine Rückbestätigung des Rechnungsempfängers gab. Dadurch umgeht man bei einer Steuerprüfung seitens des Rechnungsempfängers, welcher beide Rechnungen aber nicht die Gutschrift in der Buchhaltung berücksichtigt hat, in Erklärungsnot zu kommen.

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