Rechnungen digital signieren, wirklich notwendig?

Autor: Georg Rossek
Titelbild: Rechnungen digital signieren, wirklich notwendig

Wer hat es nicht gelernt? Nach einem Angebot folgt die unterschriebene Auftragsbestätigung, danach der Lieferschein, worauf in den meisten Fällen die unterzeichnete Rechnung folgt. Doch welcher Gewerbetreibende sendet im Jahr 2016 noch handschriftlich signierte Rechnungen per Post, wenn es bereits deutlich effizientere Methoden als das klassische Autogramm gibt. Welche Neuerungen es bei der sogenannten E-Rechnung gibt und welche Signaturen noch wirklich wichtig sind? Für Gewerbetreibende nicht ganz unwesentliche Fragen, die in diesem Blog Artikel beantwortet werden.
Rechnungen digital signieren, wirklich notwendig
 

Muss eine Rechnung überhaupt signiert werden?

Grundsätzlich lässt sich diese Frage ganz einfach mit einem klaren „Nein“ beantworten. Man kann Rechnungen digital signieren, auf ganz klassischem Wege per Hand unterzeichnen oder eben gar auf die Signatur verzichten. Je nach Produkten, Branche und Kunden ist die Art und Weise ganz dem Gewerbetreibenden überlassen. Den Kunden eines Rechtsanwaltes wird es vermutlich lieber sein, wenn die Rechnung ganz klassisch händisch unterzeichnet bei ihm einlangt. Dem Kunden eines Online Shops, ist es egal, ob die Rechnung unterzeichnet ist, solange er überhaupt eine Rechnung erhält.

Rechnungen vor dem Jahr 2013

Laut der damaligen Gesetzeslage war es jedoch Pflicht, eine Rechnung, sofern diese nicht händisch unterzeichnet wurde, zumindest digital zu signieren. Hat man dies nicht oder nur teilweise befolgt, war der Vorsteuerabzug bei Betriebsprüfungen meist in Gefahr. Dies ist jedoch seit dem Jahr 2013 nicht mehr notwendig. Eine Rechtslage, die jedem Gründer, Jungunternehmer und Wirtschaftstreibenden in die Karten spielt, da man dadurch nun noch effizienter arbeiten kann.

Darf der Kunde auf eine digital signierte Rechnung bestehen?

Definitiv ja! Wünscht der Rechnungsempfänger eine unterzeichnete Rechnung, ist diese seitens des Rechnungserstellers auszustellen. Rein rechtlich kann dieser darauf bestehen, in den meisten Fällen jedoch, fordern die Kunden, ganz branchenunabhängig, keine händisch unterzeichneten Rechnungen nach. Es besteht seitens des Kunden kein wesentlicher Vorteil, ob dieser eine signierte oder unsignierte Rechnung besitzt. Ganz unabhängig davon, ob es sich um den Erwerb eines Produktes oder einer Dienstleistung handelt.

Wie lange muss eine signierte als auch unsignierte Rechnung, seitens des

Rechnungsstellers aufbewahrt werden?

In Österreich gilt, bei allen Gewerbetreibenden, die Regelung der Aufbewahrungspflicht. Die Aufbewahrungspflicht sieht vor, dass Rechnungen, ab dem Zeitpunkt der Ausstellung, insgesamt sieben Jahre (laut § 11 Abs. 2, § 18 Abs. 10 UStG 1994), seitens des Leistungserbringenden, unversehrt und in voller Lesbarkeit, aufbewahrt werden muss. Bei digital erstellten und digital signierten Rechnungen reicht eine Rechnungskopie in Papierform. Diese muss nicht elektronisch sieben Jahre aufbewahrt werden. In der Regel sieht dies meist so aus, dass die Rechnung ohnehin in Papierform in der Buchhaltung existiert, wodurch ein drittes Exemplar überflüssig wird. Wer 100% sichergehen möchte, archiviert jedoch auch ein drittes Exemplar in Papierform sowie eine digitale Kopie auf einem anderen Standort, als dem der Buchhaltung. Dies kann im Streitfall, Brandfall oder bei Steuerprüfungen immer angenehm sein.

Dokumente online signieren, für in Österreich lebende Privatpersonen?

Für alle in Österreich lebenden und Bürgerkarten verwendenden Menschen, welche nicht gewerbetreibend sind, gibt es seitens der „Bürgerkarte“ folgende kostenfreie Möglichkeit Dokumente und Verträge online zu signieren.

Mehr dazu unter: https://www.kingbill.com/cms/https://www.buergerkarte.at/

Voting (2)
Kommentare
Wie bewerten Sie diesen Beitrag ?

Fine schrieb am 04.01.2017 11:45
Sehr hilfreicher Beitrag. Digitale Signaturen sind heute notwendig aufgrund der globalen und immer weiter voranschreitenden Digitalisierung. Auch im Segment der Steuerberatung sollte man sich diesem Trend anschließen.
Sagen Sie uns Ihre Meinung zu diesem Thema

jetzt kommentieren ›