Die Kundenkommunikation

das A und O jedes Gewerbetreibenden für Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen

Autor: Georg Rossek
Titelbild: Die Kundenkommunikation, das A und O

Wer bereits mehr als eine Handvoll Seminare besucht hat, wird es bestimmt wissen. Mit der Kommunikation steht oder fällt alles. In unserem speziellen Fall eben das Unternehmen und deren Aufträge. Erst wenn man für manche Standardrückmeldungen eine geübte Routine entwickelt hat und diese in den Alltag mit einfließen lässt, kann man auf diesem Gebiet vieles optimieren.

Aber worauf sollte man besonders achten und durch welche kommunikativen Vorgänge kann man auch unangenehme Botschaften freundlich und positiv verpacken?

Die Kundenkommunikation, das A und O eines gewerbetreibenden für Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen.
 

Persönliche Vorlagen für die Kundenkommunikation erstellen und in den Alltag einbetten

Sich initial die Zeit zu nehmen, einmalig Vorlagen zu definieren, kann im Büroalltag viel Zeit und Nerven sparen. Bevor wir auf die einzelnen Vorlagen eingehen, macht es Sinn, das Warum zu kennen. Warum macht es eigentlich Sinn, für Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen Vorlagen zu erstellen? Ob man es glaubt oder nicht, wenn man ohne Vorlagen arbeitet, sehen die Kunden E-Mails in Bezug auf Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen meist unterschiedlich aus.

„Der eine Kunde ist unser Lieblingskunde und hier läuft immer alles schnell und einfach ab.“

„Bei dem einen Kunden muss man immer eine Zahlungserinnerung schicken und die Auftragsbestätigungen sind meist sehr mühsam!“

Wie man bereits erahnt, werden diese beiden Kundenprofile sicherlich in den meisten Betrieben unterschiedlich behandelt.

Genau hier trennt sich allerdings die Spreu vom Weizen bzw. der Erfahrenere vom Start-Up.

Egal ob Top Manager, Führungsebene oder einfach nur Profi seines Faches, eines haben sie alle gemeinsam, die Emotionen bleiben außen vor. Egal ob der Kunde einen Euro oder eine Million Euro Umsatz generiert, egal ob der Kunde immer pünktlich oder nie pünktlich bezahlt, die ausgesendeten Aktionen sehen bei Profis immer gleich aus! Genau aus diesem Grund macht es Sinn, bei der Kundenkommunikation Vorlagen zu verwenden.

Folgende Kommunikationsvorlagen machen bei Unternehmen jeder Größe Sinn

Je nach Situation bzw. Auftragsstatus bekommt der Kunde umgehend (im Idealfall sogar in einem intern definierten Zeitfenster) eine E-Mail mit schriftlich erstelltem Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Zahlungserinnerung oder Mahnung. (beispielsweise als PDF).

Angebot

Muster:

Sehr geehrter Herr Mustermann,

vielen Dank für Ihre Anfrage vom 01.01.2016. Im Anhang finden Sie Ihr persönliches Angebot, wie mit Herrn/Frau Muster am 31.12.2015 besprochen. Haben Sie noch Fragen zu Ihrem Angebot, wenden Sie sich bitte direkt an Herrn/Frau Muster unter folgender Telefonnummer/E-Mail Adresse.

Wir hoffen mit unserem Angebot Ihren Erwartungen zu entsprechen und würden uns freuen, das Projekt mit Ihnen umsetzen zu dürfen.

Vielen Dank,
Frau Mustermann

Auftragsbestätigung

Muster:

Sehr geehrter Herr Mustermann,

vielen Dank für Ihre Beauftragung vom 01.01.2016. Im  Anhang finden Sie Ihre Auftragsbestätigung zum Angebot mit der Nummer 0001-2016. Für das beauftragte Projekt steht Ihnen Herr/Frau Muster unter folgender Telefonnummer/E-Mail Adresse zu Verfügung. Zögern Sie bitte nicht, Kontakt aufzunehmen, wenn Sie Fragen oder Wünsche haben.

Wir freuen uns, das Projekt mit Ihnen umsetzen zu dürfen.

Vielen Dank,
Frau Mustermann

Lieferschein

Muster:

Sehr geehrter Herr Mustermann,

ich freue mich, Ihnen im Anhang dieser E-Mail die Auftragsbestätigung zu Ihrem beauftragten Angebot vom 01.01.2016 zusenden zu dürfen. Haben Sie Fragen zum aktuellen Status Ihres Projektes/Ihrer Lieferung, kontaktieren Sie bitte Herr/Frau Muster unter folgender Telefonnummer/E-Mail Adresse.

Diese/er steht Ihnen für Fragen und Wünsche jederzeit zur Verfügung.

Vielen Dank,
Frau Mustermann

Rechnung

Muster:

Sehr geehrter Herr Mustermann,
vielen Dank für das gemeinsame Projekt/Ihre Bestellung lt. dem Angebot mit der Nummer 0001-2016. Im  Anhang dieser E-Mail finden Sie die Rechnung als PDF. Diese ist bitte innerhalb von 14 Werktagen zu begleichen. Haben Sie Fragen zu Ihrer Rechnung, wenden Sie sich bitte direkt an Herrn/Frau Muster unter folgender Telefonnummer/E-Mail Adresse.

Es war uns eine Freude mit Ihnen dieses Projekt umsetzen zu dürfen.

Vielen Dank,
Frau Mustermann

Zahlungserinnerung

Muster:

Sehr geehrter Herr Mustermann,
im Alltag kann es gerne einmal hektisch zugehen, daher erlauben wir uns, Sie an unsere noch offene Rechnung, mit der Rechnungsnummer 0001-2016 vom 01.01.2016 zu erinnern. Im  Anhang finden Sie eine Kopie Ihrer Rechnung. Bitte begleichen Sie die offene Rechnungssumme innerhalb der nächsten 10 Werktage. Gibt es Unklarheiten oder Schwierigkeiten bei der erstellten Rechnung, wenden Sie sich bitte direkt an Herrn/Frau Muster unter folgender Telefonnummer/E-Mail Adresse.

Danke für Ihre Zeit und Geduld!

Liebe Grüße,
Frau Mustermann

Mahnung

Muster:

Sehr geehrter Herr Mustermann,
im Alltag kann es gerne einmal hektisch zugehen, daher erlauben wir uns, Sie an unsere Zahlungserinnerung vom 02.01.2016 per E-Mail zu erinnern. Im  Anhang finden Sie die erste Mahnung sowie eine Kopie Ihrer Rechnung. Bitte begleichen Sie die offene Summe innerhalb der nächsten 5 Werktage. Gibt es Unklarheiten oder Schwierigkeiten bei der erstellten Rechnung, wenden Sie sich bitte direkt an Herrn/Frau Muster unter folgender Telefonnummer/E-Mail Adresse.

Danke für Ihr Verständnis.

Liebe Grüße,
Frau Mustermann

Das Fazit zur Kundenkommunikation von Gewerbetreibenden

Bei der Art und Weise, wie man mit den Kunden zu kommunizieren hat, geht es weniger um ein Richtig oder Falsch, sondern eher darum, was bei erfahreneren Unternehmern sehr gut funktioniert und durch welche Try and Error Aktionen anderer man selbst profitieren kann.

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