Rechnung, Zahlungserinnerung und Mahnung - So kommt man am schnellsten zu seinem Geld!

Autor: Georg Rossek
Titelbild: Rechnung, Zahlungserinnerung und Mahnung, so kommt man am schnellsten zu seinem Geld

Als Gewerbetreibender hat man es nicht immer leicht. Um sich den Alltag nicht ganz schwer zu machen, macht es deshalb aus unserer Sicht durchaus Sinn, viele Prozesse zu definieren, um im Falle des Falles immer gleich und standardisiert reagieren zu können. Besonders bei unbezahlten Dienstleistungen oder Produkten empfiehlt es sich, möglichst emotionslos und schnell reagieren zu können. Doch ganz so einfach sieht es im Alltag vieler Unternehmer leider nicht aus, da es für diese Fälle meist keine vordefinierten und standardisierten Prozesse gibt, sodass es leider meist zur klassischen Chefsache wird bzw. werden muss. Wie hat man nun zu reagieren, wenn wieder einmal ein Kunde vergisst, seine Rechnungen zu begleichen? In diesem Blogartikel zeigen wir eine Strategie, die man bereits seit Jahren in speziellen Fällen wie diesen, anwendet.
Rechnung, Zahlungserinnerung und Mahnung - So kommt man am schnellsten zu seinem Geld
 

Die Schritt für Schritt Anleitung, um möglichst sicher an sein Geld zu kommen.

Bei Dienstleistungen oder in kleineren Firmen ist der Zahlungsverzug eines Kunden von Fall zu Fall vielleicht noch vertretbar, bei größeren Strukturen oder dem vormaligen Wareneinkauf kann das Thema aber durchaus zum Ärgernis werden. In solch einem Fall gilt es, die Emotionen möglichst zur Gänze herauszulassen und sachlich an das Thema heranzugehen. Durch das Gespräch sind schließlich schon viele zusammengekommen.

Schritt 1 – Die Rechnung wurde innerhalb der selbst definierten Zahlungsfrist seitens des Rechnungsempfängers nicht beglichen.

Je nach Branche und Kunden, macht es hier durchaus Sinn, das Gespräch zu suchen. Der Kunde sollte die Gelegenheit haben, via Zahlungserinnerung an seine Außenstände informiert zu werden. Dies kann via Anruf, E-Mail oder Brief stattfinden. Wir empfehlen, diesen Schritt am besten telefonisch oder per E-Mail zu klären. Ein kleiner Tipp am Rande. Hier trennt sich meist die Spreu vom Weizen. Jeder kann einmal vergessen, eine Rechnung zu bezahlen bzw. vielleicht hat der Kunde die Rechnung ja wirklich nicht erhalten. Denken Sie also daran, wie freundlich Sie waren, als Sie den Kunden angeworben haben und behandeln Sie ihn auch im Falle eines Zahlungsverzugs nicht anders.

Schritt 2 – Der Kunde ist via Anruf, E-Mail oder Brief nicht erreichbar?

In den meisten Fällen ist in diesen Situationen der Rechnungsempfänger auf Urlaub oder Geschäftsreise. Ob dies der Fall ist, kann man beispielsweise herausfinden, indem man prüft, ob man eine Abwesenheitsnotiz erhält, wenn man bei Geschäftskunden eine E-Mail an die Office- oder Info-E-Mail Adresse sendet. Sind weitere zehn Werktage nach dem gesetzlichen und auf der Rechnung angeführten Zahlungsziel vergangen, macht es durchaus Sinn, zu Schritt 3 überzugehen.

Schritt 3 – Wenn man es per Telefon, per E-Mail und per Brief bereits probiert hat

Bei diesem Schritt hat sich gezeigt, dass es Sinn macht, von der ersten bis zur dritten und letzten Mahnung, alle Schriftstücke eingeschrieben, als Brief zu versenden. Auf diese Weise muss der Briefempfänger den Brief annehmen, andernfalls bekommt man ihn per Post mit einem nicht ganz unwesentlichen Vermerk wie: „Verstorben“, „Verzogen“, etc. zurück. Das bedeutet, durch Schritt 3 kann man sichergehen, dass der Brief zugestellt und vom Empfänger übernommen wurde.

Hier bitte nicht auf die gesetzlich geregelten Mahngebühren vergessen, sowie auf die Zeit, die zwischen den jeweiligen Mahnungen liegen sollte. Mehr dazu in diesem Artikel:

KingBill Blog Mahngebühren und Verzugszinsen

Schritt 4 – Hier macht es Sinn, sich Hilfe von Profis zu holen.

Im vierten Schritt empfiehlt es sich, je nach Rechnungshöhe, ein Inkassobüro (macht meist Sinn ab 100 €) oder einen Rechtsanwalt einzuschalten.

Kleiner Tipp: Viele Inkassobüros verlangen kein Honorar, wenn das Geld eingetrieben werden konnte. Ein Rechtsanwalt besteht meist auf sein Honorar, auch wenn sein Einschreiten zu keinem Erfolg geführt hat. Inkassobüros verlangen meist einen Prozentsatz der offenen Rechnungssumme als Honorar, was individuell und gesondert zu vereinbaren ist. Aus diesem Grund wäre das Inkassobüro dem Rechtsanwalt vorzuziehen.

Dringt auch diese Aktion (Inkassobüro) nicht zum Rechnungsempfänger durch, kann man im Fall der Fälle noch zusätzlich einen Rechtsberater konsultieren. Ein Kunde, der bis hierher nicht bezahlt hat, wird in mehr als 90 % aller Fälle nicht mehr bezahlen. Eine wirtschaftlich sehr schwierige Tatsache, mit der man leider gelegentlich rechnen muss.

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