Die Auftragsbestätigung

wesentliches Instrument im Rechnungsprozess oder altmodische Begleiterscheinung?

Autor: Georg Rossek
Titelbild: Auftragsbestätigung

Je nach Unternehmen und Anzahl an Kunden kann der Prozess der Angebots-, Auftragsbestätigungs- und Rechnungserstellung ein mehr oder weniger mühsamer Prozess sein. Schließlich sollte man den Hauptteil seiner Arbeit damit verbringen, sein Produkt oder seine Dienstleistung für den Kunden zu erstellen, und nicht damit, Angebote und Auftragsbestätigungen zu erstellen. Auch wenn dieser Prozess dank einiger Anbieter bereits sehr schnell von der Hand geht, ist man natürlich immer froh, bei der Büroarbeit optimieren zu können, wo es nur möglich ist. Gerade bei den Auftragsbestätigungen kann man ebenfalls ansetzen. Aber macht es überhaupt Sinn, eine Auftragsbestätigung zu erstellen oder mache ich mich sogar strafbar, wenn ich keine erstelle?

Fragen über Fragen, die geklärt gehören. In diesem aktuellen Blogartikel widmen wir uns diesem Thema und versuchen einige Kernfragen zu beantworten und Mythen aufzuklären.

Auftragsbestätigung
 

Muss man in Österreich als Gewerbetreibender eine Auftragsbestätigung erstellen?

Sieht man sich die Auftragsbestätigung (oft auch unter „AB“ bekannt) aus rechtlicher Sicht an, ist diese ein Dokument, welches verpflichtet, die angebotene Dienstleistung oder das angebotene Produkt durchzuführen bzw. zu liefern. Verkürzt ausgedrückt ist die Auftragsbestätigung eine Bestätigung eines Auftrages. Ob die Auftragsbestätigung nun verpflichtend ist oder nicht, darüber spalten sich die Meinungen. Ganz allgemein kann man sagen, dass zumindest in Österreich eine Auftragsbestätigung üblich und empfehlenswert ist, diese allerdings gewerbe- oder steuerrechtlich nicht verpflichtend ist.

Auch wenn die Austragsbestätigung (kurz AB) nicht verpflichtend ist, empfiehlt es sich jedoch trotzdem, je nach Komplexität eines Unternehmens bzw. deren Produkte oder Dienstleistungen, dieses Instrument zu verwenden, um sich im Falle des Falles absichern zu können. Bei kleinen Firmen oder Start-Ups kann man in der Regel darauf verzichten. Ebenfalls kann man seine Zeit hier optimieren, wenn man nur wenige Kunden hat, diese aber dafür langjährige Stammkunden sind.

Kurz gesagt, bei neueren Kunden oder komplexeren Dienstleistungen oder Produkten empfiehlt es sich, das Sicherheitsnetz der AB zu verwenden, bei Stammkunden oder einfacheren Produkten und Leistungen muss man sich die Mühe, eine Austragsbestätigung zu erstellen, nicht machen.

Wie die Auftragsbestätigung als Sicherheitsnetz dienen kann und warum man durch

das Vermeiden einer AB der Natur etwas Gutes tun kann?

Bei mündlich beauftragten Angeboten (wovon als Unternehmer unbedingt abzuraten ist) kann es von Fall zu Fall vorkommen, dass Angebote oder Änderungen eines Angebotes anders vereinbart wurden, etc. Viele Ungleichheiten, Sondervereinbarungen gemischt mit einer Handvoll E-Mails können dazu führen, dass beauftragte Angebote fehlinterpretiert werden.

Die Auftragsbestätigung sichert im Prinzip beide Parteien noch einmal ab, indem ein endgültig definiertes Produkt oder eine definierte Dienstleistung schriftlich zusammengefasst wird. Auf diesem Weg vermeidet man, in einem Dienstleistungsprojekt oder bei Lieferung von Gütern, enttäuschte Erwartungshaltungen.

Warum man der Natur etwas Gutes tun kann?

Unternehmer der älteren Generation haben meist noch folgende physische Mappen in ihren Büros: Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Verzichtet man auf den Ausdruck beispielsweise bei den ABs, spart man über das Jahr hinaus viel Papier ein, was wiederum der Natur guttut. In der Regel benötigt man physisch meist nur Eingangs- und Ausgangsrechnungen.

Das Fazit zur Auftragsbestätigung:

Auch wenn dieser Prozess mittlerweile sehr, sehr einfach vonstatten geht, sind es oft die Kleinigkeiten und kleinen Gewohnheiten, die über das Jahr gerechnet, Minuten und sogar Stunden an Zeitgewinn ergeben. Entscheide selbst, ob die AB für dich und deine Kunden passend ist. Rechtlich verpflichtet bist du in Österreich nicht.

Passend zum Thema der Auftragsbestätigung auch dieser Blogartikel: Die Kundenkommunikation, das A und O jedes Gewerbetreibenden für Angebote, Rechnungen und Zahlungserinnerungen.

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