Mahngebühren und Verzugszinsen bei Rechnungen

Der richtige Umgang mit Mahnung und Gebühren

Mahngebühren und Verzugszinsen bei Rechnungen

Autor: Ing. Alexander Kollin

Wie hoch dürfen die Mahngebühren einer Rechnung bzw. Mahnung eigentlich sein? Wie hoch sind die Zinsen bei Verzug der Zahlung? Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel alles, was Sie über Mahnung, Mahngebühren und Verzugszinsen wissen müssen.

Im Gesetz (Österreich, Deutschland, Schweiz) ist nicht definiert, wie hoch die Mahngebühr bei Zahlungsverzug einer Rechnung sein darf. Allerdings gibt es einige Gerichtsurteile zu Mahngebühren. Ein gewisser Betrag an Euro darf also bei der Mahnung nicht überschritten werden, da durch die Mahngebühren lediglich die Kosten der Mahnung gedeckt werden sollen.

Ab welchem Zeitpunkt darf man Mahngebühren verrechnen?

Auf jeder Rechnung sollte die Fälligkeit der Rechnung vermerkt sein. Gewähren Sie Ihren Kunden ein Zahlungsziel von 20 Tagen oder „Fällig bei Erhalt?“ Wird die Rechnung also zum Beispiel am 1. des Monats ausgestellt und erlauben wir als Frist ein Zahlungsziel von 20 Tagen, dann ist die Zahlung der Rechnung bis zum 21. des Monats fällig.

Sie dürfen Mahngebühren ab dem Zeitpunkt erstellen, an dem die Zahlung der Rechnung fällig ist und Sie Ihren Kunden darüber informiert haben.

Mit der Information über den Verzug ist die typische Zahlungserinnerung nach Ablauf der angegebenen Frist und vor der ersten Mahnung gemeint, die dem Kunden signalisieren soll: „Jetzt ist die Rechnung fällig und es werden bald Mahnkosten anfallen“. Diese Zahlungserinnerung stellt noch keine Mahnung dar und daher dürfen hier noch keine Mahngebühren erhoben werden. Ist der Betrag Ihrer offenen Rechnung bis zum Zeitpunkt der Fälligkeit nicht eingelangt, empfehlen wir Ihnen, die Zahlungserinnerung zeitnahe zu versenden. Erhalten Sie danach noch immer keine Zahlung oder Reaktion von Ihrem Kunden, können Sie diesem eine erste Mahnung, inklusive Mahngebühren in der Höhe der Mahnkosten, zusenden.

Wie hoch dürfen die Mahngebühren sein?

Die Höhe der Mahngebühren darf nicht beliebig gewählt werden. Grundsätzlich dürfen nur die durch die Mahnung entstandenen Kosten für Brief, Papier & Co verrechnet werden. Der Betrag bewegt sich also bei 1 Euro - 4 Euro. Die Mahngebühren sind dazu gedacht, die Mahnkosten zu decken, welche tatsächlich für die Erstellung der Mahnung anfallen. Erhalten Sie eine Rechnung mit erhöhten Mahngebühren, dann können Sie diese getrost ignorieren. Bezahlen Sie rasch den Rechnungsbetrag und zusätzlich 1 Euro - 4 Euro als Mahngebühren ein. Das würde aus Sicht des Gesetzgebers ausreichend sein. Anteilige Kosten, wie zum Beispiel für Personal, Zeit und Strom, dürfen in der Mahnung nicht als Mahngebühren an den säumigen Kunden weitergegeben werden. Das sind generelle Kosten, die ein Unternehmen so oder so zu tragen hätte. Dazu gab es ein Gerichtsurteil.

Wir empfehlen Ihnen, bei Verzug, Gebühren in der Höhe von 5 Euro bis 10 Euro pro Mahnung zu verrechnen. Die Höhe der Mahngebühren kann sowohl im Vertrag als auch in den AGB festgehalten werden. Üblicherweise fallen in Österreich für die erste Mahnung noch keine Gebühren an.

Was sind Verzugszinsen und wie hoch dürfen diese sein?

Bei Verzug stehen dem Gläubiger ab Fälligkeit einer Rechnung innerhalb einer Mahnung sogenannte Verzugszinsen zu. Diese sind unabhängig von den Mahngebühren, die Höhe ist gesetzlich geregelt. Sie belaufen sich auf 4 % pro Jahr, wenn der Schuldner eine Privatperson ist. Wenn der Gläubiger und der Schuldner Unternehmen sind, sind es 5 % pro Jahr.

Die Zinsen bei Verzug können Sie im Verzugszinsenrechner einfach berechnen. Unser Rechnungsprogramm KingBill berechnet die Kosten, die nach Ablauf der Frist und die Mahngebühren, die pro Mahnung anfallen, für Sie automatisch. All diese Gebühren und Beträge für Mahnung und Verzug sind ab dem Zeitpunkt der Fälligkeit der Rechnung bzw. der Zahlungsgebühr gültig. Wird der offene Betrag während des Mahnprozesses bezahlt, dann sind diese Kosten trotzdem vom Schuldner zu tragen.

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