Angebote nachträglich ändern

Worauf man unbedingt achten sollte?

Autor: Georg Rossek
Titelbild: Angebote nachträglich ändern - Worauf man unbedingt achten sollte?

Wer kennt das nicht? Es gibt bereits verschiedenste Angebote für ein und dasselbe Projekt. Im ironischen Idealfall sogar mit noch weiteren Referenzangeboten zu den Angeboten.

Im Streitfall ist es leider immer ein Thema, auf das sich der Kunde, wie auch der Betrieb berufen kann. Warum man von mündlichen Sondervereinbarungen Abstand nehmen sollte und wie größere Unternehmen mit Angeboten und Änderungen umgehen, erfährt man gleich.

Angebote nachträglich ändern - Worauf man unbedingt achten sollte?
 

Welche Konsequenzen es geben kann, wenn man das Angebot nicht ändert

oder gar vor einer schriftlichen Beauftragung zurückzieht?

Grundsätzlich gibt es, wie bei Rechnungen auch, die Möglichkeit, zu einem bereits gestellten Angebot, einen Nachtrag zu stellen. Dieser sollte jedoch eine andere Nummer als das Angebot haben, damit es, im Fall einer Beauftragung, zu keinen unterschiedlichen Ansichten beider Parteien kommt. Hier kann und sollte man sich durch eine schriftlich unterzeichnete Auftragsbestätigung absichern. Dies dient nicht nur dem zuliefernden Betrieb, sondern auch dem Kunden, damit dieser wirklich konkret ersehen kann, welche Leistungen zu welchen Konditionen erhältlich sind. Ist man in diesem Prozess eher schlampig und vereinbart man (wie es bei kleineren Betrieben leider sehr oft der Fall ist) nachträgliche Änderungen nur mündlich oder per E-Mail, kann und wird es im Streitfall für den leistenden Betrieb rechtlich eng werden.

Aus diesem Grund gibt es hierfür, bei größeren Unternehmen ab ca. 25 Mitarbeitern, in der Regel einen standardisierten und bereits geübten Prozess, um genau dies zu vermeiden.
Hier werden Angebote, sofern es zu einem Fehler oder einer Änderung kommt, neu erstellt und im gleichen Zug das alte Angebot zurückgezogen. Kommt es zu einer Angebotslegung, werden in den meisten Fällen auch zwei Mitarbeiter des Betriebes konsultiert, um das Angebot noch einmal zu prüfen und freizugeben.

Warum macht es Sinn, ein Angebot zeitlich zu limitieren?

Bei Dienstleistern wird dies vermutlich seltener vorkommen, aber gerade bei Selbstständigen, Freelancern oder auch größeren Unternehmen, welche mit nicht eigens produzierten Produkten handeln, ist deren Kalkulationsbasis meist zeitlich gebunden. Die wenigsten Betriebe legen sich noch aktiv Waren auf Lager, sondern profitieren von den schnellen Versandmethoden ihrer Zulieferer. Da sich aber gerade bei Waren wie z. B. Elektronik, Software oder Lebensmittel die Konditionen schnell und auch wesentlich ändern können, macht es Sinn, das Angebot nicht auf ungewisse Zeit auszustellen, da der Angebotsempfänger das Recht hat, dieses Angebot auch zu beauftragen. Beispielsweise bei Computerprogrammen oder Festplatten können über Nacht Preisabweichungen von 200 € pro Stück durchaus vorkommen.

Es empfiehlt sich daher, das Angebot, je nach Branche und Produkte, auf 14 - 30 Tage zu reglementieren, damit man im Unglücksfall keine Verluste zu verbuchen hat.

TIPP: Auch, wenn es sich im ersten Moment altmodisch oder ökologisch nicht nachhaltig anhört, empfiehlt es sich aber wirklich, die Angebote chronologisch auszudrucken und abzulegen, um auch über die Jahre und EDV Umstellungen im Bedarfsfall immer eine Möglichkeit zu haben, eine Einsicht zu ermöglichen.

„Was wurde dem Kunden vor zwei Jahren angeboten?“ - 
Ist bei vielen Unternehmen ohne Rechnungsprogramm meist ein großer Zeitaufwand

Bei Unternehmen, welche mit gespiegelten Datenträgern und Servern arbeiten, ist dies meist nicht notwendig, da es in der Regel Sicherungskopien gibt.

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