Rechnungen nachträglich ändern, erlaubt?

Autor: Georg Rossek
Titelbild: Rechnungen nachträglich ändern

Im Berufsstress ist es dem einen oder anderen sicher schon einmal passiert. Die Rede ist von fehlerhaften Rechnungen. Darf man Rechnungen nachträglich ändern, sollte man dies vermeiden oder ist dies nicht erlaubt? Immer wieder kann es im Alltag dazu kommen, dass man gebeten wird, eine Rechnung anzupassen bzw. zu korrigieren. Was beim Korrigieren einer Rechnung zulässig und was unzulässig ist, erfährt man gleich weiter unten.
Rechnungen nachträglich ändern
 

Rechnungen nachträglich ändern, kann die Strategie vieler Unternehmen sein.

Leider kommt es immer öfter vor, dass Firmeninhaber, mit mehreren Standorten, aus Liquiditätsgründen, um die Berichtigung einer Rechnung bzw. um das neuerliche Ausstellen einer Rechnung bitten. Einige Unternehmer erhoffen sich dadurch mehr Zeit beim Zahlungsziel. Das bedeutet, aus eventuell 30 Tagen Zahlungsziel werden schnell 60 Tage. Eine Tatsache, die leider sehr oft passiert aber wirklich nicht passieren sollte.

ACHTUNG: Hier ist die Situation mit größter Vorsicht zu genießen, denn, wenn man darum gebeten wird, eine neue Rechnung auszustellen und dies bedenkenlos durchführt, hat man automatisch für zwei Rechnungen Umsatzsteuer zu zahlen.

TIPP: Wünscht der Rechnungsträger die Änderung der Anschrift, ist dies bedenkenlos durchführbar. Also wichtigster Tipp zu Beginn: Korrekturen, die nicht den Inhalt oder die Steuernummer betreffen, sind zulässig. Änderungen, welche ebenfalls die UID (Steuernummer) betreffen, müssen storniert und durch eine Gutschrift berichtigt werden. Der Rechnungsträger bekommt im Anschluss die neue „berichtigte“ Rechnung und die Gutschrift der falsch ausgestellten Rechnung.

Kommt dieser Änderungswunsch jedoch öfter vor, kann es sehr hilfreich sein, immer vor der Rechnungslegung den Rechnungsträger zu fragen, mit welchem Firmenstandort verrechnet werden soll. Meist ist dies nämlich aus steuerrechtlichen Gründen egal, solange es sich um eine Gesellschaft bzw. die Verrechnung mit einer Steuernummer handelt.

Warum man es allgemein vermeiden sollte, Rechnungen nachträglich zu ändern?

Um möglichst effizient arbeiten zu können, ist jede weitere Aufgabe im Büroalltag meist negativ assoziiert. In einer Befragung wurden viele Unternehmer mit diesem Thema konfrontiert und es kristallisiert sich in der Mehrzahl aller Fälle heraus, dass, wenn es pro Quartal zu mehr als zwei Rechnungsänderungen pro Kunde kommen sollte, es in den meisten Fällen auch kein Wunschkunde ist. Das Hinauszögern einer Zahlung und das Erzeugen des Aufwandes, eine Rechnung zu korrigieren, ist, sofern es nicht das Ändern der Steuernummer betrifft, eine rein strategische Zeitverzögerung.

Änderungen, die den Steuersatz betreffen, sind selbstverständlich ausgenommen, da dies, aus rechtlicher Sicht, vom Rechnungsleger zu prüfen ist.

Was empfiehlt sich, wenn man eine Rechnung nachträglich nicht mehr ändern kann?

Ist es nachträglich nicht mehr möglich, eine bereits gelegte Rechnung zu korrigieren, gibt es noch eine weitere Möglichkeit, eine Korrektur vorzunehmen.

Es handelt sich hierbei um eine Berichtigung.

Die Berichtigung hat auch den Vorteil, nicht nur eine Rechnung, sondern gleich mehrere Rechnungen berichtigen zu können. In der Berichtigung ist es wichtig das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer sowie Rechnungsleger und Rechnungsempfänger anzuführen. Dieses Dokument erhalten nun beide Parteien. Selbstverständlich ist diese Berichtigung auch in der Steuer zu hinterlegen. Auch bei Steuerprüfungen wird in der Regel, bei falsch gelegten Rechnungen, den damaligen Rechnungsträgern eine Berichtigung geschickt. Ebenfalls muss hier, sofern es zu fehlerhaften Steuersätzen gekommen ist, in der Berichtigung enthalten sein, welche Beträge rückvergütet werden.

Voting (9)
Kommentare
Wie bewerten Sie diesen Beitrag ?

Sagen Sie uns Ihre Meinung zu diesem Thema

jetzt kommentieren ›