Die Datensicherung ist wichtiger als je zuvor!

Autor: Georg Rossek
Titelbild: Datensicherung

Endlich Ordnung schaffen und die eigenen Daten durcharbeiten. Am liebsten löschen, was man nicht mehr benötigt. Kennen Sie auch dieses Gefühl?

Wer die Situation, nach einer wichtigen Datei zu suchen, diese aber nicht mehr zu finden, kennt, kennt sicher das Problem. Doch wie geht man damit um, wenn die Dateien nicht mehr da sind oder noch schlimmer, wie geht man damit um, wenn auf die eigenen Daten nicht mehr zugegriffen werden kann? Was würde es für Sie bedeuten, wenn Sie nicht mehr im Besitz Ihrer Daten wären? Sobald man einige Minuten darüber nachgedacht hat, wird einem, oder zumindest den meisten Menschen, vermutlich ganz mulmig in der Magengegend. Ein berechtigtes Gefühl, denn für viele Firmen steht und fällt das Unternehmen mit den bestehenden Daten.

 

Was es bedeuten kann, keine Datensicherung gemacht zu haben?

Stellen Sie sich vor, Sie sind der Geschäftsführer eines Architekturbüros. Eines Tages sind, aus unterschiedlichen Gründen, all Ihre Daten verschwunden. Was würde das für Sie bedeuten und welche Auswirklungen würde das für Sie haben? In den meisten Fällen reicht es aus, wenn ein oder zwei größere Kunden durch diese Situation wegfallen, um den Betrieb schließen oder Mitarbeiter entlassen zu müssen. Stellen Sie sich vor, Sie sind Steuerberater und verlieren, durch den Verlust Ihrer Daten, automatisch die Dateien eines Ihrer Klienten? Aber auch bei kleineren Betrieben kann der Datenverlust sehr große Schäden mit sich bringen. Denken Sie alleine nur an Ihre Kundendatenbank.

Wie geht man vor, wenn man eine Datensicherung vornehmen möchte?

Als Testgeräte haben wir für diesen Vergleich insgesamt 16 aktuelle und am häufigsten verkaufte DIN A4 Tintenstrahldrucker (Anschaffungspreis bis 300 €) unter die Lupe genommen. Der effizienteste Drucker kann eine ISO DIN A4 Druckseite (CPP = Costs per Page) bzw. Rechnung um 5,8 Eurocent produzieren. In diesem Beispiel sind die Kosten für Papier und Druckfarbe bereits inkludiert. Platz 16, der am häufigsten verkauften Drucker, produziert Ihre DIN-A4 Rechnung bereits für 19,4 Eurocent.
Unter uns gesagt, haben Sie bei der Neuanschaffung Ihres aktuellen Druckers die tatsächlichen Druckkosten verglichen?

Natürlich muss maWie Sie vermutlich bereits ahnen, ist der wichtigste Schlüssel für die Datensicherung die Prävention. Sobald man die firmeneigenen Daten in regelmäßigen Abständen sichert und lokal, wie extern sicherstellt, sollte und kann in der Regel nichts schiefgehen. Selbstverständlich gibt es auch Versicherungen, die dem Geschädigten, bei Eintreten von Schäden, den Wert von Daten vergüten. Man sollte sich aber A immer vor Augen halten, wie die Versicherungsgesellschaften Daten in Euro bewerten und B, ob denn ein korrekter Sachverhalt vorliegt. Sind die Daten versichert, unterzeichnet man meist (immer) einen Vertrag, in dem geregelt ist, dass Daten nicht nur am Firmenstandort, sondern auch an einem anderen Standort sichergestellt werden sollen.  Das bedeutet bei Diebstahl, Beschädigungen aller Art oder Schaden durch höhere Gewalt, ist in den meisten Fällen eine Kopie der Daten an einem anderen Standort gelagert. Also laut Versicherungsvertrag kein aktiver Schadensfall.n hier auch fairerweise dazu sagen, dass es auch die Möglichkeit gibt, sich einen LED oder Laserdrucker anzuschaffen. Auch hier liegen Vergleichswerte für den Druck einer DIN-A4 Rechnungsseite in S/W (Schwarz/Weiß) vor.
Die besten aber auch teuersten Geräte, knapp unter 300 €, sind bereits in der Lage, eine Rechnung für 1-2 Eurocent zu produzieren. Die Wartung und der Stromverbrauch solcher Geräte rechnen sich jedoch meist nur, wenn man wirklich viele Drucke zu produzieren hat.

Wie sichert man seine Daten am sichersten?

Es gibt eine 3-Schritte Möglichkeit, seine Daten zu sichern.

Schritt 1 - Der lokale Datenspeicher.

Arbeitet man alleine, ist meist der eigene Computer die wichtigste Ressource im Bezug auf Datensicherung. Arbeitet man im Team, gibt es meist Server. Das bedeutet, jeder MA hat spezielle Zugriffe auf diesen und man sieht immer alle Änderungen live am Server. Zusätzlich empfiehlt sich der Einsatz von einem NAS-System, welches mindestens zwei Festplatten verbaut hat. Durch diese Bauweise ist eine Spiegelung möglich, was bedeutet, wenn eine Festplatte defekt werden sollte, hat die andere Festplatte noch immer alles sicher gelagert.

Schritt 2 - Der externe und standortabweichende Aufbewahrungsplatz.

Wie im Versicherungsfall erwähnt, ist es immer empfehlenswert auch externe Datensicherungen zu machen. Das kann der private Firmenstandort oder eine zu mietende, reale Storage Lösung, wie MyPlace, sein. Befindet sich an diesem Ort beispielsweise eine wöchentliche oder monatliche Kopie der Daten, ist man meist auf der sicheren Seite!

Schritt 3 - Die Cloud basierte Lösung

Für viele Unternehmer leider immer noch zu technisch, aber arbeitet man aktiv in der Cloud und berücksichtigt die beiden ersten Schritte zur Datensicherung, ist es nahezu unmöglich Daten zu entwenden oder beschädigen. Auch wenn es intern dazu kommen sollte, dass Daten beschädigt werden, ist die Wiederherstellung zwar zeitaufwendig, aber es ist noch lange kein großer Schaden dabei entstanden. Führt man diese Sicherungen und Kopien in regelmäßigen Abständen durch, ist es nahezu unmöglich, alle Daten zu verlieren. Wir hoffen, durch diesen Artikel, den einen oder anderen Tipp geben zu können und stehen für Fragen aller Art jederzeit zu Verfügung.

 

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Markus Petertill schrieb am 29.06.2016 22:52
Liebes Team! "...wenn man Geld geschenkt bekommt..." ist niemals Tatbestand der Umsatzsteuer und auch nicht der Einkommensteuer. War früher Schenkungssteuerpflichtig, jetzt nur Schenkungsmeldepflichtig (Formular Schenk1).
"...sobald man den Betrag ÜBERSCHREITET"
"Dies ist jedoch keine Verpflichtung --> siehe §1426 ABGB
Herzlichst Ihr Kunde, Unternehmensberater und Bilanzbuchhalter (die man auch fragen kann 😀)
Markus Petertill schrieb am 29.06.2016 22:51
Liebes Team! "...wenn man Geld geschenkt bekommt..." ist niemals Tatbestand der Umsatzsteuer und auch nicht der Einkommensteuer. War früher Schenkungssteuerpflichtig, jetzt nur Schenkungsmeldepflichtig (Formular Schenk1).
"...sobald man den Betrag ÜBERSCHREITET"
"Dies ist jedoch keine Verpflichtung --> siehe §1426 ABGB
Herzlichst Ihr Kunde, Unternehmensberater und Bilanzbuchhalter (die man auch fragen kann 😀)
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